Humboldt Forum Service GmbH

Humboldt Forum Service GmbH

Berlin

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Inhaltsverzeichnis

Bilanz zum 31. Dezember 2023

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023

Anhang für das Geschäftsjahr 2023

Entwicklung des Anlagevermögens im Geschäftsjahr 2023

Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

Bilanz zum 31. Dezember 2023

Aktiva

Passiva

Gewinn- und Verlustrechnung für 2023

Anhang für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

1. Allgemeine Angaben

Die Humboldt Forum Service GmbH (im Folgenden kurz: HFS) wurde am 18. Januar 2016 als hundertprozentige Tochter der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss (im Folgenden kurz: SHF) gegründet (seinerzeit noch als Humboldt Forum Kultur GmbH).

Die HFS hat ihren Sitz in Berlin und ist eingetragen in das Handelsregister beim Amtsgericht Charlottenburg (HR B Reg. Nr. 175996).

Die HFS überschreitet zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2023 erstmals die Größenkriterien gemäß § 267 Abs. 2 HGB in der Fassung vom 11. April 2024. Die HFS hat jedoch gemäß § 13 des Gesellschaftsvertrages die Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften anzuwenden.

Der Jahresabschluss wird nach den Rechnungslegungsvorschriften für große Kapitalgesellschaften des Handelsgesetzbuches (HGB) unter Berücksichtigung des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) sowie der Regelungen des Gesellschaftsvertrags der Gesellschaft aufgestellt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist entsprechend § 275 Abs. 2 HGB nach dem Gesamtkostenverfahren aufgestellt.

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

Für die Aufstellung des Jahresabschlusses waren unverändert die nachfolgenden Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden maßgebend.

2. Bilanzierung und Bewertung der Bilanzposten

Das Sachanlagevermögen ist zu Anschaffungskosten angesetzt und wird um planmäßige Abschreibungen vermindert. Die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens werden nach Maßgabe der voraussichtlichen Nutzungsdauer linear abgeschrieben. Geringwertige Vermögensgegenstände bis zu einem Netto-Einzelwert von EUR 800,- sind im Jahr des Zugangs voll abgeschrieben bzw. als Aufwand erfasst worden; ihr sofortiger Abgang wurde unterstellt.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände werden mit dem Nennwert bzw. mit dem am Bilanzstichtag beizulegenden niedrigeren Wert angesetzt. Bei Forderungen, deren Einbringlichkeit mit erkennbaren Risiken behaftet sind, werden angemessene Wertabschläge vorgenommen; uneinbringliche Forderungen werden abgeschrieben.

Die flüssigen Mittel sind zum Nominalwert am Bilanzstichtag angesetzt.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten beinhalten Ausgaben für Aufwand nach dem Abschlussstichtag.

Das gezeichnete Kapital wird zum Nennwert bilanziert.

Die sonstigen Rückstellungen berücksichtigen alle ungewissen Verbindlichkeiten und sind in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags angesetzt.

Die Verbindlichkeiten sind mit ihren Erfüllungsbeträgen angesetzt.

Für die Ermittlung latenter Steuern aufgrund von temporären oder quasi-permanenten Differenzen zwischen den handelsrechtlichen Wertansätzen von Vermögensgegenständen, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten und ihren steuerlichen Wertansätzen oder aufgrund steuerlicher Verlustvorträge werden diese mit den unternehmensindividuellen Steuersätzen im Zeitpunkt des Abbaus der Differenzen bewertet und die Beträge der sich ergebenden Steuerbe- und -entlastung nicht abgezinst. Aktive und passive Steuerlatenzen werden verrechnet. Die Aktivierung eines Überhangs latenter Steuern unterbleibt in Ausübung des dafür bestehenden Ansatzwahlrechts. Im Jahresabschluss 2023 wurden keine latenten Steuern gebildet.

Es bestehen keine Posten, die auf fremde Währung lauten.

3. Erläuterungen zu Bilanzposten

Anlagevermögen

Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist unter Angabe der Abschreibungen des Geschäftsjahres im Anlagenspiegel am Ende des Anhangs dargestellt.

Forderungen

Sämtliche Forderungen sind wie im Vorjahr innerhalb eines Jahres fällig. Zum Bilanzstichtag bestehen keine Forderungen gegen die Gesellschafterin aus Lieferungen und Leistungen (Vj.: 176 T€).

Rückstellungen

Die Steuerrückstellungen setzen sich zusammen aus Steuerrückstellungen für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von 41,2 T€ (Körperschaftssteuer 21,6 T€; Gewerbesteuer 19,6 T€) sowie für das Geschäftsjahr 2022 in Höhe von 91,4 T€ (Körperschaftssteuer 34,9 T€; Gewerbesteuer 56,5 T€).

