BG-PHOENICS GMBH

BG-Phoenics GmbH

Hannover

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht

1. Grundlagen der Gesellschaft

1.1. Organisatorische Struktur

Die BG-Phoenics GmbH ist in folgende Geschäftsfelder eingeteilt:

- Enterprise Service (ES): Digitalisierung für unsere Mandanten und Endkunden. Kernsystem phoenics., Portale und sonstige Services

- Anwendungsservice (AS): Betreuung der fachbezogenen Softwaredienste außer phoenics.

- SAP: Betreuung der SAP-Anwendungen

- Digitaler Arbeitsplatz (DAP): Betreuung der Hardware sowie der nicht fachbezogenen Softwareprodukte

- Digitale Dienste (DD): Poststelle sowie digitales Input Management

- Service Management (SM): User Help Desk (UHD), Plattform-Management, Prozess-Management

- Handel: Hardwarebeschaffung für die Kunden

- Projektsteuerung (PS): Durchführung diverser Projekte im Auftrag der Kunden

1.2. Standorte

Die BG-Phoencis ist an diversen Standorten in ganz Deutschland mit eigenem Personal vertreten. Die Hauptstandorte sind Hannover und München.

1.3. Geschäftstätigkeit der BG-Phoenics GmbH

Kerngeschäft der BG-Phoenics GmbH ist die Erbringung der IT-Dienstleistungen für Sozialversicherungsträger und deren Einrichtungen. Die BG-Phoenics GmbH verbindet langjähriges Branchenwissen und modernste IT-Kenntnisse.

Gesellschafter der BG-Phoenics GmbH sind drei gewerbliche Unfallversicherungsträger, die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) mit Sitz in Berlin (Mehrheitsgesellschafterin), die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) mit Sitz in Mannheim und die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) mit Sitz in Heidelberg.

Darüber hinaus besteht eine Kooperation zum Betrieb eines Rechenzentrums (UVRZ) der gewerblichen Unfallversicherungsträgern Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW), Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) und den bereits genannten Gesellschaftern der BG-Phoenics GmbH. Die weitere SAP-Kooperation besteht aus den Beteiligten der UVRZ-Kooperation und der Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM).

Nahezu 90% der gesamten Umsatzerlöse werden mit Gesellschaftern der BG-Phoenics GmbH erwirtschaftet. Die Gesellschaft erbringt somit Dienstleistungen, die bis zur Ausgründung der Gesellschaft innerhalb der Sozialversicherungsträger angesiedelt waren bzw. erbracht worden sind. Ziel ist, qualitativ hochwertige Services und stabile IT-Infrastrukturen zu wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten. Höhere Umsatzerlöse, beispielsweise durch gestiegene Preise, belasten unmittelbar die finanziellen Mittel und damit die Handlungsspielräume der Sozialversicherungsträger.

Enterprise Service (ES)

Der Bereich ES hat die Transformation zu dem agilen Vorgehen SAFe (Scaled Agile Framework) im Jahr 2023 fortgeführt. Es wurde eine dritte Produktionslinie "Data Science" eingeführt, die sich an die gewachsenen Anforderungen aus Prozessautomatisierung, künstlicher Intelligenz sowie datengetriebener BG richtet. Außerdem wurde der Bereich stärker auf den sogenannten DevOps Ansatz ausgerichtet, der eine häufigere Auslieferung von Software ermöglichen soll. DevOps ist eine Organisationsform und Vorgehensweise, um Softwareentwicklung und Betrieb effizient miteinander zu verzahnen.

Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales unterstützte KI-Leuchtturmprojekt "KI basierte Unfallprävention" ist Ende 2023 in Produktion gegangen. Es zeigt, welche Vorteile für die Verwaltung mit der Einführung von Künstlicher Intelligenz verbunden sind. Neben der besseren Steuerung der Präventionsarbeit der Kunden der BG-Phoenics GmbH wurden die selbstverpflichtenden Leitlinien für den KI-Einsatz in der behördlichen Praxis der Arbeits- und Sozialverwaltung in die Praxis umgesetzt.

Im Rahmen der Projekte zur Prozessautomatisierung hat die automatisierte Feststellung der ambulanten Rechnungen über den DALE-UV Eingang im Jahre 2023 bereits spürbare Entlastung bei Mitarbeitenden der BG BAU geschaffen. DALE-UV ist ein Datenaustausch mit Leistungserbringern in der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Erfolge innerhalb der BG BAU haben die BGN veranlasst, die Funktionalität ebenfalls in Betrieb zu nehmen.

