Docufy GmbH

Docufy GmbH

Bamberg

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.04.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht für das Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023

A. Geschäfts- und Rahmenbedingungen

Grundlagen des Unternehmens

Die Docufy GmbH ist Hersteller professioneller Softwarelösungen zum Management von Produktinformationen und Produktwissen und bietet zudem produktbegleitende Dienstleistungen wie z. B. Schulungen und Workshops an sowie auf Kundenwunsch kundenindividuelle Anpassungen an der Software.

Geschäftsmodell

Das Geschäftsmodell besteht zu einem Teil darin, die Softwareprodukte an industrielle Kunden zu vermarkten, d. h. Lizenzen zu verkaufen, die mit entsprechenden Wartungsverträgen gekoppelt sind.

Der zweite Teil ist die Erbringung von sog. "Customizing"-Dienstleistungen. In diesem Bereich werden die bestehenden Softwareprodukte auf kundenspezifischen Wunsch angepasst. Auch hier ist eine entsprechende Wartung an den Dienstleistungsumfang gekoppelt.

Die Entwicklung der Standardprodukte erfolgt innerhalb des Unternehmens. Die Entwicklung neuer Features erfolgt im Rahmen der Roadmap und ist ausgerichtet auf die strategischen Ziele der Docufy und der Wünsche der Kunden und Interessenten.

Anpassung des Geschäftsjahres

Aufgrund der Anpassung an das Geschäftsjahr unseres Investors Elvaston Capital Management GmbH, hatten wir in diesem Jahr ein verkürztes Geschäftsjahr (im Nachfolgenden als Rumpfgeschäftsjahr gekennzeichnet) mit Stichtag 31.12.2023. Dadurch ist ein direkter Vergleich zu den Vorjahreswerten aufgrund des neunmonatigen Bestehens nicht gegeben.

Ziele und Strategien

Unsere Vision

Mit unserer exzellenten Software-Suite gelingt es Unternehmen, ihre Informationen zu erschließen und mit ihrem Wissen zum nachhaltigen Unternehmenserfolg beizutragen.

Unsere Mission

Wir entwickeln hochwertige und umfassende Softwarelösungen für global agierende Industrieunternehmen. Die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden treiben unser lösungsorientiertes Handeln an. Mit einem kompetenten Experten-Team, das mit Innovationskraft und Leidenschaft arbeitet und mit unseren starken Partnern finden wir Antworten auf ihre Fragen von morgen.

Unsere Kunden

Unsere Zielgruppen reichen vom Technologie-Startup über Mittelständler bis hin zum global agierenden Industriekonzern aus den Branchen

Dank unserer Beratung, unserer Konzepte und unserer Software gelingt es unseren Kunden, ihre Produktinformationen optimal zu gestalten, zu erstellen und zu publizieren. Unsere Software ermöglicht es unseren Kunden, ihre Produkte zu analysieren, zu beschreiben (Bedienung, Wartung, Reparatur) und zu publizieren - bis hin zu deren Endkunden mobil oder auf der Maschine.

Die finanziellen Ziele sind in einem Business Plan DOCUFY 2025 beschrieben und werden für jedes Geschäftsjahr einem detaillierten Planungsprozess unterworfen.

Standorte/Schwestergesellschaften

Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Bamberg. Außerdem existiert ein zweiter Standort in Walldorf-Wiesloch.

Zum 01.01.2023 (mit notariellem Kaufvertrag vom 14.12.2022 und 10.01.2023) wurde die österreichische door2solution übernommen, mit Sitz in Wien, die die Produktpalette der Docufy erweitert um einen Ersatzteilkatalog und Docufy damit den Anfragen der Kunden nachkommen kann.

