documentus Bayern GmbH

documentus Bayern GmbH

Gersthofen

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021

Bilanz zum 31. Dezember 2021

AKTIVA

PASSIVA

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2021

Anhang für das Geschäftsjahr 2021

Erläuterungen zum Jahresabschluss

1. Allgemeines

Die documentus Bayern GmbH mit Sitz in Gersthofen ist im Handelsregister des Amtsgerichts Augsburg unter der Handelsregisternummer HRB 10622 eingetragen.

Der Jahresabschluss der documentus Bayern GmbH, Gersthofen für das Wirtschaftsjahr 2020 wurde nach den Vorschriften des HGB sowie des GmbH-Gesetzes erstellt.

Sämtliche Angaben, bei denen ein Auswahlrecht zwischen Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang besteht, wurden aus Gründen der Übersichtlichkeit und Klarheit in den Anhang verlagert.

Die Bewertungs- und Bilanzierungsmethoden wurden gegenüber dem Vorjahr nicht verändert.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird nach dem Gesamtkostenverfahren gem. § 275 Abs. 2 HGB erstellt.

In 2012 wurde ein Ergebnisabführungsvertrag mit der Muttergesellschaft abgeschlossen. Aus diesem Grund wurde die Position "Aufgrund eines Gewinnabführungsvertrages abgeführter Gewinn" in die Gewinn- und Verlustrechnung als zusätzlicher Posten eingefügt.

2. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Das Anlagevermögen wird zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten im Sinne des § 255 HGB aktiviert. Die Zugänge des Wirtschaftsjahres werden ab Zugangsmonat pro rata temporis abgeschrieben.

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis EUR 800,00 werden im Jahr des Zugangs in voller Höhe abgeschrieben.

Das Finanzanlagevermögen wird mit Anschaffungskosten angesetzt, gegebenenfalls vermindert um außerplanmäßige Abschreibungen, sofern zum Stichtag der dauerhaft niedrigere Wert niedriger ist als die Anschaffungskosten.

Das Umlaufvermögen wird ebenfalls zu Anschaffungs- und Herstellungskosten gemäß § 255 HGB aktiviert.

Die Bewertung der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe erfolgt zu Anschaffungs- und Herstellungskosten bzw. dem niedrigeren Tagespreis zum Bilanzstichtag.

Für ungängige Bestände erfolgen angemessene Abschläge.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände werden zum Nennwert angesetzt. Erkennbaren Risiken wird durch die Bildung von Einzelwertberichtigungen Rechnung getragen. Das allgemeine Kreditrisiko ist durch eine Pauschalwertberichtigung berücksichtigt.

Beim Ansatz der Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens wird das strenge Niederstwertprinzip beachtet.

Latente Steuern werden ab 2010 für zeitliche Unterschiede zwischen den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Wertansätzen von Vermögensgegenständen, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten ermittelt. Die Ermittlung der latenten Steuern erfolgt auf der Basis eines Ertragsteuersatzes von 30 %. Eine sich insgesamt ergebende Steuerbelastung würde in der Bilanz als passive latente Steuer angesetzt werden. Im Falle einer Steuerentlastung würde vom entsprechenden Aktivierungswahlrecht kein Gebrauch gemacht werden.

Für alle erkennbaren Risiken und ungewisse Schulden am Bilanzstichtag werden angemessene Rückstellungen gebildet. Der Ansatz erfolgt in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages.

Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre abgezinst (veröffentlicht von der Deutschen Bundesbank gemäß § 253 Abs. 2 HGB). Dabei wurde gemäß § 253 Abs. 2 HGB bei den langfristigen Personal-rückstellungen pauschal eine Restlaufzeit von 15 Jahren angenommen. Zukünftige Preis- und Kostensteigerungen werden berücksichtigt, sofern ausreichende objektive Hinweise für deren Eintritt vorliegen.

Verbindlichkeiten sind jeweils mit dem Erfüllungsbetrag angesetzt.

Geschäftsvorfälle in fremder Währung wurden mit dem Kurs der Erstbuchung bewertet. Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten werden zum Devisenkassamittelkurs am Abschlussstichtag bewertet.