Anwendungsservice (AS)

Im Jahr 2023 wurde das SAP-Competence Center aufgelöst und das Team in den Bereich AS integriert. Mit diesem Schritt wurde u.a. der Grundstein für die künftige und neue "SAP-Koordinierungsstelle" gelegt. Sie steuert und überwacht in ihrer Schnittstellenfunktion zwischen der SAP-Kooperation und dem externen Dienstleiter den laufenden Betrieb sowie dessen Projektumsetzungen.

Das interne Tool "Systemdatenbank" wurde für die unternehmensweite Nutzung weiterentwickelt und bereitgestellt. Sie bündelt Systeminformationen aller Services an einer Stelle und stellt dies auch weiteren Systemen zur Verfügung.

SAP

Im Dezember 2022 hat der Beirat der BG-Phoenics GmbH beschlossen, bestimmte SAP Funktionen auszuschreiben und nicht mehr In-House von der BG-Phoenics GmbH betreiben zu lassen. Deshalb wurde im Jahr 2023 eine Ausschreibung durchgeführt, um den Betrieb dieser Anwendungen, die technische SAP Basis und die SAP Infrastruktur zukünftig aus einer Hand zu beziehen. Dadurch sollen insbesondere die Steuerungsaufwände und die Kosten auf eine marktübliche Höhe reduziert werden. Die verbliebenen Mitarbeitenden wurden zusammen mit den bei der BG-Phoenics GmbH verbleibenden Services den Bereichen Enterprise Service und Anwendungsservice zugeordnet.

Digitaler Arbeitsplatz (DAP)

Der Rollout der neuen Endgeräte für die Kunden der BG-Phoenics GmbH wurde im Jahr 2023 gestartet. Damit werden künftig alle bestehenden Geräteklassen (Notebook, Mini-PC und ThinClient) auf eine Geräteklasse (Notebook) vereinheitlicht.

Digitale Dienste (DD)

Die Digitalisierung der Eingangspost wird nach der Übernahme aus der BG BAU entsprechend der vereinbarten Service Level erbracht.

Zur Vorbereitung der geplanten Übernahme der Aufgabe aus der BGN im Jahr 2024 wurde ein Projekt initiiert.

Service Management (SM)

Die ITSM Plattform läuft seit dem Wechsel stabil und wird sukzessive ausgebaut. Die Einführung eines toolorientierten Wissensmanagements wurde umgesetzt.

Im Zertifizierungszyklus nach ISO/IEC 20000-1:2018 und ISO 9001:2015 wurde 2023 eine Rezertifizierung erfolgreich durchgeführt. Die BG-Phoenics GmbH verfügt damit weiterhin über den Nachweis der Serviceerbringung hinsichtlich Qualität und Ausrichtung an allgemeinen Standards.

Ebenso wird ein intern eingesetzter ChatBot getestet und eine Fortführung für einen praxistauglichen Einsatz geplant.

Handel

Die Liefersituation hat sich nachhaltig stabilisiert. Für die effizientere Beschaffung und Auslieferung von Kleinteilen direkt von einem Händler an die Kunden wurde im Jahr 2023 eine Vergabe veröffentlicht. Mit einer ersten stufenweise Nutzung des neuen Verfahrens wird noch im Jahr 2024 gerechnet.

Projektsteuerung (PS)

Das Projekt-Portfolio-Management wird sich künftig unter anderem in der neu gegründeten Arbeitsgruppe Portfolio im Rahmen des GeKoS (Gemeinsame Koordinierungsstelle) einbringen. Damit soll zusammen mit dem Kundenmanagement der BG-Phoenics GmbH und Vertretern der BGen künftig ein übergreifendes zu verwaltendes und zu steuerndes Portfolio und eine Roadmap (Folgejahre) entstehen.

1.4. Forschung und Entwicklung

Die BG-Phoenics GmbH ist ein Komplettanbieter, der in seinem Haus Individual- und Standardsoftware entwickelt, anpasst und betreibt. Ausgerichtet am Bedarf der Kunden entwickelt die BG-Phoenics GmbH das Kernsystem phoenics. sowie App- und Weblösungen fachlich weiter und stellt auch sicher, dass die technologische Basis aktuell gehalten wird. Darüber hinaus werden die vorhandenen Fähigkeiten, in Rechenzentren heterogene und technologisch innovative Anwendungen zu betreiben, ausgebaut.

1.5. Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f Abs. 4 HGB

Die Geschäftsführung von Gesellschaften, die der Mitbestimmung unterliegen, legt den Frauenanteil für die beiden Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführung fest (§ 36 Satz 1 GmbHG). Die Gesellschafter und die Geschäftsführung stehen einer Beteiligung von Frauen in Führungspositionen offen gegenüber. Die Besetzung der Organe und Führungspositionen beruht auf einer strikten Orientierung an Kenntnissen, Fähigkeiten und fachlicher Eignung und ist grundsätzlich durch Frauen wie durch Männer möglich. Die Geschäftsführung der BG-Phoenics GmbH hat im Geschäftsjahr 2023 die Zielvorgaben für den Frauenanteil in den ersten beiden Führungsebenen unterhalb der Geschäftsführung festgelegt: 18 % für die 1. Führungsebene und 9 % für die 2. Führungsebene. Beide Zielgrößen sind bis Ende 2024 einzuhalten.