Die sonstigen Rückstellungen in Höhe von 491,4 T€ (Vj.: 722,1 T€) setzen sich zusammen aus

Verbindlichkeiten

Sämtliche Verbindlichkeiten sind wie im Vorjahr innerhalb eines Jahres fällig.

Bei den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten in Höhe von 0,1 T€ (Vj.: 0,1 T€) handelte es sich um eine laufende Kreditkartenabrechnung.

Bei den erhaltenen Anzahlungen handelt es sich um die von der Gesellschafterin erhaltenen Anzahlungen für ab Januar zu erbringende Leistungen des laufenden Betriebs in Höhe von 650,3 T€ (Vj.: 265,1 T€).

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von 319,6 T€ (Vj.: 706,1 T€) betreffen überwiegend im Dezember 2023 erbrachte Dienstleistungen für den operativen Geschäftsbetrieb, die im Folgemonat abgerechnet und überwiesen werden.

Bei den sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um noch abzuführende Lohn- und Gehaltskosten (147,3 T€; Vj.: 139,1 T€) und die damit verbundene Lohn- und Kirchensteuer (55,0 T€; Vj.: 67,9 T€) und Aufwendungen im Rahmen der sozialen Sicherheit (6,6 T€; Vj.: 19,9 T€) des Abrechnungsmonats Dezember 2023.

4. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung

Umsatzerlöse

Die Umsatzerlöse betreffen ausschließlich Innenumsätze, die im Rahmen des mit der Gesellschafterin geschlossenen Dienstleistungsvertrages getätigt wurden. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die in diesem Vertrag vereinbarten Leistungen für die Bereiche Sicherheit (6.865,3 T€; Vj.: 7.404,3 T€), Besucherservice Ausstellungen (4.982,4 T€; Vj.: 4.896,6 T€), Reinigungsdienstleistungen (2.699,4 T€; Vj.: 1.111,7 T€), Besucherservice Telefon/E-Mail/Kasse (837,0 T€; Vj.: 805,6 T€), Infrastrukturelle Dienste (204,4 T€; Vj.: 158,1 T€) sowie Umsatzerlöse Vermittlung (226,2 T€; Vj.: 148,6 T€).

Sonstige betriebliche Erträge

Die sonstigen betrieblichen Erträge bestehen im Wesentlichen aus der Auflösung von Rückstellungen (157,9 T€; Vj.: 4,1 T€) sowie Erstattungen Aufwendungsausgleichgesetz (15,3 T€; Vj.: 35,4 T€).

Abschreibungen

Die Abschreibungen setzen sich zusammen aus Sofortabschreibungen auf angeschaffte Dienstkleidung (27,7 T€; Vj.: 26,8 T€), Abschreibungen auf weitere geringwertige Vermögensgegenstände (5,6 T€; Vj.: 25,5 T€) sowie der planmäßigen, linearen Abschreibung auf Betriebs- und Geschäftsausstattung (17,7 T€; Vj.: 19,3 T€).

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Die Hauptposten bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind:

Im Geschäftsjahr lagen periodenfremde Aufwendungen von 0,0 T€ (Vj.: 45,5 T€) vor.

5. Sonstige Angaben

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung besteht aus Herrn Markus Schmitz-Peiffer (M.A. Kommunikationswissenschaft und Werbekaufmann - Bestellung bis zum 31. Oktober 2026) und Frau Friedrun Portele-Anyangbe (Historikerin, Inklusionsberaterin und interkulturelle Trainerin - Bestellung bis zum 31. Oktober 2025).

Im Geschäftsjahr 2023 betrugen die Bezüge der Geschäftsführung 200,1 T€ (Vj.: 128,9 T€).

Die Organe der Gesellschaft sind:

Mitarbeiter*innen

Die Gesellschaft befindet sich mit der Übernahme der Reinigungs-Dienstleistung im Regelbetrieb. Ein weiterer Personalaufbau ist davon abhängig, ob für den Bereich Reinigung nach Laufzeitende des aktuellen Dienstleistungsvertrags mit einer externen Firma (Januar 2025) ein eigener Personalstamm aufgebaut werden soll. Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl betrug im Geschäftsjahr 293 Mitarbeiter*innen bzw. 235 Vollzeitäquivalente.

Zum 31. Dezember 2023 hatte die Gesellschaft im administrativen und operativen Overhead 17 Mitarbeiter*innen eingestellt (Gesamt mit GF: 19 MA).

Die Zahl der 2023 im operativen Bereich eingestellten Mitarbeiter*innen beläuft sich auf 215 Vollzeitäquivalente bzw. 275 MA.