Steuerungssystem

Die Steuerung der Docufy GmbH erfolgt sowohl über finanzielle und nicht finanzielle Leistungsindikatoren, welche von zentraler Bedeutung für die zielorientierte und nachhaltige Umsetzung der Unternehmensplanung und -strategie ist. Zu den wesentlichen internen Leistungsindikatoren zählen:

Darüber hinaus werden noch eine Reihe weiterer Leistungsindikatoren für unsere Investoren zur Unternehmenssteuerung herangezogen, u. a.

Mitarbeiter

Die Mitarbeiterzahl der Docufy GmbH betrug zum Bilanzstichtag 133 Beschäftigte. Gegenüber dem korrespondierenden Zeitpunkt des Vorjahres (Stichtag 31.03.2023: 128 Beschäftigte) ergibt sich ein leichtes Wachstum.

Entwicklung der Branche

Die IT-Branche hat sich im Jahr 2022 nach der Corona-Krise und schwieriger gesamtwirtschaftlicher Lage im Laufe des Jahres überdurchschnittlich gut entwickelt. Nach den Marktzahlen des Bundesverbandes der Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Medien e. V. (BITKOM) verzeichnete der deutsche IT-Markt in 2022 einen Umsatz von über 100 Milliarden Euro. Der für die Docufy GmbH wesentliche Marktbereich IT-Services wuchs laut BITKOM für das Jahr 2022 mit 3,9 % im Vergleich zu 2021. Für 2023 liegt die Prognose bei rund 50 Mrd. Euro. Die IT-Branche steht unter anderem angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Wirtschaft und Gesellschaft weiterhin vor großen Herausforderungen und tiefgreifenden Veränderungen. Zugleich bieten sich hieraus auch vielfältige Chancen. Die Transformation in eine digitale Zukunft ist in vollem Gange. Vier große Themen durchziehen alle Prognosen und beherrschen die Agenda der Unternehmen in den kommenden Jahren: Geschwindigkeit, Kundennähe, Innovation und Agilität. Der Fokus liegt demnach nicht mehr nur auf Optimierung und Kostenreduzierung. Dabei könnten sich in den kommenden Jahren nach Ansicht der IT-Analysten auch die Budgets zunehmend in Richtung der Themen wie künstliche Intelligenz einschließlich Big Data & Analytics, Internet of Things und Customer Experience verschieben. Der steigende Handlungsdruck zwingt zusehends Unternehmen, sich mit technologischen Veränderungen zu beschäftigen, damit sie die Anforderungen ihrer Kunden und Geschäftspartner auch in Zukunft noch erfüllen und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen können. Im Unternehmen selbst stehen wiederum geänderte Anforderungen der Mitarbeiter an die Arbeitswelt und an die interne Organisation mit deren Strukturen, Prozessen und Services im Fokus.

Die IT treibt branchenübergreifend die Industrialisierung von Services voran. Sie ist in vielen Bereichen der wichtigste Treiber von Innovationen. Aufgrund der hohen, strategischen Bedeutung ist davon auszugehen, dass Unternehmen bereits geplante Digitalisierungsprojekte auch bei einer möglichen Konjunktureintrübung umsetzen könnten. Softwareprodukte werden auch zukünftig elementare Bausteine einer Digitalisierungsstrategie sein.

Insbesondere die Thematik Chat GPT und künstliche Intelligenz bzw. maschinelles Lernen und damit verbundene Optimierungen aber auch Einsparpotenziale werden in den nächsten Jahren die Treiber für die IT-Branche sein.

Geschäftsverlauf

Die Geschäftsentwicklung der DOCUFY GmbH war insgesamt sehr zufriedenstellend. Trotz der schwierigen konjunkturellen Rahmenbedingungen konnten Umsatz und Auftragseingang weiter gesteigert werden. Auch im Geschäftsjahr 2024 ist mit einer Fortsetzung des Wachstums zu rechnen. Das Wachstumspotenzial liegt insbesondere in der Erschließung neuer Zielgruppen durch weitere Zukäufe, die sowohl neue Märkte als auch Inhalte zum Produktportfolio ermöglichen. Auch Weiterentwicklungen in Richtung Künstlicher Intelligenz und vereinfachten und übersichtlicheren Benutzeroberflächen. Die Neuprodukte sollen auch bei unseren Bestandskunden neue Abteilungen erschließen. Neben Software-as-a-Service-Modellen treiben nutzenbasierte Abrechnungssysteme und Cloudifizierung das Wachstum der Docufy GmbH an.

