votegroup GmbH

votegroup GmbH (vormals: vote iT GmbH)

Aachen

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Bilanz

Anhang

I. ALLEMEINE ANGABEN ZUM JAHRESABSCHLUSS

Der vorliegende Jahresabschluss wurde auf Grundlage des HGB nach den Vorschriften für große Kapitalgesellschaften sowie nach den einschlägigen Vorschriften des GmbHG aufgestellt.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach dem Gesamtkostenverfahren gemäß § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt.

II. REGISTERINFORMATIONEN

Der Sitz der Gesellschaft ist Aachen, die Mitarbeiter für Entwicklung und Produktmanagement befinden sich am Standort Gütersloh. Die vote iT GmbH ist im Handelsregister des Amtsgerichts Aachen unter der Nummer HRB 20175 eingetragen.

III. BILANZIERUNGS- UND BEWERTUNGSGRUNDSÄTZE

Für die Aufstellung des Jahresabschlusses waren die nachfolgenden Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden maßgebend.

Die selbst erstellten immateriellen Vermögensgegenstände betreffen zum Bilanzstichtag  aktivierte Software, die zu Herstellungskosten vermindert um lineare Abschreibung bilanziert werden. In die Herstellungskosten der selbst erstellten Vermögensgegenstände in Höhe von 100.068,63 € werden neben den direkt zurechenbaren Kosten auch anteilige Gemeinkosten einbezogen (Entwicklungskosten des Vorjahres 69.631,82 €). Forschungskosten fielen nicht an. Kosten i.S.d. § 255 Abs. 2 Satz 3 HGB sind nicht einbezogen worden. Da die voraussichtliche Nutzungsdauer der selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens nicht verlässlich geschätzt werden kann, werden die planmäßigen Abschreibungen auf die Anschaffungs- und Herstellungskosten über einen Zeitraum von 5 Jahren vorgenommen.

Entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände werden zu Anschaffungskosten erfasst und planmäßig linear abgeschrieben. Entgeltlich erworbene aktivierte Software wird über die planmäßige Nutzungsdauer von 4 bis 7 Jahren abgeschrieben.
Das Sachanlagevermögen ist zu Anschaffungskosten, vermindert um Abschreibungen bewertet. Die Abschreibungen werden planmäßig linear entsprechend der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer  der  Anlagegüter  vorgenommen. Die  aktivierte  Betriebs-  und  Geschäftsausstattung wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr bis 3 Jahren abgeschrieben.
Die geringwertigen Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 0 € und 250 € werden im Jahr des Zugangs direkt als Aufwand erfasst. Vermögensgegenstände zwischen 250 € und 800 € werden aktiviert und im laufenden Wirtschaftsjahr vollständig abgeschrieben.
Unter den Finanzanlagen werden die Anteile an verbundenen Unternehmen grundsätzlich mit den Anschaffungskosten ausgewiesen. Außerplanmäßige Abschreibungen wegen voraussichtlich dauernder Wertminderung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB werden vorgenommen.
Unfertige Leistungen werden zu Herstellungskosten bewertet. Die Herstellungskosten umfassen neben den Einzelkosten auch angemessene Teile der notwendigen Gemeinkosten einschließlich Verwaltungskosten sowie den Werteverzehr des Anlagevermögens. Fremdkapitalzinsen und Vertriebskosten werden in die Herstellungskosten nicht mit einbezogen.
Der Ansatz der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände erfolgt zum Nennwert abzüglich eventuell notwendiger Wertberichtigungen.
Die flüssigen Mittel sind zu Nominalwerten bilanziert.
Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden Ausgaben vor dem Abschlussstichtag ausgewiesen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit danach darstellen.
Das Eigenkapital ist zum Nennbetrag angesetzt.
Für erkennbare Risiken und ungewisse Verpflichtungen sind nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung sonstige Rückstellungen mit dem notwendigen Erfüllungsbetrag gebildet worden.
Die Verbindlichkeiten werden mit den Erfüllungsbeträgen angesetzt.
Latente Steuern werden für zeitliche, sich in der Zukunft voraussichtlich abbauende Differenzen zwischen den handels- und steuerrechtlichen Bilanzansätzen gebildet, soweit dies nach § 274 HGB zulässig ist. Eine sich insgesamt ergebende Steuerbelastung wird in der Bilanz als passive latente Steuer angesetzt werden. Im Falle einer Steuerentlastung würde vom entsprechenden Aktivierungswahlrecht kein Gebrauch gemacht werden. Im Geschäftsjahr ergab sich insgesamt eine passive latente Steuer.