Aufsichtsrat

Mitglieder des Aufsichtsrats der HFS sind seit dem 26. November 2019:

Die Mitglieder des Aufsichtsrats der HFS waren gemäß § 12 des Gesellschaftsvertrages unentgeltlich tätig und haben im Geschäftsjahr 2022 keine Auslagen und Aufwendungen erhalten.

Haftungsverhältnisse

Es bestehen keine Haftungsverhältnisse im laufenden Geschäftsjahr.

Außerbilanzielle Geschäfte

Außerbilanzielle Geschäfte wurden von der Gesellschaft nicht getätigt.

Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Sonstige finanzielle Verpflichtungen bestehen in Höhe von 3.967,3 T€ (Vj: 6.701,6 T€).

Im Einzelnen betreffen diese Verpflichtungen im Wesentlichen folgende Sachverhalte:

Alle entsprechenden Verträge haben eine Restlaufzeit von bis zu vier Jahren.

Gesamthonorar des Abschlussprüfers

Das Gesamthonorar des Abschlussprüfers beträgt ca. 20 T€ (Vj.: 18,9 T€).

Ergebnisverwendungsvorschlag

Die Geschäftsführung schlägt vor, den Jahresüberschuss in Höhe von 359,2 T€ auf neue Rechnung vorzutragen.

Nachtragsbericht

Es sind keine Ereignisse mit wesentlichem Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft nach dem Abschlussstichtag eingetreten.

Entwicklung des Anlagevermögens

Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023

1. Geschäft und Rahmenbedingungen

1.1 Geschäftsgrundlagen

Die Humboldt Forum Service GmbH (im Folgenden kurz: HFS) wurde am 18. Januar 2016 als hundertprozentige Tochter der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss (im Folgenden kurz: SHF) gegründet (seinerzeit noch als Humboldt Forum Kultur GmbH).

Gegenstand des Unternehmens ist nach § 2 des Gesellschaftsvertrages der HFS die Erbringung von Dienstleistungen in den Bereichen Besucherservice, Sicherheit und Reinigung für die SHF, die mit dem Betrieb des Humboldt Forums in Verbindung stehen.

Die Bereiche Besucherservice und Sicherheit werden seit November 2020 operativ ausgeführt. Die Reinigungsdienstleistung wurde im September 2022 durch die Übernahme des entsprechenden von der SHF mit einem Dritten abgeschlossenen Dienstleistungsvertrags übernommen.

Die Gesellschaft erbringt die o. g. Dienstleistungen auf Basis des am 12. März 2020 (mit Anpassungen vom 24. April 2020) mit der SHF abgeschlossenen Dienstleistungsvertrages für die SHF. Der Dienstleistungsvertrag wird gegenwärtig überarbeitet. Der neue Vertrag berücksichtigt, dass die Abrechnung nicht wie ursprünglich geplant auf Basis eines Stundenverrechnungssatzes erfolgt, sondern auf Basis der in der HFS tatsächlich angefallenen Aufwendungen. Die Aufwendungen werden der SHF vollständig zuzüglich eines prozentualen Aufschlags von 2 % erstattet.

Die Gesellschaft finanzierte sich im Geschäftsjahr 2023 ausschließlich über die Einnahmen aus dem Dienstleistungsvertrag mit der SHF. Der Vertrag hatte ursprünglich eine Laufzeit bis Ende 2022 und verlängert sich jeweils um zwei Jahre, wenn er nicht mit einer Frist von einem Jahr gekündigt wird. Das Vertragsverhältnis ist ungekündigt. Die Gesellschaft geht die für die Erbringung der Dienstleistungen zukünftig notwendigen Verpflichtungen jeweils in Abstimmung mit der SHF ein. Die SHF nimmt diese Kosten in ihren Wirtschaftsplan auf und sichert so die Finanzierung der Gesellschaft, die letztlich aus den der SHF gewährten Zuwendungen erfolgt.

Bei Durchführung des Dienstleistungsvertrags erwartet die Gesellschaft in Zukunft ein positives Jahresergebnis entsprechend des vereinbarten Gewinnaufschlags. Die Gesellschaft geht deshalb bei der Aufstellung des Jahresabschlusses von der Fortführung des Unternehmens aus.

Die Gesellschaft ist nicht im Bereich Forschung und Entwicklung tätig. Es bestehen keine Zweigniederlassungen.