Der Bereich Kundenindividualisierungen konnte im vergangenen Jahr ebenfalls Zuwächse verzeichnen. Durch neue Anforderungen bestehender und neuer Kunden wird das Know How im Informationsmanagement weiter ausgebaut und hebt Docufy positiv vom Markt ab.

Das Ergebnis wurde durch folgende Rahmenbedingungen negativ beeinflusst:

Forschung- und Entwicklung

Die Docufy GmbH legt verstärkt ihren Fokus auf Forschung und Entwicklung. Dies betrifft zum einen Kooperationen mit Partnerunternehmen hinsichtlich innovativer Digitalisierungsprojekte aber auch Eigenentwicklung zukunftsgerichteter Produkte, die die Herausforderungen von morgen adressieren.

Insbesondere die Forschung Richtung Künstlicher Intelligenz und der Weiterentwicklungen der Produktpalette dorthin zeichneten die Forschung bis hin zur Beta-Entwicklung im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 aus.

B. Darstellung der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage

Die Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage der Docufy GmbH hat sich im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 insgesamt positiv entwickelt.

Ertragslage

Das Rohergebnis der Docufy GmbH entwickelte sich positiv. Das Rohergebnis ist auf 11.297.541,17€ (Vorjahr: 13.736.709,07€) gesunken, da das Rumpfgeschäftsjahr nur neun Monate hatte. Auch der Personalaufwand ist durch das verkürzte Rumpfgeschäftsjahr auf 6.644.296,41€ (Vorjahr 8.141.254,02€) gesunken. Sonstige betriebliche Aufwendungen sanken auf 2.289.884,14€ (Vorjahr 2.659.822,54€). Der durchschnittliche Aufwand pro Monat stieg jedoch aufgrund erhöhter Aufwendungen für Messen und Hosting. Das EBITDA fiel im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 auf 2.363.360,52€ (Vorjahr 2.935.632,54€). Pro Monat konnte eine Steigerung von 244.636,05€ auf 262.595,62€ verzeichnet werden. Die Abschreibungen sind auf 769.848,83€ (Vorjahr 1.017.078,83) gesunken. Insgesamt konnte mit 1.131.414,37€ ein gutes Jahresergebnis erzielt werden, welches in Relation zum Vorjahresergebnis (1.274.198,60€) im Monatsdurchschnitt um 18,39% stieg.

Die Auftragslage entwickelte sich negativ. Der Auftragsbestand reduzierte sich von 4.153.000€ auf 3.386.579,15€.

Finanzlage

Die Finanzierung der Geschäftstätigkeit erfolgt mit Eigenkapital. Die Eigenkapitalquote ist auf 73,55% (Vorjahr 72,55%) gestiegen.

Die Gesellschaft war im Berichtszeitraum jederzeit in der Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, eine Kreditlinie wurde nicht in Anspruch genommen.

Vermögenslage

Die Bilanzsumme der DOCUFY GmbH betrug am Bilanzstichtag 21.493.009,85€, was einen Anstieg von 6,23% zum Vorjahr bedeutet. Auf der Aktivseite war der Anstieg im Wesentlichen durch den Anstieg der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen auf 3.102.350,92€ getrieben (Vorjahr 2.527.403,94 €). Auf der Passivseite war der Anstieg im Wesentlichen durch das positive Jahresergebnis (2.397.867,31€) veranlasst.

Wesentliche Verpflichtungen gegenüber Kreditinstituten waren während des Geschäftsjahres und zum Bilanzstichtag nicht vorhanden.