2. Wirtschaftsbericht

2.1. Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen

Die Weltwirtschaft ist im Jahr 2023 in moderatem, aber stetigem Tempo gewachsen, so beschreibt es die Europäische Zentralbank (EZB) in ihrem aktuellen Wirtschaftsbericht. Sie führt diese Entwicklung auf einen kräftigen privaten Konsum und die Unterstützung durch die robusten Arbeitsmärkte zurück.

"Das Zeitalter der digitalen Wirtschaft ist angebrochen. Die Ausgaben für digitale Technologien steigen, während die Ausgaben für herkömmliche, nicht digitale Produkte stagnieren oder sogar leicht rückläufig sind. Kunden, Mitarbeitende, Partner und Lieferanten äußern nicht mehr nur den Wunsch nach digitalen Lösungen, sondern erwarten diese inzwischen. Unternehmen, die sich im Wettbewerb behaupten und ihr Geschäft ausbauen möchten, sind auf der Suche nach digitalen Einnahmequellen. Zugleich möchten sie durch die Digitalisierung ihrer Abläufe ihre Kosten senken und die Effizienz verbessern", fasst das US-amerikanische Marktforschungsunternehmen International Data Corporation (IDC) die aktuelle Lage des IT-Marktes zusammen. Deshalb "sind Digital-First-Strategien im geschäftlichen Umfeld nach der Pandemie nicht länger nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern eine Grundvoraussetzung für den Fortbestand von Unternehmen", berichtet IDC. "Altsysteme erweisen sich zunehmend als Engpass: Sie hindern Unternehmen daran, auf Echtzeitdaten zuzugreifen und flexibel zu reagieren. Unternehmen, die ihre digitale Transformation in Angriff genommen haben, profitieren hingegen von Vorteilen wie einer besseren Anpassungsfähigkeit und fundierteren, datengestützten Entscheidungen."

2.2. Geschäftsverlauf

Der Geschäftsverlauf der BG-Phoenics GmbH war im Jahr 2023 geprägt von den in den Vorjahren eingeleiteten Effizienzbestrebungen und den Auswirkungen der Inflation auf die Beschaffungskosten.

Als Dienstleister, der in erster Linie die IT seiner Gesellschafter betreibt, muss besonders Rücksicht auf deren Wünsche und Notwendigkeiten genommen werden. So war auch das Jahr 2023 davon geprägt, dass strikte Kostendisziplin eingehalten werden sollte.

Die betrieblichen Kosten (Material- und Personalaufwand sowie Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen) sind in Summe um 7,0 MEUR im Vergleich zum Vorjahr angestiegen. Ursächlich hierfür war ein um 9,1 MEUR höheres externes Projektvolumen.

Unter dem Strich erzielte die BG-Phoenics GmbH einen Jahresüberschuss i.H.v. 5,4 MEUR. Die Prognose eines leicht positiven Jahresergebnisses konnte damit übertroffen werden. Hauptursache waren die im Vergleich zum Vorjahr aufgrund von Bewertungseffekten stark rückläufigen Pensionsaufwendungen.

Im Geschäftsjahr 2023 ist der Umsatz insgesamt um 10,5% gegenüber dem Vorjahr gestiegen. Mit 87,8 % (im Vorjahr 87,1 %) wurde der Umsatz im Wesentlichen für die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) erbracht. Eine genauere Analyse der Umsatzentwicklung findet sich unter 2.5. Umsatz und Ertragslage.

Das Jahresergebnis hat sich von -1,2 MEUR in 2022 auf +5,4 MEUR in 2023 verbessert.

Investitionen

Bei den Zugängen zu den immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens in Höhe von 0,4 MEUR (im Vorjahr 1,7 MEUR) handelt es sich im Wesentlichen um Softwarelizenzen. Im Sachanlagevermögen waren im Berichtsjahr Zugänge in Höhe von 2,5 MEUR (Vorjahr 1,5 MEUR) zu verzeichnen. Im Wesentlichen wurde in IT-Hardware investiert.

Materialwirtschaft

Die Kunden der BG-Phoenics GmbH sind öffentliche Auftraggeber, die bei der Vergabe von Auftragsleistungen die einschlägigen Vergabevorschriften beachten müssen. Die BG-Phoenics GmbH führt Vergabeverfahren - sowohl national als auch EU-weit - für ihre Auftraggeber unter Beachtung dieser Vorschriften durch.