1.2 Geschäftsverlauf

Die wirtschaftliche Lage der HFS ist durch ihren Status als hundertprozentige Tochter der SHF gekennzeichnet. Mit der Eröffnung der letzten Teilflächen sowie der Übernahme der Reinigungs-Dienstleistung im Laufe des Geschäftsjahres 2022 arbeitet die HFS im Regelbetrieb. Bedingt durch die Reduzierung der Öffnungszeiten ab 1. Januar 2023 auf mittwochs bis montags von 10:30 Uhr bis 18:30 Uhr erfolgte eine entsprechende Reduzierung der zu erbringenden Regelleistung gegenüber der SHF.

Die SHF erzielte im Geschäftsjahr 2023 einen Gesamtumsatz i. H. v. 15.815 T€ (Vj.: 14.525 T€). Das EBT konnte gegenüber dem Vorjahr (28 T€) deutlich auf 453 T€ gesteigert werden. Das Vorjahresergebnis war belastet durch den Forderungsverzicht gegenüber der SHF (366 TEUR) sowie einer Steuerbelastung durch Vorjahre (48 T€). Ohne diese Einmaleffekte läge das um die Einmaleffekte bereinigte Vorjahresergebnis (441 T€) nur leicht unter diesem Geschäftsjahr. Die Umsatzrendite stieg von 0,2 % auf 2,5 %.

Die Bilanzsumme erhöhte sich geringfügig um 77 T€ auf 2.202 T€. Durch den erzielten Jahresüberschuss in Höhe von 359 T€ weist die Gesellschaft nunmehr ein Eigenkapital i. H. v. 399 T€ aus. Die Eigenkapitalquote stieg von 2% im Vorjahr auf 18 % per 31. Dezember 2023.

Die HFS hat im Geschäftsjahr 2023 insgesamt 338.689 Stunden (Vj.: 376.988 Stunden) für die Akteure im Humboldt Forum für Dienstleistungen im Bereich Besucherservice, Sicherheit sowie Infrastrukturelle Dienstleistungen erbracht. Der Stundenverrechnungssatz erhöhte sich - maßgeblich durch die Inflationsausgleichsprämie - im Jahresdurchschnitt gegenüber dem Vorjahr um 3,09 EUR auf 38,10 EUR.

Personeller und struktureller Ausbau der HFS

Zum 31. Dezember 2023 hatte die HFS 231 (Vj.: 274) Mitarbeiter*innen (Vollzeitäquivalente) beschäftigt.

Die Zahl der 2023 davon im operativen Bereich eingestellten Mitarbeiter*innen beläuft sich auf 275 (Vj.: 284) Mitarbeiter*innen bzw. 215 (Vj.: 254) Vollzeitäquivalente.

Seit September 2022 erbringt die HFS wie geplant die Reinigungsdienstleistung für die SHF. Dies erfolgte durch die Übernahme des von der SHF mit einem Dritten abgeschlossenen Dienstleistungsvertrag mit einer Laufzeit bis Januar 2025. Die HFS prüft gegenwärtig, ob diese Dienstleistung künftig mit einem eigenen Personalstamm erbracht werden soll oder ob diese Dienstleistung erneut extern ausgeschrieben wird.

Geschäftsführer der Gesellschaft sind Herr Markus Schmitz-Peiffer sowie seit dem 28. November 2022 Frau Friedrun Portele-Anyangbe. Frau Portele-Anyangbe ist bis zum 31. Oktober 2025 und Herr Schmitz-Peiffer bis zum 31. Oktober 2026 als Geschäftsführer/-in der HFS bestellt.

Vermögens-, Finanz- und Ertragslage im Geschäftsjahr 2023

Die Bilanzsumme der HFS hat sich gegenüber dem Vorjahr zum 31. Dezember 2023 um 77 T€ auf 2.202 T€ (Vj.: 2.125 T€) erhöht.

Auf der Aktivseite werden das Anlagevermögen 53 T€ (Vj.: 69 T€), liquide Mittel 2.120 T€ (Vj.: 1.842 T€), Forderungen gegen die Gesellschafterin und sonstige Vermögensgegenstände 17 T€ (Vj.: 201 T€) und Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von 13 T€ (Vj.: 12 T€) ausgewiesen.

Die Forderungen betreffen Umsatzsteuererstattungsansprüche (14 T€), Kautionen (2 T€) sowie Forderungen ggü. Krankenkassen (1 T€). Die im Vorjahr ausgewiesene Forderung ggü. die Gesellschafterin (176 T€) wurde beglichen.

Die Passivseite besteht aus dem Eigenkapital in Höhe von 399 T€ (Vj.: 40 T€), aus kurzfristigen Rückstellungen in Höhe von 491 T€ (Vj.: 722 T€), Steuerrückstellungen 133 T€ (Vj.: 164 T€), erhaltenen Anzahlungen in Höhe von 650 T€ (Vj.: 265 T€), kurzfristigen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von 320 T€ (Vj.: 706 T€) und aus sonstigen kurzfristigen Verbindlichkeiten in Höhe von 209 T€ (Vj.: 227 T€).