Insgesamt entwickelte sich die Ertrags-, Finanz, und Vermögenslage der DOCUFY GmbH sehr positiv und das Unternehmen führt das konstante und stabile Wachstum fort.

C. Prognosebericht

Voraussichtliche Entwicklung

Für das Geschäftsjahr 2024 wird trotz der nach wie vor schwierigen Gesamtwirtschaftslage u. a. aufgrund des Ukraine-Kriegs, der hohen Inflation und des Rezessionsrisikos (Institut für Makroökonomie und Konjunkturforschung) ein weiteres Umsatzwachstum prognostiziert. Dieses erwarten wir über dem Niveau des Rumpfgeschäftsjahrs 01.04.2023 bis 31.12.2023. Chancen für die zukünftige Entwicklung liegen insbesondere im Ausbau der Docufy Suite und der Standardprodukte um künstliche Intelligenz und weiteren Unternehmenszukäufen.

Die bereits gute Produktivität soll durch Prozessverbesserungen mit Hinblick auf Effizienzgewinn noch weiter gesteigert werden, wodurch von einer leicht steigenden Produktivität im Vergleich zum Vorjahr ausgegangen werden kann.

Die Geschäftspolitik wird im Wesentlichen unverändert bleiben.

Im nächsten Geschäftsjahr soll der Fokus auf ein anorganisches Wachstum gesetzt werden.

Das EBITDA erwarten wir aufgrund des höheren Umsatzes und steigenden Kosten deutlich über dem Niveau vom Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023. Das angestrebte weitere Unternehmenswachstum wird begleitet durch kontinuierliche Optimierungen der gesamtheitlichen Prozesse entlang der kompletten Wertschöpfungskette mit entsprechender Fokussierung auf die Organisation und die Optimierung der Dienstleistungsqualität für unsere Kunden sowie der Ausbau der Standardprodukte. Durch diese Maßnahmen soll die niedrige Churn-Rate (1,3%) auch im kommenden Geschäftsjahr gehalten werden und ein Abwandern der Kunden vermieden werden.

Die Profitabilität unserer Produkte und Dienstleistungen soll durch Preiserhöhungen sowie die schon angesprochenen Effizienzgewinne im Vergleich zum Vorjahr leicht gesteigert werden.

Durch die zukünftige Fokussierung der Docufy GmbH auf Cloud- und Serviceleistungen wird von einem steigenden Recurring Revenue, d. h. wiederkehrende Einnahmen, ausgegangen. Konkret wird sich das in einer erhöhten Anzahl von sogenannten Software as a Service-Verträgen (SaaS) abbilden.

D. Risiken & Chancen

Risikomanagementsystem

Das Risikomanagementsystem der DOCUFY GmbH ist Bestandteil sämtlicher Unternehmensprozesse und wird stetig weiterentwickelt. Die Rahmenbedingungen und Vorgaben sind in der Richtlinie zum Risikomanagement beschrieben. Mit dem Ziel, möglichen Schaden vom Unternehmen abzuwenden, ist grundsätzlich vor der Einführung eines neuen Prozesses oder eines informationsverarbeitenden Systems eine Risikoanalyse durchzuführen. Auch weitere Veränderungen im Unternehmen, wie z. B. Reorganisationen, neue Großprojekte und Veränderungen bei Kunden können Auswirkungen und damit auch Risiken für die Docufy GmbH bedeuten.

Das grundsätzliche Bestreben der Docufy GmbH ist es, die identifizierten Risiken so weit zu reduzieren, dass die verbleibenden Risiken unterhalb der Akzeptanzschwelle liegen. Bevorzugt wird hierbei die Risikoreduktion mittels Anwendung angemessener Maßnahmen, welche regelmäßig hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft werden.