IV. ERLÄUTERUNGEN ZUR BILANZ SOWIE ZUR GEWINN- UND VERLUSTRECHNUNG

Entwicklung des Anlagevermögens
Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist in dem als Anlage zum Anhang beigefügten Anlagespiegel dargestellt.

Die selbst geschaffene Software enthält ausschließlich Entwicklungskosten. Der nach § 285 Nr. 22 HGB anzugebene Gesamtbetrag beträgt demnach 247.833,00 €.

Die Anteile an verbundenen Unternehmen betreffen die 100 %ige Beteiligung an der WRS Softwareentwicklung GmbH, Hamm mit 100.000,00 €. Eine außerplanmäßige Abschreibung in Höhe von 200.000,00 € wurde vorgenommen. Das Jahresergebnis beträgt 18.835,11 € (Vorjahr: 30.883,34 €) und das Eigenkapital 44.835,94 € (Vorjahr:  56.883,34€).
Des Weiteren hält die Gesellschaft die 100 %ige Beteiligung an der elect iT GmbH, Berlin mit 5.381.800,70 €. Das Jahresergebnis beträgt 1.082.302,19 € (Vorjahr: 790.721,44 €) und das Eigenkapital 1.219.852,44 € (Vorjahr: 941.481,84€).

Es bestehen bei den Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen wie im Vorjahr keine Restlaufzeiten, die über ein Jahr hinausgehen.
Die Sonstigen Vermögensgegenstände bestehen zu 47.401,10 € aus Forderungen aus Steuern.

Die flüssigen Mittel in Höhe von 918.434,93 € (Vj. 1.198.127,19 €) sind Guthaben bei der Sparkasse Gütersloh-Rietberg und Sparkasse Marburg.

Das Stammkapital beträgt, wie im Vorjahr, 25.000,00 €.

Die Kapitalrücklage beträgt unverändert 1.000.000,00 €.

Die Gewinnrücklage beträgt unverändert 600.000,00 €.

Der Gewinnvortrag resultiert aus den Ausschüttungssperren der Vorjahre.

Die Steuerrückstellungen enthalten Gewerbesteuer in Höhe von 27.358,00 € für das Geschäftsjahr.

Die sonstigen Rückstellungen beinhalten Personalrückstellungen in Höhe von 156.871,24 € (Vorjahr 209.152,49 €), Rückstellungen für ausstehende Rechnungen und Schadensersatzforderungen in Höhe von 157.050,00 € (Vorjahr 459.400,00 €) und eine Rückstellung für Aufbewahrungsverpflichtungen in Höhe von 1.020,00 € (Vorjahr 1.020,00 €).

Die Fälligkeit der Verbindlichkeiten ergibt sich aus dem folgenden Verbindlichkeitenspiegel:

Der Unterdeckungsbetrag der Rheinischen Zusatzversorgungskasse (RZVK) beträgt für vote iT zum Bilanzstichtag 1.458.951 € (Vorjahr 1.325.988 €).

Sonstige Verbindlichkeiten aus Steuern bestehen in Höhe von 98.421,61 € (Vorjahr 42.093,85 €).

Die Umsatzerlöse gliedern sich wie folgt und wurden vollständig in Deutschland erzielt:

Die sonstigen betrieblichen Erträge enthalten periodenfremde Erträge in Höhe von 245.341,65  € (Vorjahr 59.648,16 €).

Der Materialaufwand beinhaltet Fremdlieferungen und Fremdleistungen.

Die Personalaufwendungen beinhalten Aufwendungen für Altersversorgung in Höhe von 68.380,44 €( Vorjahr 64.799,61€). Im Geschäftsjahr waren im Jahresdurchschnitt gem. § 285 Nr. 7 HGB 9 Arbeitnehmer beschäftigt, davon 8 in Vollzeit, 1 in Teilzeit und keine Aushilfen.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen resultieren unter anderem aus Lizenzen für Betriebs- und Geschäftsausstattung in Höhe von 51.685,68 € (Vorjahr  0,00 €), administrativen Dienstleistungen sowie Abschluss- und Prüfungskosten in Höhe von 37.356,30 € (Vorjahr 40.112,76 €), aus Rechts- und Beratungskosten in Höhe von 19.499,55 € (Vorjahr 50.346,31 €), sowie Reisekosten von 20.294,50 € (Vorjahr 7.224,05 €).