Die Erhöhung des Eigenkapitals resultiert aus dem erzielten Jahresüberschusses des Geschäftsjahres in Höhe von 359 T€ (Vj.: Jahresfehlbetrag -138 T€). Der deutliche Rückgang bei den Rückstellungen ist überwiegend durch die Inanspruchnahme der Rückstellung für das Bußgeldverfahren (223 T€) begründet. Der verbleibende Betrag der Rückstellung (143 T€) wurde erfolgswirksam aufgelöst. Mit Feststellung und Zahlung der Steuerbescheide für die Vorjahre reduzierten sich die Steuerrückstellungen um 32 T€ auf 133 T€.

Die erhaltenen Anzahlungen haben sich gegenüber dem Vorjahr um 385 T€ auf 650 T€ erhöht. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen haben sich gegenüber dem Vorjahr deutlich um 387T€ auf 320 T€ reduziert. Die Verbindlichkeiten resultieren im Wesentlichen aus beschafften Fremdleistungen für den Bereich Reinigung. Die sonstigen Verbindlichkeiten sind mit 209 T€ nahezu unverändert (-18 T€) und betreffen Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Im Geschäftsjahr 2023 erzielte die Gesellschaft Umsatzerlöse im Rahmen des bestehenden Dienstleistungsvertrages mit der SHF in Höhe von 15.815 TEUR (Vj.: 14.525 T€). Die Umsatzsteigerung von 9 % ist vor allen durch den Bereich Reinigung begründet. Durch die Übernahme der Reinigungsdienstleistung ab September 2022 war dieser Bereich nur vier Monate Umsatzrelevant. Dieses Geschäftsjahr ist vollständig umsatzwirksam. Der Bereichsumsatz steigerte sich dadurch um 1.588 T€ auf 2.669 T€. Im Bereich der Vermittlerumsätze gab es ebenso eine deutliche Umsatzsteigerung von 78 T€ auf 226 T€ (+52 %).

Die sonstigen betrieblichen Erträge erhöhten sich um 51 T€ auf 172 TC, davon 158 T€ Erlöse aus der Auflösung von Rückstellungen. Der für das Bußgeldverfahren nicht in Anspruch genommene Teilbetrag von 143 T€ konnte erlöswirksam aufgelöst werden.

Der Personalaufwand von 10.364 T€ liegt nur geringfügig (+97 T€) über dem Vorjahr. Die Erhöhung bei den Löhnen/Gehältern (+140 TEUR auf 8.589 T€) ist durch die Inflationsausgleichsprämie (283 T€) begründet. Die Sozialabgaben reduzierten sich um 43 T€ auf 1.775 T€.

Die Abschreibungen auf Sachanlagen haben sich gegenüber dem Vorjahr um 21 T€ auf 51 T€ reduziert. Davon betreffen 28 T€ (Vj.: 27 T€) die Sofortabschreibung von Dienstkleidung.

Die Erhöhung bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen um 841 T€ auf 5.120 T€ ist vor allem auf die Kosten für den von der SHF übernommen Rahmenvertrag über Reinigungsdienstleistungen zurückzuführen. Hier haben sich gegenüber dem Vorjahr (anteilig für vier Monate) die Kosten um 1.557 T€ erhöht. Eine weitere Kostensteigerung konnte durch die Neuverhandlung der Konditionen ab 1. April 2023 verhindert werden. Im Rahmen der neuen Konditionsgestaltung konnten Einsparungen gegenüber den ursprünglich vereinbarten Konditionen i. H. v. 705 T€ (ohne Leistungseinschränkung) realisiert werden.

Die Aufwendungen für Fremdleistungen im Bereich Zeitarbeit konnten um 30 % (444 T€) auf 1.050 T€ reduziert werden. Weitere wesentliche Kostenpositionen sind die Büromieten inkl. Nebenkosten (351 T€; + 4 T€ ggü. dem Vorjahr), Rechts- und Beratungskosten (266 T€: +61 T€), Schulungs- und Fortbildungskosten (172 T€; + 104 T€) sowie die Kosten für Softwarelizenzen (82 T€; - 24 T€).

Es konnte ein positives Finanzergebnis (Zinserträge Termingeld) von 1 T€ erzielt werden.

Die Gesellschaft schloss - unter Berücksichtigung der Steuern vom Einkommen und Ertrag - das Geschäftsjahr 2023 mit einem Jahresüberschuss in Höhe von 359 T€ (Vj.: Jahresfehlbetrag i. H. v. 138 T€) ab.