Im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 sind folgende Hauptrisiken identifiziert worden:

• Fachkräftemangel

Unverändert bleibt es eine Herausforderung, qualifiziertes Personal zu akquirieren und zu binden, um dem Unternehmenswachstum gerecht zu werden. Dieser Herausforderung tritt die Docufy GmbH mit intensiven Recruiting-Maßnahmen entgegen. Mit der Teilnahme an Messen forcieren wir weiterhin die Zusammenarbeit mit Universitäten und Fachhochschulen. Als Unternehmen mit Dienstleistungs- und Beratungsumsatz ist die Docufy GmbH in besonderem Maße von dem Know-how, der Motivation und dem Engagement der Mitarbeiter abhängig. Sie stellen die mit Abstand bedeutendste Ressource des Unternehmens dar. Hieraus resultieren Risiken, die je nach Position und Einsatzbereich der Mitarbeiter unterschiedlich stark ausgeprägt sind. Docufy pflegt hier eine sehr sorgfältige Mitarbeiterauswahl durch ausführliche Bewerbungsgespräche in mehreren Stufen. Mit der weiteren Verfeinerung des "Onboarding-Prozesses" wurde bei steigendem Mitarbeiterwachstum eine effiziente und koordinierte Einarbeitung weiter sichergestellt. Nebst der klassischen Recruiting-Präsenz über Stellenportale und durch die Zusammenarbeit mit Headhuntern und Hochschulen konnten eine Vielzahl neuer Talente für die Docufy GmbH gewonnen werden.

• Finanzen

Liquiditätsrisiken können entstehen, wenn die Gesellschaft nicht in der Lage sein sollte, die notwendigen Finanzmittel zu beschaffen, um fällige Verpflichtungen fristgerecht und betragsgenau uneingeschränkt begleichen zu können. Im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 waren keinerlei Liquiditätsrisiken zu verzeichnen. Ausfallrisiken ergeben sich, wenn der Vertragspartner bei einem Geschäft seinen Verpflichtungen nicht oder nicht fristgerecht nachkommen kann und dadurch Verluste entstehen. Die Ausfälle bei der Docufy GmbH waren in den letzten Jahren stets auf einem niedrigen Niveau, was sich auch im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 weitestgehend verstetigte.

Die genannten Risiken können adressiert werden und geeignete Gegenmaßnahmen wurden ergriffen.

• M&A-Aktivitäten

Risiken aus Merger & Akquisition Aktivitäten können durch eine unzureichende Due Diligence und damit verbunden einem fehlerhaften Kaufvertrag entstehen. Um diese Risiken ausreichend zu adressieren, arbeitet die Docufy GmbH mit renommierten und erfahrenen Kanzleien und Beratern zusammen und lässt die Ergebnisse auch von Elvaston prüfen.

Die Risikolage der Docufy GmbH wird daher mäßig eingeschätzt.

Chancen

Das integrierte Management System der Docufy GmbH wird kontinuierlich verbessert und stetig auf inner- wie außerbetriebliche Veränderungen angepasst. Dadurch werden unternehmensinterne Prozesse kritisch reflektiert, um verbundene Verbesserungspotentiale zu identifizieren und in der Folge die eigenen Abläufe effizienter zu gestalten. Auf Grundlage der Norm ISO 9001 wurde im Rumpfgeschäftsjahr 01.04.2023 bis 31.12.2023 das Überwachungsaudit erfolgreich durchgeführt. Im Rahmen der Management-Prozesse werden regelmäßig die Bewegungen des Marktes, des Wettbewerbs und der Kunden analysiert. Diese bilden die Grundlage für die strategische Ausrichtung der Docufy GmbH.