Für diese Kunden erbringt die BG-Phoenics GmbH Beschaffungsleistungen für Hard- und Software sowie Dienstleistungen.

Personal- und Sozialbereich

Durchschnittlich beschäftigte die BG-Phoenics GmbH im Berichtsjahr 675 Personen (im Vorjahr 658).

Die höhere Mitarbeiteranzahl als auch der vermehrte Einsatz von Fremdleistern ist auf ein höheres Projektvolumen zurückzuführen. Die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeitenden der BG-Phoenics GmbH ist im letzten Jahr leicht gesunken. Im Vorjahr lag sie im Schnitt bei 8,6 Jahren, zum Stichtag 31.12.2023 bei 8,4 Jahren. Von 2021 auf 2022 ist die Betriebszugehörigkeit noch von 9,2 auf 8,6 Jahre zurückgegangen. Die Fluktuationsrate fiel von 13,0% (2022) auf 11,0%. Dies zeigt, dass es zwar zunehmend schwieriger wird, gute IT-Fachkräfte zu gewinnen und zu halten, aber die ersten Maßnahmen, wie die Etablierung weiterer Benefits, Wirkung zeigen. Die BG-Phoenics GmbH begegnet diesem Trend weiterhin durch die schrittweise Etablierung eines Talent Acquisition und Talent Development Ansatzes. Unterstützend sollen vor allem Entwicklungsinitiativen, wie z.B. das Talent Management, zum Einsatz kommen, um die Attraktivität der BG-Phoenics GmbH zu steigern und Mitarbeitende langfristig zu binden.

2.3. Vermögenslage

Die Umlaufintensität ist insbesondere durch einen höheren Bestand an liquiden Mitteln gestiegen.

Aufgrund des Jahresüberschusses ist die Eigenkapitalquote gestiegen.

2.4. Finanz- und Liquiditätslage

Der Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit ist mit 14,5 MEUR gegenüber dem Vorjahr (6,6 MEUR) stark angestiegen. Hauptgrund war das stark verbesserte Jahresergebnis.

Der Cashflow aus Investitionstätigkeit (Mittelabfluss -7,0 MEUR) liegt fast genau auf dem Vorjahresniveau.

Der Mittelabfluss aus Finanzierungstätigkeit basierte im Vorjahr auf der Tilgung des Gesellschafterdarlehens der BG BAU in Höhe von 3,2 MEUR. Da dieses Darlehen im Vorjahr bereits fast vollständig getilgt wurde, ist der Mittelabfluss aus der Finanzierungstätigkeit im Jahr 2023 nahezu null.

2.5. Umsatz- und Ertragslage

Gegenüber dem Vorjahr haben sich die Umsatzerlöse der BG-Phoenics GmbH um 10,5% bzw. 12,8 MEUR auf 135,3 MEUR erhöht. Der Anstieg kam insbesondere durch ein höheres Projektvolumen mit den Gesellschafter BGen zustande. Damit wurde die im Vorjahr gemachte Prognose erfüllt. Ergänzend verweisen wir auf unsere Ausführungen zur Geschäftstätigkeit der Gesellschaft, Abschnitt 1.3.

Der Materialaufwand ist überproportional zu den Umsätzen um 8,7 MEUR bzw. 17,2% gestiegen. Hier sind insbesondere die Dienstleistungsaufwendungen durch Fremdleister um 8,8 MEUR bzw. 37,5% gestiegen, da diese im Wesentlichen für Kundenprojekte eingesetzt werden.

Der Einsatz von Fremdleistern konnte aus zwei Gründen nicht wie geplant reduziert werden. Zum einen wurde ein höheres Projektvolumen abgewickelt und zum anderen konnten aufgrund des Fachkräftemangels nicht im geplanten Umfang eigene Mitarbeiter eingestellt werden.

Der Personalaufwand ist aufgrund der Auswirkungen der Bewertung der Pensionsrückstellungen leicht rückläufig. Gegenteilig wirkte sich die höhere Anzahl an eigenen Mitarbeitern sowie Gehaltserhöhungen aus.

Die Abschreibungen sind um 1,6 MEUR gesunken. Notwendige Ersatzbeschaffungen wurden in der Vergangenheit vermehrt über Leasingverträge abgebildet. Im Jahr 2023 wurde und in Zukunft soll, wo wirtschaftlich sinnvoll, Kauf gegenüber Leasing bevorzugt werden.

Das Zinsergebnis von -0,4 MEUR beinhaltet im Wesentlichen die Zinsaufwendungen für die Pensionen in Höhe von 0,7 MEUR und Zinserträge für liquide Mittel in Höhe von 0,4 MEUR.