Gesamtaussage zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage

Die HFS war jederzeit in der Lage, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der HFS ist geordnet. Aufgrund des bestehenden Dienstleistungsvertrags mit der Gesellschafterin ist der operative Betrieb vertraglich gesichert.

Für das Jahr 2023 prognostizierte die Gesellschaft einen Umsatz von 15.708 T€ (ohne Vermittlerumsätze). Trotz der Zusatzbelastung durch den Bereich Reinigung sowie den nicht budgetierten Sonderleistungen im Bereich Besucherservice/Sicherheit konnte der Budgetansatz um 120 T€ unterschritten werden.

Für den Bereich Reinigung wurden der HFS Budgetmittel in Höhe von 2.020 T€ genehmigt. Der von der SHF übernommene Dienstleistungsvertrag hatte jedoch ein Kostenvolumen von 3.086 T€. Durch die Nachverhandlungen im ersten Quartal 2023 konnte eine deutliche Kostenreduzierung von 705 T€ ab April 2023 vereinbart werden.

Daher konnte die Überschreitung im Bereich Reinigung auf 680 T€ reduziert werden.

Die Mehrbelastung durch Sonderleistungen im Bereich Besucherservice/Sicherheit in Höhe von 485 T€ konnte durch Einsparungen im Bereich der Regelleistungen (752 T€) und den Bedarfsleistungen (191 T€) kompensiert werden.

2. Chancen und Risiken

Das Geschäftsjahr 2023 war das erste komplette Geschäftsjahr der HFS im Regelbetrieb als zentraler Dienstleister für den operativen Betrieb des Humboldt Forums. Die HFS ist zentrale Ansprechpartnerin für die integrierten Dienstleistungen Besucherservice Telefon, E-Mail, Kasse, Besucherservice Fläche, Sicherheit sowie Infrastrukturelle Dienstleistungen inklusive Reinigung. Neben den beauftragten Regelleistungen hat die Gesellschaft die Chance, durch entsprechende Qualität und Wirtschaftlichkeit Ihrer Dienstleistungen auch mit Sonderleistungen für die Akteure des Humboldt Forums beauftragt zu werden.

Ein weiteres Wachstumspotential besteht in der Ausweitung der für die SHF erbrachten Dienstleistungen im Bereich Infrastruktureller Dienstleistungen.

Der Personalaufbau der HFS ist bis auf den Bereich Reinigung abgeschlossen. Im Fokus ist die Optimierung des Ressourceneinsatzes durch eine effiziente und voraussehende Personaleinsatzplanung gemeinsam mit der SHF. Die konstanten Öffnungszeiten führen dazu, dass die Regelleistungen für die Gesellschaft gut planbar erbracht werden können. Für die zusätzlichen Leistungen (Veranstaltungen) wird gemeinsam mit der SHF eine durchschnittliche Planung entwickelt, um auch hier durch entsprechenden Vorlauf den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Mitte 2024 wird auf Basis einer betriebswirtschaftlichen Analyse entschieden, ob für den Bereich Reinigung ein eigener Personalstamm aufgebaut werden soll oder ob diese Dienstleistung über den Januar 2025 hinaus extern ausgeschrieben werden soll.

Ereignisse höherer Gewalt (wie z.B. eine Pandemie), die Entwicklung der Krankenquote und/oder eine evtl. Energiekrise werden auch zukünftig Risiken darstellen, denen mit geeigneten Maßnahmen, wie ggf. Kurzarbeit, begegnet werden muss. Von bestandsgefährdenden Risiken aufgrund von wirtschaftlichen oder politischen Faktoren gehen wir derzeit nicht aus.

3. Prognosebericht

Der im Geschäftsjahr 2023 erzielte Umsatz von 15.815 T€ liegt leicht über die im letzten Jahresabschluss im Prognosebericht genannten 15.700 T€. Die Überschreitung ist begründet durch Sonderleistungen im Bereich Reinigung. Bedingt durch den höheren Umsatz und den Erlösen auf der Auflösung von Rückstellungen liegt der erzielte Jahresüberschuss von 359 TEUR über den Prognosewert i. H. v. 308 T€.

Gemäß aktueller Planung für das Jahr 2024 prognostiziert die HFS einen Umsatz i. H. v. 16.562 T€ und einen Jahresüberschuss von 277 T€.

Der für 2024 geplante Umsatz kann sich durch zusätzliche Beauftragungen (Sonderleistungen Veranstaltungen) verschieben.

Die HFS hat in der Erstellung des Wirtschaftsplans dafür Sorge getragen, dass die Leistungen nach Regelbetrieb Fläche und Veranstaltung sowie Sonderleistungen differenziert ausgewiesen sind und entsprechend abgerechnet werden können.