Prognostiziertes Wachstum in der IT-Branche

Der Markt für Informationstechnik soll wie im Vorjahr überdurchschnittlich zulegen. So sollen die weltweiten Ausgaben für Software im Vergleich zum Vorjahr um rund 12,6% wachsen. Die Investitionen werden in digitale Infrastrukturen, Geräte, Software und Services getätigt. Insbesondere das Software-Geschäft soll kräftig steigen. Der Hype um generative KI lässt das Segment der Rechenzentren besonders stark wachsen (Statista). Die Docufy GmbH adressiert das wachsende IT-Umfeld mit seinen Services und Produkten. Neben den klassischen Lizenzmodellen bietet die Docufy GmbH Cloud-Lösungen in mehreren Varianten an. Diese adressieren auch den vorherrschenden IT-Fachkräftemangel. Durch ein Auslagern des Betriebs an den Softwarehersteller können im Betrieb des Kunden IT-Arbeitskräfte eingespart werden.

Positionierung im Markt

Am Markt genießt die Docufy GmbH nach wie vor einen sehr guten Ruf. Im Geschäftsbereich der Technischen Dokumentation profitiert das Unternehmen sehr von der außergewöhnlichen Vielfalt und Qualität seiner kundenindividuellen Lösungsangebote sowie der ineinandergreifenden Produktpalette. Durch den Ausbau seiner Leistungen in den Bereichen Cloud, Service und Software-Betrieb erschließt sich das Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten und setzt dabei konsequent auf seine Stärken, Qualität und Sicherheit. Auch die weiter voranschreitende Integration und Verzahnung der Softwarelösungen in der DOCUFY Suite ermöglicht es der Docufy, die vorhandene Nachfrage sowohl von Bestands- wie auch von Neukunden noch besser abzudecken und sich weiterhin gut im umkämpften Markt zu behaupten.

Steigende Anforderungen an Sicherheitsaspekte

Neue Arbeitsmodelle und -konzepte erfordern ein erhöhtes Maß an Sicherheit. Entsprechend erwarb die Docufy GmbH eine TISAX Zertifizierung nach dem VDA ISA Katalog. Diese Erweiterung zu dem bereits bestehenden integriertem Management System dient der Anerkennung von Informationssicherheitsstandards in der Automobilindustrie. Eine bescheinigte hohe IT-Sicherheit birgt Chancen für die Zukunft, da sich die Docufy GmbH von anderen Softwareherstellern in der Branche hiermit abhebt. Sie kann somit die erforderlichen Informationssicherheitsstandards der Kunden der Kernsegmente Automobilhersteller und -zulieferer zusichern.

Bilanz zum 31. Dezember 2023

Aktiva

Passiva

Gewinn- und Verlustrechnung vom 1. April 2023 bis zum 31. Dezember 2023

Anhang für das Rumpfgeschäftsjahr 1. April 2023 bis zum 31. Dezember 2023

I. Allgemeines

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses der Docufy GmbH, Bamberg, (nachfolgend "Docufy" oder "Gesellschaft") für das Rumpfgeschäftsjahr 2023 sind die Vorschriften des HGB für mittelgroße Kapitalgesellschaften i.S.d. § 267 Abs. 2 HGB und des GmbH-Gesetzes angewendet worden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren gemäß § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt.

Die Docufy mit Sitz in Bamberg wird im Handelsregister B in Bamberg unter der Nummer HRB 10571 geführt.

Die Gesellschafter haben am 19. Oktober 2023 beschlossen, das vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahr der Gesellschaft ab dem 1. Januar 2024 auf das Kalenderjahr umzustellen. Die Zeit vom 1. April 2023 bis 31. Dezember 2023 war daher ein Rumpfgeschäftsjahr.

Da das Rumpfgeschäftsjahr nur einen Zeitraum von neun Monaten umfasst, sind die Angaben im Jahresabschluss zum Vorjahr, das einen Zeitraum von zwölf Monaten umfasst, nur eingeschränkt vergleichbar.

II. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände sind zu Anschaffungskosten erfasst und werden, sofern sie der Abnutzung unterliegen, entsprechend ihrer Nutzungsdauer um planmäßige Abschreibungen (zwischen 4 und 15 Jahren, lineare Methode) vermindert.