In Summe konnte ein Jahresüberschuss von 5,4 MEUR erzielt werden (i.Vj. Jahresfehlbetrag von 1,2 MEUR). Hauptgrund sind die im Vergleich zum Vorjahr reduzierten Pensionslasten. So ist die in den sonstigen betrieblichen Erträgen gezeigte Zuführung zum Deckungsvermögen um 2,1 MEUR höher, während die im Personalaufwand gezeigten Pensionskosten um 2,1 MEUR niedriger als im Vorjahr ausgefallen sind.

2.6. Finanzielle und nichtfinanzielle Leistungsindikatoren

Zur Steuerung des Unternehmens werden insbesondere die folgenden Kennzahlen verwendet:

- Umsatzerlöse

- Kosten

- Jahresüberschuss

- Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter sowie

- Fluktuationsrate unserer Mitarbeiter

Hinsichtlich der finanziellen Leistungsindikatoren verweisen wir auf die Ausführungen unter 1.3. und 1.5. Die Entwicklung der nichtfinanziellen Leistungsindikatoren (Betriebszugehörigkeit und Fluktuationsrate) hat sich im Vergleich zum Vorjahr leicht verbessert. Diesbezüglich verweisen wir auf unsere Ausführungen unter 1.2. "Personal- und Sozialbereich".

3. Prognose-, Chancen- und Risikobericht

3.1. Prognosebericht

Nach den Jahren der Umstrukturierung im Zeitraum 2020 bis 2022 bestand der Schwerpunkt der Aktivitäten im Jahr 2023 darin, die Ergebnisse der Reorganisation und Effizienzprogramme zu stabilisieren und schrittweise fortzusetzen. Gleichzeitig wurden im Jahr 2023 konkrete Aktivitäten zum Aufbruch in die Digitalisierung eingeleitet.

Die BG-Phoenics GmbH wird zunehmend "bimodal": Einerseits muss sie sich zunehmend in die Lage versetzen, neue Lösungen zu erkunden und die Grenzen ihrer aktuellen Fähigkeiten zu verschieben, um Geschäft und Produkte zu verbessern. Andererseits ist es genauso wichtig, dass die IT die nötige Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit der bestehenden Lösungen beibehält und optimiert. Dieser Trend wird sich im nächsten Jahr fortsetzen. Es gilt, die vorhandenen Ressourcen optimal sowohl für die Optimierung und Stabilisierung als auch für Innovationen und Digitalisierungsmaßnahmen einzusetzen.

Das Dienstleistungsportfolio und damit die Geschäftstätigkeit der BG-Phoenics GmbH orientiert sich im Wesentlichen an den Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden. Im Bestandsgeschäft sollen weitere Effizienzen gehoben werden. Gegenläufig wirken sich die hohen Preissteigerungen auf der Beschaffungsseite aus. Aufgrund der angestrebten Digitalisierung und Automatisierung bei den Berufsgenossenschaften wird im Projektgeschäft für das Jahr 2024 mit höheren Umsätzen als im Jahr 2023 gerechnet. In Summe wird von leicht höheren Umsatzerlösen im Jahr 2024 ausgegangen. Es wird ein leicht positives Jahresergebnis erwartet.

3.2. Risikobericht

Die BG-Phoenics GmbH ist nach ISO 2000-1, 9001 und 27001 zertifiziert. Trotz der Zertifizierungen und diverser Sicherungsmaßnahmen kann das Risiko eines Hackerangriffes oder eines Datenverlustes nicht vollständig ausgeschlossen werden. Beides könnte, je nach Umfang, gravierende Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit der BG-Phoenics GmbH haben.

Durch die anhaltenden Beeinträchtigungen in den Lieferketten aufgrund der aktuellen weltpolitischen Lage (Ukraine- und Israel Krieg und der Huthi-Angriffe im Roten Meer) ist die allgemeine Beschaffungssituation nach wie vor angespannt. Zur Minimierung des Risikos wurden soweit möglich entsprechende präventive Maßnahmen (z.B. frühzeitige Bestellungen und erhöhte Bestellmengen zur Verbesserung der Lieferfähigkeit) getroffen.

Um IT-Dienstleistungen auf hohem Niveau anbieten zu können, ist die BG-Phoenics GmbH auf ausreichend qualifizierte Mitarbeiter angewiesen. Der Fachkräftemangel könnte es uns erschweren, diesen Personalbedarf zu decken. Sollte dies eintreten, könnten wir in Teilen auf externe Dienstleister zurückgreifen, was dann aber die Kosten erhöhen würde.

Dem Risiko des Verlustes von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens wird durch entsprechende Versicherungen (Sachversicherungen) Rechnung getragen.

Finanzielle Risiken ergeben sich insbesondere daraus, dass nicht alle Leistungen der BG-Phoenics GmbH, wie ursprünglich geplant, von den Kunden in Anspruch genommen werden. Wir sind der Auffassung, dass wir ein engmaschiges Controlling eingerichtet haben, um im Bedarfsfalle gegensteuern zu können.

Ende 2023 hat der größte externe Kunde, der nicht gleichzeitig auch Gesellschafter ist, seinen Vertrag mit der BG-Phoenics GmbH gekündigt. Die Migration der Services und die Übertragung der Daten auf einen anderen Serviceprovider wird vermutlich bis Anfang 2026 dauern. Mit diesem Übergang gehen Skaleneffekte verloren. Um dem entgegenzuwirken, ist geplant, dass die bestehenden Kooperationen der BGen um neue Kunden erweitert wird.

3.3. Chancenbericht

Längerfristige Chancen ergeben sich für die BG-Phoenics GmbH aus dem Trend zur Digitalisierung und Automatisierung. Auch der Fachkräftemangel, sollte er auf die Verwaltung unserer Kunden durchschlagen, würde dazu führen, dass die Berufsgenossenschaften ihre Abläufe stärker und schneller digitalisieren und automatisieren müssen, um den Arbeitsanfall mit weniger Personal bewältigen zu können. Beides sollte langfristig zu mehr IT-Einsatz bei unseren Kunden und damit zu mehr Umsatz bei der BG-Phoenics GmbH führen.

Kurzfristig würde ein erhöhtes Projektvolumen im Vergleich zum Plan unser Ergebnis verbessern. Sollten wir in der Lage sein, die Kosten schneller als geplant zu senken, würde auch das ergebnissteigernd wirken.

Bilanz

AKTIVA

Gewinn- und Verlustrechnung

Anhang

I. Allgemeine Angaben

Der Sitz der BG-Phoenics GmbH ist in Hannover. Die Gesellschaft ist beim Amtsgericht Hannover unter der Nummer HRB 59345 eingetragen.

Die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sind nach dem allgemeinen Gliederungsschema gemäß § 266 HGB bzw. § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt.

Berichtszeitraum ist das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023.

Ab dem 1. Januar 2015 besteht eine umsatzsteuerliche Organschaft mit der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft.

II. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens

Immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind zu Anschaffungskosten angesetzt. Planmäßige Abschreibungen werden linear entsprechend der voraussichtlichen Nutzungsdauer vorgenommen.

Sachanlagevermögen

Das Sachanlagevermögen wird zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten bewertet.

Der Wertminderung des Sachanlagevermögens wird durch planmäßige, lineare Abschreibungen Rechnung getragen.

Für abnutzbare, bewegliche Anlagegüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind und deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten netto mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro je Anlagegut betragen, wird ein Sammelposten gebildet. Im Jahr der Anschaffung und den vier folgenden Geschäftsjahren wird der Sammelposten mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst.

Finanzanlagen

Die Finanzanlagen bestehen ausschließlich aus abgeschlossenen Rückdeckungsversicherungen. Die Bewertung für die VO 2005 erfolgt mit dem beizulegenden Zeitwert.

Die Bewertung für die VO 2001 erfolgt entsprechend IDW RH FAB 1.021. Insoweit Zahlungskongruenz zwischen den Leistungsversprechen an die (ehemaligen) Arbeitnehmer und der Zahlung aus den Rückdeckungsversicherungen besteht, erfolgt die Bewertung in der Höhe, in der auch die Pensionsrückstellung gebildet wurde (Primat der Passivseite). Darüber hinaus erfolgt die Bewertung mit dem beizulegenden Zeitwert. Es wurde das Deckungskapitalverfahren angewendet.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände sind zum Nennbetrag oder zum niedrigeren beizulegenden Wert angesetzt.

Kassenbestand und Bankguthaben

Die liquiden Mittel sind zum Nominalwert angesetzt.

Rechnungsabgrenzungsposten

Die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten Ausgaben bzw. Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die Aufwendungen bzw. Erträge für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Rückstellungen

Die Rückstellungen berücksichtigen sämtliche erkennbare Risiken und ungewisse Verpflichtungen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung und sind zum voraussichtlichen Erfüllungsbetrag angesetzt.

Rückstellungen für Mitarbeiterjubiläen

Rückstellungen für Mitarbeiterjubiläen wurden auf Grundlage eines versicherungsmathematischen Gutachtens gebildet. Als Rechnungsgrundlagen wurden die den "Richttafeln 2018 G" von Prof. Dr. Klaus Heubeck zugrunde liegenden Ausscheideordnungen in der Weise modifiziert gewählt, dass die Sterbewahrscheinlichkeit für die Alter unter 20 Jahren mit Null angesetzt wurden.