3. Erläuterungen zur Bilanz

Die Entwicklung des Anlagevermögens ist aus dem Anlagespiegel am Ende des Anhanges zu entnehmen. Bei den geringwertigen Anlagegütern bis EUR 800,00 wurde der Abgang im Zugangsjahr unterstellt.

Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen wurden zu Anschaffungskosten angesetzt und, soweit abnutzbar, um planmäßige Abschreibungen vermindert.

Die Abschreibungen wurden nach der geschätzten Nutzungsdauer der jeweiligen Wirtschaftsgüter vorgenommen. Sie werden ausschließlich linear vorgenommen.

Der Ansatz der Finanzanlagen erfolgte zu Anschaffungskosten.

Die Forderungen und Sonstigen Vermögensgegenstände haben bis auf EUR 150.321,83 eine Restlaufzeit von weniger als einem Jahr.

Die sonstigen Rückstellungen setzen sich wie folgt zusammen:

Durch die erstmalige Anwendung der Bestimmungen des BilMoG hat sich bei der Bewertung der Rückstellungen zum 01.01.2010 ein Auflösungsbetrag in Höhe von EUR 2.688,00 ergeben. Dieser Betrag wurde in Anwendung der Bestimmungen des Art. 67 Abs. 1 Satz 3 EGHGB ergebnisneutral in die Gewinnrücklagen eingestellt.

Die Verbindlichkeiten sind wie folgt strukturiert:

Der unter der Position Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesene Betrag ist teilweise durch übliche Eigentumsvorbehalte der Lieferanten gesichert.

In den Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen sind Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern in Höhe von EUR 827.037,84 enthalten.

4. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren gegliedert.

Die Abschreibungen sind aus dem Anlagespiegel ersichtlich.

Die sonstigen betrieblichen Erträge betreffen Versicherungserstattungen, Anlagen-verkäufe, Rückstellungsauflösungen und andere Erträge.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen betreffen vor allem Abschreibungen auf Forderungen, Betriebs- und Instandhaltungsaufwendungen sowie die Aufwendungen für Verwaltung und Vertrieb.

Steuern vom Einkommen und vom Ertrag fallen aufgrund des Ergebnisabführungs-vertrages und der damit bestehenden Organschaft nicht an.

5. Sonstige Angaben

Als Geschäftsführer der Gesellschaft war im Berichtsjahr bestellt:

Am Abschlussstichtag bestanden folgende Haftungsverhältnisse und sonstige finanzielle Verpflichtungen:

• Haftungsverhältnisse

Die Gesellschaft ist Mitschuldnerin für zwei Darlehens bei der VR Bank Augsburg-Ostallgäu eG (Kreditnehmer: Umwelt Service Mannert GmbH). Die Darlehen valutierten zum 31.12.2021 mit EUR 497.899,31.

Außerdem wurde für die Umwelt Service Mannert GmbH zur Sicherung eines Darlehens bei der Münchner Bank e. G. eine Bürgschaft von TEUR 330 abgegeben (Darlehen valutiert zum 31.12.2021 mit EUR 582.129,85).

Mit einer Inanspruchnahme der Haftungsverhältnisse ist nach derzeitigem Stand nicht zu rechnen.

Mit Ausnahme branchenüblicher Lieferanteneigentumsvorbehalte bestanden keine weiteren aus der Bilanz nicht ersichtlichen Haftungsverhältnisse.

• Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Im Geschäftsjahr wurden im Durchschnitt 119 Mitarbeiter (77 Arbeiter, 42 Angestellte) beschäftigt.

Aufgrund des bestehenden Ergebnisabführungsvertrages wird der Gewinn 2021 in Höhe von EUR 992.529,30 an die Muttergesellschaft, die HM Verwaltungs GmbH, abgeführt.

Angaben zur Feststellung:

Der Jahresabschluss wurde am 15. Dezember 2022 festgestellt.

Anlagenspiegel 2021

Lagebericht 2021

Inhalt

1. Grundlagen des Unternehmens

2. Wirtschaftsbericht

2.1. Branchenentwicklung

2.2. Geschäftsentwicklung

3. Prognose- Chancen- und Risikobericht

4. Risikomanagement und Controlling

1. Grundlagen des Unternehmens

Die documentus Bayern GmbH ist als Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Vernichtung von Akten- und Datenträgern, der physischen Aufbewahrung / Archivierung und Scannen von sensiblen Daten gem. EU-DSGVO und BDSG und nach DIN 66399 spezialisiert. Sie ist ein eigenständiges Unternehmen im Firmenverbund der Umwelt Service Mannert GmbH. Es besteht ein Ergebnisabführungsvertrag seit dem Jahr 2012 mit der HM Verwaltungs GmbH.