Sachanlagen sind zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen angesetzt. Die planmäßigen Abschreibungen erfolgen ausschließlich nach der linearen Methode unter Zugrundelegung der betriebsindividuellen technischen und wirtschaftlichen Nutzungsdauern. Auf Zugänge im Laufe eines Geschäftsjahrs wird die Abschreibung zeitanteilig nach Monaten verrechnet. Die Nutzungsdauer der Betriebs- und Geschäftsausstattung wird zwischen 3 und 20 Jahren angenommen.

Geringwertige Anlagegüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis € 800 werden im Erwerbsjahr voll abgeschrieben.

Finanzanlagen werden mit ihren Anschaffungskosten und bei voraussichtlich dauernder Wertminderung mit ihrem am Abschlussstichtag beizulegenden niedrigeren Wert angesetzt.

In die Herstellungskosten der unfertigen Leistungen wurden neben den unmittelbar zurechenbaren Kosten auch notwendige Gemeinkosten einbezogen.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und die sonstigen Vermögensgegenstände werden grundsätzlich zum Nennbetrag (Anschaffungskosten) bilanziert. Den in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen enthaltenen Risiken wird durch die Bildung erforderlicher Einzelwertberichtigungen Rechnung getragen. Eine angemessen dotierte Pauschalwertberichtigung berücksichtigt die nicht durch Einzelwertberichtigungen abgedeckten Risiken. Die Pauschalwertberichtigung wird mit 1 Prozent auf die nicht einzelwertberichtigten Nettoforderungen angesetzt.

Die flüssigen Mittel werden zum Nennwert angesetzt.

Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten wird mit dem anteiligen Nennbetrag angesetzt.

Das gezeichnete Kapital wird zum Nennbetrag bilanziert.

Die Steuerrückstellungen werden im notwendigen Umfang dotiert.

Bei der Bewertung der sonstigen Rückstellungen wird allen erkennbaren Risiken und ungewissen Verbindlichkeiten unter Beachtung der §§ 249, 253 HGB angemessen Rechnung getragen. Die Bewertung erfolgt nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung. Dabei werden bei der Ermittlung des notwendigen Erfüllungsbetrags künftig erwartete Preis- und Kostensteigerungen berücksichtigt. Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von über einem Jahr werden jeweils mit dem von der Bundesbank ermittelten und bekannt gemachten laufzeitkongruenten durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre abgezinst.

Verbindlichkeiten sind zum Erfüllungsbetrag angesetzt.

Geschäftsvorfälle in fremder Währung werden mit dem Kurs zum Zeitpunkt der Erstverbuchung bewertet. Am Abschlussstichtag erfolgt die Umrechnung von auf fremde Währung lautenden Vermögensgegenständen und Verbindlichkeiten zum dann geltenden Devisenkassamittelkurs gemäß § 256a HGB.

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten wird mit dem anteiligen Nennbetrag angesetzt.

III. Erläuterungen zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung

Bilanz

Die Gesellschaft ist zu 100% am Kapital des verbundenen Unternehmens "door2solution software GmbH" mit Sitz in Wien (Österreich) beteiligt. Im Jahresabschluss des verbundenen Unternehmens für das Geschäftsjahr 2023 ist nach einem Jahresüberschuss von 1.335,08 € zum 31. Dezember 2023 ein Eigenkapital von 112.840,32 € ausgewiesen.

Die Zusammensetzung und Entwicklung des Anlagevermögens im Rumpfgeschäftsjahr 2023 ist in einer gesonderten Aufstellung (Entwicklung des Anlagevermögens) als Anlage zum Anhang dargestellt.

Von den sonstigen Vermögensgegenständen haben 61.033,00 € (Vorjahr 60.000 €) eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr. Im Übrigen haben die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände, wie im Vorjahr, eine Restlaufzeit bis zu einem Jahr.