Die Bewertungen wurden auf der Grundlage der "Projected Unit Credit"-Methode nach IAS 19, eines Zinses in Höhe von 1,74 % p. a. (Vorjahr: 1,44 %p. a.; Dt. Bundesbank, Laufzeit 15 Jahre), einer Gehaltsdynamik in Höhe von 2 % p. a. (Vorjahr: 2 % p. a.) und einer altersabhängigen Fluktuation durchgeführt.

Pensionsrückstellungen für die VO 2001

Die Bewertung der Pensionsverpflichtungen aus der Versorgungsordnung 2001 erfolgte auf Basis eines versicherungsmathematischen Gutachtens. Als Bewertungsmethode kam das modifizierte Teilwertverfahren - unter Zugrundelegung eines durchschnittlichen Rechnungszinsfußes der vergangenen 10 Jahre von 1,82 % p. a. (Vorjahr: durchschnittlicher Rechnungszinsfuß der vergangenen 10 Jahre von 1,78 % p. a.), eines Gehaltstrends in Höhe von 2 % p. a. (Vorjahr: 2 %), eines Rententrend in Höhe von 1 % p.a. und einer altersabhängigen Fluktuation zur Anwendung. Als Rechnungsgrundlagen wurden die "Richttafeln 2018 G" von Prof. Dr. Klaus Heubeck gewählt.

Pensionsrückstellungen für die VO 2005

Die Pensionsverpflichtungen aus der Versorgungsordnung 2005 sind leistungskongruent rückgedeckt, d. h. die aus der Rückdeckungsversicherung erfolgenden Zahlungen sind sowohl hinsichtlich der Höhe als auch der Zeitpunkte deckungsgleich mit den Zahlungen der Gesellschaft an die versorgungsberechtigten Mitarbeiter. Die Bewertung der Pensionsverpflichtungen erfolgte daher analog zur Bewertung von wertpapiergebundenen Altersversorgungsverpflichtungen i. H. des beizulegenden Zeitwertes des Rückdeckungsversicherungsanspruchs.

Saldierung von Deckungsvermögen und Altersversorgungsverpflichtungen

Die Rückdeckungsversicherungsansprüche der Gesellschaft sind nicht an die Arbeitnehmer verpfändet. Da insofern die Definition von Deckungsvermögen des § 246 Abs. 2 S. 2 HGB nicht erfüllt ist, wurde sowohl für die Versorgungsordnung 2001 als auch für die Versorgungsordnung 2005 keine Saldierung der Rückdeckungsansprüche mit den Pensionsverpflichtungen vorgenommen.

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind zum Rückzahlungsbetrag passiviert.

III. Erläuterung zur Bilanz

Anlagevermögen (1)

Aufgliederung und Entwicklung der in der Bilanz zusammengefassten Anlagepositionen sind in dem als Anlage zum Anhang beigefügten Anlagengitter gesondert dargestellt.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände (2)

Aufgliederung und Fristigkeit der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände sind der nachfolgenden Darstellung zu entnehmen.

Forderungen gegen Gesellschafter betreffen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (24.887 TEUR) und Steuern (58 TEUR).

Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten beinhaltet im Wesentlichen vorausbezahlte Wartungs- und Lizenzgebühren für Zeiträume nach dem Bilanzstichtag. Die Auflösung erfolgt über die vertragliche Laufzeit.

Aktive latente Steuern (5)

Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz bestehen insbesondere bei den Personalrückstellungen. Darüber hinaus bestehen steuerliche Verlustvorträge. Aus diesen Abweichungen ergibt sich ein Überhang aktiver latenter Steuern, der in Ausübung des Wahlrechts des § 274 Abs. 1 S. 2 HGB nicht angesetzt wird. Der für die Bewertung zugrunde gelegte kombinierte Steuersatz beträgt 32,6 %.

Eigenkapital (6)

Das Eigenkapital setzt sich zum 31.12.2023 aus dem Gezeichneten Kapital (Stammkapital) laut Gesellschaftsvertrag (3.006 TEUR), aus der Kapitalrücklage (5.789 TEUR) und aus der Gewinnrücklage (719 TEUR) zzgl. eines Bilanzgewinns (17.060 TEUR) zusammen. Der Bilanzgewinn setzt sich zusammen aus dem Jahresüberschuss (5.400 TEUR) und dem Gewinnvortrag (11.661 TEUR)

Aus der Abzinsung der Pensionsverpflichtungen aus der Versorgungsordnung 2001 mit dem durchschnittlichen Rechnungszinsfuß der vergangenen zehn Jahre ergibt sich im Vergleich zur Abzinsung mit dem durchschnittlichen Rechnungszinsfuß der vergangenen sieben Jahre ein Unterschiedsbetrag in Höhe von 615.090,00 EUR. Dieser Unterschiedsbetrag ist für die Ausschüttung gesperrt.