Gegenwärtig befindet sich der neue Dienstleistungsvertrag in der finalen Abstimmung zwischen der SHF und der HFS. Im neuen Vertrag ist die gegenwärtige Abrechnungssystematik vertraglich fixiert.

Der Entwurf des zeitnah abzuschließenden neuen Dienstleistungsvertrag berücksichtigt das bisher mündlich vereinbarte Abrechnungsverfahren. Die Kosten der HFS werden weiterhin auf Ist-Kosten-Basis mit einem vertraglichen Gewinnaufschlag von 2 % gegenüber der Gesellschafterin SHF abgerechnet.

Dem Lagebericht ist die Entsprechenserklärung nach dem Public Corporate Governance Kodex des Bundes als Anlage beigefügt. Diese Anlage zum Lagebericht ist im Einklang mit den deutschen gesetzlichen Vorschriften nicht inhaltlich vom Abschlussprüfer geprüft.

Corporate Governance Bericht 2023

Nach Ziffer 7.1 des Public Corporate Governance Kodex des Bundes

Berichterstattung: Friedrun Portele-Anyangbe, Markus Schmitz-Peiffer

1. Einleitung

Die Bundesregierung hat am 1. Juli 2009 Grundsätze guter Unternehmens- und Beteiligungsführung im Bereich des Bundes verabschiedet, welche nunmehr mit der Fassung vom 16. September 2020 in überarbeiteter Form vorliegen. Ein Teil der Grundsätze wird im Teil A - im Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK) - zusammengefasst. Hier werden insbesondere wesentliche Bestimmungen geltenden Rechts zur Leitung und Überwachung von Unternehmen sowie international und national anerkannte Standards guter und vertrauensvoller Unternehmensführung angeführt.

Alleingesellschafterin der Humboldt Forum Service GmbH (HFS) ist die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss, über die die Bundesrepublik Deutschland mittelbaren Einfluss auf die HFS ausübt. Die Verpflichtung zur Anwendung des PCGK ist im aktuellen Gesellschaftsvertrag der HFS in § 15 entsprechend verankert.

Demnach hat der Aufsichtsrat gemeinsam mit der Geschäftsführung jährlich über die Corporate Governance der HFS GmbH zu berichten. Das geschieht für das Geschäftsjahr 2023 im nachfolgenden Corporate Governance Bericht.

2. Unternehmensordnung

Die Unternehmensordnung der HFS ergibt sich aus dem Gesetz, dem Gesellschaftsvertrag, der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat und der Geschäftsanweisung für die Geschäftsführung.

Der Gesellschaftsvertrag (§ 15) und die Geschäftsanweisung für die Geschäftsführung (§ 7) verpflichten die Unternehmensorgane zur Beachtung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes.

3. Führungs- und Kontrollstruktur

3.1. Gesellschafterversammlung

Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist Alleingesellschafterin und stellt die Gesellschafterversammlung. Sie ist damit für alle Angelegenheiten zuständig, die nicht einem anderen Organ durch Gesetz oder Gesellschaftsvertrag zur ausschließlichen Zuständigkeit zugewiesen sind (§ 7 Gesellschaftsvertrag).

3.2. Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht aus drei Mitgliedern. Die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien schlägt ein Mitglied vor. Die Mitglieder werden von der Gesellschafterversammlung bestellt. Der Aufsichtsrat bestand in 2023 ordnungsgemäß aus drei Mitgliedern.

Den Vorsitz des Aufsichtsrats führt grundsätzlich das von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien vorgeschlagenc Mitglied.

3.3. Geschäftsführung

Die Gesellschaft wird durch zwei Geschäftsführer*innen gemeinsam vertreten. Die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung erfolgt auf Vorschlag des Aufsichtsrats durch die Gesellschafterversammlung. Die Geschäftsführung besteht aktuell aus einem weiblichen und einem männlichen Mitglied.

Die Geschäftsführung obliegt Frau Friedrun Portele-Anyangbe und Herrn Markus Schmitz-Peiffer.

Die Geschäftsführung nimmt die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns / einer ordentlichen Kauffrau wahr. Bestimmte in den Gesellschaftsdokumenten definierte Geschäfte bedürfen der vorherigen Zustimmung und des Beschlusses des Aufsichtsrates bzw. der Gesellschafterversammlung. Die Geschäftsführung hat den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für die Gesellschaft relevanten Fragen zu informieren.

3.4. Zusammenarbeit von Gesellschaftern, Geschäftsführung und Aufsichtsrat

Die Gesellschafterin, die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat arbeiten bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben vertrauensvoll und zum Wohle der Gesellschaft eng zusammen.

Geschäfte und Entscheidungen von grundlegender Bedeutung (§ 11 Gesellschaftsvertrag) stehen unter dem Zustimmungsvorbchalt des Aufsichtsrates. Die Geschäftsführung stellt eine regelmäßige, zeitnahe und umfassende Informationsversorgung der Gesellschafterin und des Aufsichtsrates über alle für die Gesellschaft relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance sowie über für die Gesellschaft bedeutende Veränderungen des wirtschaftlichen Umfeldes sicher. Zudem geht sie auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein.

4. Rechnungslegung und Abschlussprüfung

Für die Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes sind die Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften anzuwenden. Die Prüfung wurde nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) auch um die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung erweitert. Die Abgabe und die Veröffentlichung der gemeinsam vom Aufsichtsrat und der Geschäftsführung abzugebenden Erklärung zum PCGK im Geschäftsjahr 2023 war nicht Teil der Jahresabschlussprüfung, sondern wird gesondert erbracht.

5. Vergütung

5.1. Vergütung der Geschäftsführung

Im Geschäftsjahr 2023 wurden die Geschäfte der Gesellschaft durch die Geschäftsführerin Frau Friedrun Portele-Anyangbe und den Geschäftsführer Herrn Markus Schmitz-Peiffer geführt. Die Bezüge der Geschäftsführung betragen insgesamt 200,1 TEUR (Arbeitnehmer-Brutto).

5.2. Vergütung des Aufsichtsrates

Im Geschäftsjahr 2023 erhielt der Aufsichtsrat keine Vergütung.

6. Anteil von Frauen im Aufsichtsrat und in der Gesellschaft

Im Geschäftsjahr 2023 gehörten dem Aufsichtsgremium drei männliche Aufsichtsratsmitglieder an. Grundsätzlich ist weiterhin beabsichtigt, ein weibliches Aufsichtsratsmitglied zu benennen.

In der Verwaltung der GmbH liegt der Anteil der Frauen bei durchschnittlich 56%; im operativen Bereich bei durchschnittlich 40%.

7. Nachhaltigkeitsaktivitäten der Gesellschaft

Die Geschäftsführung hat bereits mit der Gründung der Gesellschaft großen Wert auf Nachhaltigkeit gelegt. Für sämtliche Mitarbeitenden werden Job-Tickets bei Bedarf zur Verfügung gestellt. Fahrradstellplätze gibt es in ausreichender Anzahl. Die Personalbearbeitung wird maßgeblich papierlos abgewickelt. Das Personalrecruiting, die Dienstpläne sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Gebrauchte und abgelegte Dienstkleidung wird an den Hersteller zurückgeben und auf Wiederverwendbarkeit oder Verwertbarkeit und Recycling-Fähigkeit geprüft.

8. Entsprechenserklärung nach Ziffer 7.1 des Public Corporate Governance Kodex des Bundes

Die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat der HFS erklären, dass seit Abgabe der letzten Erklärung nach Ziffer 7.1. des Public Corporate Governance Kodex des Bundes am 30. Mai 2023 den Empfehlungen des PCGK in der Fassung vom 16. September 2020 im Geschäftsjahr 2023 grundsätzlich entsprochen wurde. Künftig wird dem Public Corporate Governance Kodex des Bundes in der Fassung vom 13. Dezember 2023 entsprochen. Marginale Abweichungen beruhen auf unternehmensspezifischen Besonderheiten.

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

An die Humboldt Forum Service GmbH, Berlin

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der Humboldt Forum Service GmbH, Berlin, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der Humboldt Forum Service GmbH, Berlin, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 geprüft. Die in der Anlage zum Lagebericht enthaltene Entsprechenserklärung nach dem Public Corporate Governance Kodex des Bundes haben wir in Einklang mit den deutschen gesetzlichen Vorschriften nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften, Grundsätzen und Standards ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Sonstige Informationen

Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind für die sonstigen Informationen verantwortlich. Die sonstigen Informationen umfassen die Entsprechenserklärung nach dem Public Corporate Governance Kodex des Bundes (Anlage zum Lagebericht), aber nicht den Jahresabschluss, nicht die inhaltlich geprüften Angaben im Lagebericht und nicht unseren dazugehörigen Bestätigungsvermerk.

Unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht erstrecken sich nicht auf die sonstigen Informationen, und dementsprechend geben wir weder ein Prüfungsurteil noch irgendeine andere Form von Prüfungsschlussfolgerung hierzu ab.

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, die oben genannten sonstigen Informationen zu lesen und dabei zu würdigen, ob die sonstigen Informationen

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine wesentliche falsche Darstellung dieser sonstigen Informationen vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses der Gesellschaft zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.