Die Umwelt Service Mannert GmbH ist einerseits die Besitzgesellschaft der Immobilien der operativ tätigen Tochterunternehmen und hat als Management-Holdinggesellschaft andererseits insbesondere die Aufgabe, die Buchhaltung, die Faktura, das Personalwesen, das Controlling, die IT, sowie den Zentraleinkauf für die Unternehmensgruppe wahrzunehmen und die Außendarstellung zu koordinieren.

Die documentus Bayern GmbH ist Vertragspartner der bundesweiten Kooperation unter der Marke documentus.

Die documentus Bayern GmbH wurde mit Handelsregistereintrag vom 18.05.2018 umfirmiert (ehemals REISSWOLF Bayern Akten- und Datenvernichtung GmbH) und ist in der Rechtsnachfolge mit einem breiten Kundenstamm in Bayern tätig. Der Markenwechsel hatte, nach guter Vorbereitung, keine negative Veränderung zur Folge.

Durch den Markenwechsel wurde der weitere Entwicklungsprozess vom Akten- und Datenvernichter zum Datenmanager wesentlich beschleunigt.

Zum 01.11.2019 wurde das Archivgeschäft der REISSWOLF Bayern Archivservice GmbH durch Übertrag von Mitarbeiterverträgen, Kundenverträgen und Lieferantenverträgen von der documentus Bayern GmbH übernommen. Mit dem Übertrag wurde zeitgleich ein Markenwechsel von REISSWOLF zu documentus vollzogen.

An den beiden Standorten Garching und Schwabach findet eine gesetzes- und DIN-konforme Vernichtung von Akten und Datenträgern statt. Ferner besteht ein Logistikstandort in Gersthofen. Somit ist ein zuverlässiger und bedarfsgerechter Abhol-/Tauschservice im gesamten Servicegebiet gewährleistet Durch eine datenschutzkonforme Logistik sowie gesicherte und transparente Vernichtungsprozesse ist die documentus Bayern qualitativ ein Impulsgeber der Branche.

Die documentus Bayern GmbH hat ebenfalls zum 01.11.2019 für das erweiterte Dienstleistungsportfolio Archivierung und Digitalisierung eine neue Betriebstätte mit einen hochmodernen Dokumentenmanagementzentrum sowie einem Hochsicherheitsarchiv in Gablingen bei Augsburg (im Eigentum der Umwelt Service Mannert GmbH) in Betrieb genommen und ist damit mit einem umfassenden Angebot an Datenschutzdienstleistungen in den vier Bereichen Digitalisierung, Archivierung, Beratung und Vernichtung für ein breites Kundenspektrum tätig.

2. Wirtschaftsbericht

Das preisbereinigte Bruttoinlandsprodukt (BIP) war im Jahr 2021 nach ersten Berechnungen des Statistischen Bundesamtes (Destatis) um 2,7 % höher als im Vorjahr. Die deutsche Wirtschaft konnte sich somit nach dem Corona-Krisenjahr 2020 erholen, war aber nach wie vor stark vom Pandemiegeschehen und den damit einhergehenden Liefer- und Materialengpässen abhängig. Trotz des Wachstums hat die Wirtschaft das Vorkrisenniveau aus dem Jahr 2019 noch nicht erreicht; das BIP war 2,0% niedriger als noch im Jahr 2019.

Für das Hotel- und Gastgewerbe ist im vergangenen Jahr die erhoffte kräftige Erholung vom Corona-bedingten Einbruch 2020 ausgeblieben. Der Umsatz legte zwar um 2,0 Prozent zu, preisbereinigt (real) stagnierte er jedoch. Damit waren die Jahre 2020 und 2021 die umsatzschwächsten seit Beginn der Zeitreihe im Jahr 1994. Im Vergleich mit dem Vorkrisenjahr 2019 setzte das Gastgewerbe fast 36 und real sogar gut 40 Prozent weniger um.

Auch international war die Weltwirtschaft auf Erholungskurs. So geht der Internationale Währungsfonds (IWF) davon aus, dass die Weltwirtschaft im Jahr 2021 (trotz Störungen in den Lieferketten und steigender Inflation) um 6 % gewachsen ist (2020: minus 3,5 %).

2.1. Branchenentwicklung

Die deutsche Papierindustrie befindet sich weiterhin in einem Strukturwandel. Bei den Verpackungspapieren können bereits seit einigen Jahren Produktionssteigerungen beobachtet werden. Jedoch in dem für documentus Bayern relevantem Segment "bunte Akten / Büropapier" fand im vergangenen Jahr ein weiterer Rückgang der Produktionsmengen statt. Die Nachfrage nach grafischen Papieren, die zum Bedrucken, Beschreiben oder Kopieren benötigt werden, war deshalb weiter rückläufig. Neben allgemeinen konjunkturellen Einflüssen führen ein verändertes Mediennutzungsverhalten der Verbraucher und die zunehmende Nutzung digitaler Medien zu einem spürbaren Nachfragerückgang bei den grafischen Papieren. Im Jahr 2021 kamen erschwerend die Auswirkungen der Corona-Pandemie hinzu.

Deutsche Papierindustrie in Zahlen 2021

^(* in 1.000 t)

(Quelle: Verband Deutscher Papierfabriken e.V. und Statistisches Bundesamt für Im- und Exporte)

Am 25.05.2018 ist die EU-DSGVO in Kraft getreten, die den Datenschutz in Europa neu geregelt hat. Dabei stieg die Verantwortlichkeit für Fremddaten erheblich. Zum Ausdruck kommt dies durch eine Vervielfachung des möglichen Bußgeldrahmens für die Überwachungsbehörden.

Auf Grund vor genannten Ordnungsrahmens, öffentlichkeitswirksame Ahndungen sowie steigender Datenschutzsensibilität der Kunden entwickelt sich der Markt stetig. Diesem Bedarf folgend wird das Angebot der documentus Bayern GmbH ständig erweitert und auf die Anforderungen der Kunden angepasst. Evtl. sinkende Papiermengen für kommende Jahre fangen wir durch die Entwicklung der neuen Geschäftsbereiche Archivierung, Digitalisierung und Datenschutz Beratung auf.

2.2. Geschäftsentwicklung

Allgemeines

Die documentus Bayern GmbH blickt unter den Auswirkungen der Corona-Pandemie auf ein schwieriges Geschäftsjahr 2021 zurück. Die Gesellschaft erzielte im Jahr 2021 dennoch einen operativen Gesamtumsatz von TEUR 13.421 was einer Steigerung gegenüber dem Vorjahr um ca. 9 % entspricht.

Der Mengenrückgang im Bereich Papierverkauf in Höhe von 5 % führte in Verbindung mit deutlich gestiegenen Vermarktungserlösen aus Sekundärrohstoffen zu einem Umsatzanstieg von 47 % in diesem Segment.

Der Dienstleistungsumsatz Akten- und Datenträgervernichtung sank gegenüber dem Vorjahr um ca. 4 %.

Ertragslage

Die Umsätze der Archivierung & Digitalisierung wurden erstmals im Kalenderjahr 2020 vollständig bei der documentus Bayern GmbH einbezogen.

Der Materialaufwand ist im Vergleich zum Vorjahr um TEUR 414 gestiegen. Dies liegt überwiegend an erhöhten Fremdleistungskosten und dem gestiegenen Papierpreis.

Die Personalkosten stiegen zum Vorjahr (TEUR 4.723) um TEUR 449 auf TEUR 5.172.

Die Abschreibungen stiegen zum Vorjahr (TEUR 593) um TEUR 138 auf TEUR 731. Dies liegt vor allem an den geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sanken um TEUR 436 zum Vorjahr.

Das Ergebnis vor Steuer stieg von TEUR 626 auf 1.014TEUR im Vergleich zum Vorjahr.

Vermögenslage

Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2021 erhöhte sich gegenüber dem Vorjahr (TEUR 6.559) um ca. 15 % auf TEUR 7.524. Diese Erhöhung resultiert im Wesentlichen aus der Erhöhung des Sachanlagevermögen und an den Veränderungen der Forderungen (TEUR +299) sowie der flüssigen Mittel (TEUR +724).

Die Vermögenslage ist gut. Die Gebäude sind langfristig von der Muttergesellschaft Umwelt Service Mannert GmbH angemietet. Maschinen- und Fahrzeugpark sind entweder durch Eigenkapital oder durch langfristiges Fremdkapital finanziert bzw. geleast.

Finanzlage

Das wirtschaftliche Eigenkapital der Gesellschaft beträgt TEUR 3.699 und bezogen auf die Bilanzsumme beträgt die Eigenkapitalquote 49,1%.

Die flüssigen Mittel stiegen von TEUR 1.989 im Vorjahr zum Bilanzstichtag auf TEUR 2.713 an.

Die Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten verringerten sich von TEUR 1.680 im Vorjahr zum Bilanzstichtag auf TEUR 1.596.

Die Finanzierung der Geschäftstätigkeit erfolgt weitestgehend aus dem laufenden Geschäftsbetrieb sowie dem vorhandenen Eigenkapital. Die bestehenden Darlehen dienen ausschließlich zur langfristigen Finanzierung von technischen Anlagen und Maschinen bzw. Fuhrpark.

Die Finanzierungen der laufenden Geschäfte sowie die Durchführung der geplanten Investitionen waren zu jeder Zeit sichergestellt.

Mitarbeiter

Zum 31. Dezember 2021 beschäftigt die documentus Bayern GmbH durchschnittlich 119 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 3 Auszubildende (VJ 5), sowie einen Geschäftsführer.

Die Themen Ausbildung sowie Personalentwicklung nehmen in der documentus Bayern GmbH einen großen Stellenwert ein. So werden die ausgelernten Auszubildenden regelmäßig übernommen. Mitarbeiterschulungen finden im Rahmen des Qualitätsmanagements prozess- und EDV-bezogen statt. Die documentus Bayern GmbH bildet alle ihr Vertriebsaußendienstmitarbeiter zu Datenschutzbeauftragten aus und beschäftigt ebenfalls einen Datenschutz Lead Auditor.

3. Prognose- Chancen- und Risikobericht

Zahlreiche Neukunden, die im Jahr 2021 gewonnen werden konnten, bestätigen die Firmenphilosophie einer service- und sicherheitsorientierten Dienstleistung.

Durch eine stetige Verdichtung im Servicegebiet soll die Wirtschaftlichkeit verbessert und die Umsatzrentabilität weiter gesteigert werden. Dabei wird im Jahr 2022 der Focus auf Cross-Selling für die integrierten Dienstleistungen Archivierung und Neuausrichtung in der Digitalisierung liegen.

Der 2018 in der Vernichtung und 2019 der Archivierung vollzogene Markenwechsel von Reisswolf auf documentus ist Chance für die weitere geplante Geschäftsentwicklung. Wir befinden uns in einer Wettbewerbssituation zu unserer ehemaligen Marke Reisswolf, gleichzeitig ermöglicht die neue Marke documentus eine Ausweitung des Dienstleistungsportfolios, vor allem in Richtung Digitalisierung und Datenmanagement.

Die europaweite Verknappung an Fahrern hat sich in der Corona-Pandemie entspannt stellt aber langfristig ein deutliches Risiko der Leistungsfähigkeit für unserer Gesellschaft dar. Im Berichtsjahr 2021 wurden vermehrt umfangreiche Lohnsteigerungen durch Fahrer gefordert.

Die gestiegenen Kosten, speziell im Bereich Energie und Logistik werden im Jahr 2022 mit einem flexiblen Energiekostenzuschlag an die Kunden weitergegeben.

Documentus Bayern hat im Jahr 2021 diverse öffentliche Ausschreibungen für öffentlich / rechtliche Träger gewonnen und konnte somit weiteres Know-how, sowie Referenzen verzeichnen.

Die Prognosen für das Jahr 2022 waren bei Erstellung des Wirtschaftsplanes positiv, da ein Ende der pandemischen Lage zu erwarten war. Die Geschäftsleitung geht davon aus, dass sich der Umsatz um ca. 5 % zum Vorjahr erhöht und das Ergebnis vor Steuern sich um 28% erhöhen wird. Grund für die deutliche Erhöhung des Ergebnisses vor Steuern ist ein sich weiter erhöhender Papierpreis auf der Erlösseite sowie verringerte Anlaufkosten im Geschäftsfeld Digitalisierung.

4. Risikomanagement und Controlling

Im Jahr 2021 wurde das Management-Informations-System (MIS) weiterentwickelt, um der Unternehmens- und Konzernleitung zeitnah aktuelle Leistungs- und Wirtschaftskennziffern bereitzustellen.

"Bei den finanziellen Leistungsindikatoren liegt unser Fokus auf:

Wir ziehen für unsere interne Unternehmenssteuerung die Kennzahl EBT heran. Diese hat sich gegenüber dem Vorjahr um TEUR 388 entwickelt.

Für 2022 ist geplant für die Verantwortlichen in Betrieb und Vertrieb möglichst tagesaktuelle Auswertungen zu entwickeln. Im Bereich Betrieb werden Kennzahlen bereits in der Planungsphase dargestellt, im Vertrieb wird durch die Einführung einer App, gespiegelt zu unserem Betriebssystem, umfangreiche Kunden- und Umsatzdaten übersichtlich dargestellt.

Zu den im Unternehmen bestehenden Finanzinstrumenten zählen insbesondere Forderungen und Bankguthaben. Ziel des Finanz- und Risikomanagements der Holding ist die Sicherung des Unternehmenserfolgs gegen finanzielle Risiken jeglicher Art. Die Unternehmensleitung verfolgt eine konservative Risikopolitik.

Es erfolgt ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen der documentus Bayern GmbH und der UMSEMA Umwelt Service Mannert GmbH. Die Dachgesellschaft stellt ein umfassendes Controlling der Unternehmensaktivitäten sicher. Ein umfangreiches Berichtswesen stellt die monatlichen Unternehmenszahlen detailliert dar. In regelmäßigen Besprechungen werden die Ist-Zahlen mit der Planung abgeglichen. Abweichungen und Risiken werden sofort erkannt und bewertet.

Es sind alle wesentlichen Grundzüge eines internen Kontrollsystems eingeführt und etabliert. Für die wesentlichen Prozesse sind Soll-Konzepte entwickelt sowie Wirtschaftspläne inkl. Personalbedarfsplanung, Budget- und Investitionsvorgaben erstellt. Alle wirtschaftlichen Entwicklungen werden im zentralen Controlling monatsscharf verfolgt und in einem zentralen MIS Management-Informationssystem den Leitungsfunktionen übermittelt. Somit wird durch das zentrale Controlling jegliche Änderung erfasst und innerhalb der regelmäßigen Kommunikationsstruktur mit dem Geschäftsführer, teils auch mit Bereichsleitern in operative Weichenstellungen umgesetzt.

Innerhalb eines aktiven Qualitätsmanagementsystems finden alle operativen und strategischen Aufgaben ihre Umsetzung in Organisations- und Arbeitsanweisungen. Alle Prozesse im Unternehmensverbund sind in Arbeitsanweisungen niedergeschrieben und dadurch im Qualitätsmanagement organisiert. Dadurch werden eine effiziente Arbeitsweise und einheitliche Vorgehensweise sichergestellt.

Das Prinzip der Funktionstrennung wird neben den papierhaften Prozessen auch in unserem Softwaresystem Navision über Berechtigungskonzepte und entsprechend gestaltete Work-Flow-Prozesse stringent fortgesetzt. Die Überwachung der Einhaltung interner Vorgaben und Arbeitsanweisungen wird über Revisionstätigkeiten geschützt.

In dem vorstehenden, zur Offenlegung bestimmten verkürzten Jahresabschluss wurden größenabhängige Erleichterungen in Anspruch genommen. Zu dem vollständigen Jahresabschluss und dem Lagebericht wurde folgender Bestätigungsvermerk erteilt:

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

An die documentus Bayern GmbH, Gersthofen

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der documentus Bayern GmbH, Gersthofen, - bestehend aus der Bilanz zum 31.12.2021 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der documentus Bayern GmbH, Gersthofen, für das Geschäftsjahr vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus Verstößen oder Unrichtigkeiten resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.