Die Steuerrückstellungen betreffen Rückstellungen für Gewerbesteuer in Höhe von 793 TEUR das Geschäftsjahr 2023 und in Höhe von 141 TEUR das Geschäftsjahr 2022. Daneben sind Rückstellungen für Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von 209 TEUR gebildet worden.

Die sonstigen Rückstellungen betreffen im Wesentlichen Verpflichtungen aus Arbeitsverhältnissen in Höhe von 3.189 TEUR und Rückstellungen für ausstehende Lieferantenrechnungen in Höhe von 6.057 TEUR.

Verbindlichkeiten (8)

Die Aufgliederung und Fristigkeit der Verbindlichkeiten sind dem nachfolgenden "Verbindlichkeitenspiegel" zu entnehmen.

Die Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern resultieren im Wesentlichen aus Steuern.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (9)

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten wurde im Wesentlichen für Einnahmen aus Wartungsverträgen gebildet, die erst für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag 31.12.2023 Ertrag darstellen und wird über die Laufzeit aufgelöst.

Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Am Bilanzstichtag bestanden Verpflichtungen in Höhe von 32.112 TEUR, die im Wesentlichen aus Miet- sowie Leasingverträgen über Hard- und Software resultieren. Die finanziellen Verpflichtungen betreffen mit 25.044 TEUR das folgende Geschäftsjahr, davon entfallen 5.109 TEUR auf Gesellschafter; die übrigen Verpflichtungen entfallen auf die folgenden fünf Jahre.

IV. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung

Umsatzerlöse (10)

Die Umsatzerlöse werden ausschließlich im Inland erzielt.

Durch die Digitalisierung, Automatisierung und KI-Projekte erhöhte sich das Projektvolumen um 9,1 MEUR im Vergleich zum Vorjahr.

Sonstige betriebliche Erträge (11)

Die sonstigen betrieblichen Erträge im Geschäftsjahr 2023 resultieren im Wesentlichen aus den Rückdeckungsversicherungen der betrieblichen Altersversorgung und Erträgen aus der Auflösung von Rückstellungen.

Materialaufwand (12)

In dem Materialaufwand sind im Geschäftsjahr 2023 im Wesentlichen Aufwände für Fremdleistungen sowie Miete für Hard- und Software enthalten.

Im Berichtsjahr waren durchschnittlich 675 (im Vorjahr: 658) Mitarbeiter/-innen beschäftigt. Es handelt sich hierbei ausschließlich um Angestellte.

Das Zinsergebnis von -403 TEUR resultiert hauptsächlich aus Zinsaufwendungen für die Pensionen in Höhe von 692 TEUR und Zinserträgen für Bankguthaben i. H. v 331 TEUR.

Sonstige Angaben

Vergütungen von Mitgliedern des Beirats

Im Geschäftsjahr 2023 haben die Mitglieder des Beirats 91 TEUR erhalten.

Gesamthonorar des Abschlussprüfers

Das für Dienstleistungen des Abschlussprüfers im Geschäftsjahr 2023 angefallene Gesamthonorar betraf in Höhe von 43 TEUR Abschlussprüfungsleistungen.

Organe der Gesellschaft

Geschäftsführung

Benjamin Reiser

Weilheim OB

Geschäftsführer mit Hauptzuständigkeit Betrieb und Softwareentwicklung

Jens Müller

Münster

Geschäftsführer mit Hauptzuständigkeit Service, Personal, Finanzen und Kundenmanagement

Bezüglich der Angabe der Gesamtbezüge der Geschäftsführung wird die Schutzklausel des § 286 Abs. 4 HGB in Anspruch genommen.

Vorschlag über die Verwendung des Jahresergebnisses

Die Geschäftsführung schlägt vor, den Bilanzgewinn in Höhe von 17.060.472,52 EUR auf neue Rechnung vorzutragen.

Nachtragsbericht

Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Ende des Geschäftsjahres sind nicht eingetreten.

Anlagenspiegel

Anschaffungs- und Herstellungskosten

Abschreibungen

Buchwerte

Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers

An die BG-Phoenics GmbH, Hannover

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der BG-Phoenics GmbH, Hannover, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der BG-Phoenics GmbH für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 geprüft. Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f Abs. 4 HGB (Angaben zur Frauenquote) haben wir in Einklang mit den deutschen gesetzlichen Vorschriften nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Beirats für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Der Beirat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses der Gesellschaft zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

Feststellung des Jahresabschlusses und Beschluss über die Gewinnverwendung

Im Rahmen der Gesellschafterversammlung vom 20. Juni 2024 wurde der Jahresüberschuss zum 31. Dezember 2023 festgestellt und beschlossen, den Gewinnvortrag in Höhe von 11.660.820,50 EUR zuzüglich des Jahresüberschusses 2023 in Höhe von 5.399.652,02 EUR auf neue Rechnung vorzutragen.