Die Zinsaufwendungen resultieren mit 730,55 € (Vorjahr 5.818,40 €) aus dem Gesellschafterdarlehen der regio iT GmbH.

Die Abschreibungen auf Finanzanlagen betreffen in Höhe von 200.000,00 € (Vorjahr 0,00 €) die außerplanmäßige Abschreibung von Anteilen an verbundenen Unternehmen.

Die Ertragsteuern betreffen mit 130.186,03 € (Vorjahr 93.922,20 € Körperschaftsteuer/Solidaritätszuschlag und mit 116.587,00 € (Vorjahr  85.294,00 €) Gewerbesteuer.

Aufgrund der unterschiedlichen Bewertungsansätze in der Handels- und Steuerbilanz ergeben sich im Geschäftsjahr temporäre Differenzen, die gemäß § 285 Nr. 29 HGB zu erläutern sind. Hieraus ergeben sich per Saldo passive latente Steuern in Höhe von 13.830,00 €, die nicht aktiviert wurden. Die latenten Steuern werden mit dem kombinierten Ertragssteuersatz für Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer von derzeit 30,21 % ermittelt.

Die Bewertungsunterschiede und die latenten Steuern stellen sich wie folgt dar:

V. HAFTUNGSVERHÄLTNISSE UND SONSTIGE FINANZIELLE VERPFLICHTUNGEN

Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Aus der Bilanz nicht ersichtliche sonstige finanzielle Verpflichtungen bestehen zurzeit in Höhe von jährlich 3.621,60 €.

VI. ORGANE DER GESELLSCHAFT

Gesellschafter zum 31. Dezember 2023

Geschäftsführung
Sven Eulitz, Geschäftsführer, Berlin
Andreas Poppenborg, Leiter eGovernment und Prokurist der regio iT, Harsewinkel (01-05/2023)
Dieter Rehfeld, Geschäftsführer, Aachen (ab 07/2023)

Die Gesamtbezüge der Geschäftsführung im Geschäftsjahr in Höhe von 76.881,62 € setzen sich wie

Herr Eulitz war hauptberuflich als Geschäftsführer bei der elect iT GmbH tätig und bezieht von der vote iT GmbH keine Verfügung.

Herr Poppenburg war hauptberuflich als Leiter eGovernment und Prokurist bei der regio iT tätig.

ERMITTLUNG DER AUSSCHÜTTUNGSSPERRE

VIII. SONSTIGE ANGABEN

Der Jahresabschluss der Gesellschaft wird in den Konzernabschluss der regio iT (Amtsgericht Aachen HRB 552) einbezogen, die den Konzernabschluss für den größten und kleinsten Kreis von Unternehmen aufstellt. Der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht der regio iT werden im Bundesanzeiger veröffentlicht.

Die Angaben der im Geschäftsjahr erfassten Honorare nach § 285 Satz 1 Nr. 17 HGB erfolgen im Konzernanhang der regio iT.

Die Mitglieder der Gesellschafterversammlung erhalten für ihre Tätigkeiten keine Bezüge.

Nachtragsbericht
Die Geschäftsführung der vote iT GmbH wurde in der Gesellschafterversammlung am 13.11.2023 beauftragt, alls Handlungen vorzunehmen, um die Verschmelzung der elect iT GmbH und der vote iT GmbH vorzubereiten. Der endgültige Beschluss zur Verschmelzung soll in einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung der vote iT GmbH erfolgen. Diese ist für den 29.04.2024 vorgesehen.

Gewinnverwendungsvorschlag
Die Geschäftsführung schlägt vor den ausschüttungsfähigen Jahresüberschuss in Höhe von1.110.719,86 an die Gesellschafter auszuschütten.

Aachen, den 12. März 2024, elect iT GmbH

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Dieter Rehfeld, Geschäftsführer             Sven Eulitz, Geschäftsführer 

sonstige Berichtsbestandteile

Angaben zur Feststellung: Der Jahresabschluss wurde am 18.03.2024 festgestellt.