Sämtliche Verbindlichkeiten haben, wie im Vorjahr, eine Restlaufzeit bis zu einem Jahr.

Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Sonstige finanzielle Verpflichtungen, deren Angabe für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung ist, bestehen aus:

Weitere derartige Verpflichtungen bestehen in Kaufpreisnachzahlungen, die sich für den Erwerb von Unternehmensbeteiligungen in früheren Geschäftsjahren in Abhängigkeit von deren Geschäftsverlauf ergeben können. Auf Basis der vertraglich vereinbarten, gestaffelten Planergebnisse könnten diese Verpflichtungen für die Geschäftsjahre 2024 bis 2025 bis zu 404.800,00 € betragen. Sollten die Planergebnisse übertroffen werden, so könnten allerdings auch höhere, derzeit nicht bezifferbare Kaufpreisnachzahlungen anfallen.

Gewinn- und Verlustrechnung

In den im Rohergebnis enthaltenen sonstigen betrieblichen Erträgen sind Erträge aus der Währungsumrechnung in Höhe von 7.167,07 € (Vorjahr 821,81 €) enthalten.

IV. Sonstige Angaben

Anzahl der Arbeitnehmer

Die durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahres beschäftigten Mitarbeiter betrug:

Mitglieder der Geschäftsführung

Die kaufmännische Geschäftsführerin, Nadine Prill, Sand am Main, war im Rumpfgeschäftsjahr 2023 alleinige Geschäftsführerin der Gesellschaft.

Sie hat für ihre Tätigkeit direkte Bezüge erhalten. Es wird jedoch, unter Inanspruchnahme des § 286 Abs. 4 HGB, die Angabe zu diesen Bezügen unterlassen.

Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Schluss des Rumpfgeschäftsjahrs 2023

Im Geschäftsjahr 2024 hat sich die Gesellschaft an mehreren Unternehmen zu jeweils 100% beteiligt.

Die dafür im Geschäftsjahr 2024 insgesamt zu zahlenden Kaufpreisanteile betragen 8.194.934,50 € und werden teilweise durch Darlehen von Kreditinstituten über 4.500.000,00 € finanziert, die bis ins Geschäftsjahr 2029 zu tilgen sind.

Weitere Kaufpreisanteile von 628.287,50 € sind bei Erfüllung vertraglich bestimmter Voraussetzungen in den Geschäftsjahren 2025 und 2026 zu zahlen.

In Abhängigkeit vom Verlauf der mit den Unternehmensbeteiligungen erworbenen Geschäfte in den Geschäftsjahren 2024 bis 2026 können eventuell weitere Kaufpreisanteile in den Geschäftsjahren 2025 bis 2027 zu zahlen sein. Deren Höhe ist allerdings derzeit nicht bezifferbar.

Alle Gesellschaften, deren Anteile im Geschäftsjahr 2024 erworben wurden, wurden rückwirkend zum 1. Januar 2024 auf die Gesellschaft verschmolzen und damit aufgelöst.

Ergebnisverwendungsvorschlag

Die Geschäftsführer schlagen vor, den Jahresüberschuss des Rumpfgeschäftsjahrs 2023 in Höhe von 1.131.414,37 € - zusammen mit dem Gewinnvortrag aus dem Vorjahr in Höhe von 1.266.452,94 € - auf neue Rechnung vorzutragen.

Die Gesellschafterversammlung vom 25. Oktober 2024 hat den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 festgestellt. Der zur Offenlegung bestimmte Jahresabschluss wurde nach § 327 HGB verkürzt. Zu dem vollständigen Jahresabschluss und dem Lagebericht wurde der nachfolgende Bestätigungsvermerk erteilt:

An die Docufy GmbH, Bamberg:

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der Docufy GmbH - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der Docufy GmbH, Bamberg, für das Rumpfgeschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d. h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen."