acardo group AG

acardo group AG

Dortmund

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht

I. Grundlagen

Die acardo group AG, Sitz in Dortmund, im Folgenden auch acardo oder Gesellschaft genannt, ist eine Aktiengesellschaft nach deutschem Recht mit einem Grundkapital von EUR 110.922,00, eingeteilt in 110.922 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Die Gesellschaft wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2023 zusammen mit seinem Schwesterunternehmen acardo activation GmbH (Verschmelzung in 2023) an die Vectron Systems AG (VSAG) verkauft. Die VSAG hält seit Anfang des Jahres 2023 sämtliche Anteile an den beiden acardo-Gesellschaften und treibt deren Integration in den neu geschaffenen Konzern voran.

Der Gegenstand des Unternehmens ist die Erstellung und die Erbringung von Marketing- und Promotionsdienstleistungen sowie die Erstellung und die Vermarktung der damit im Zusammenhang stehenden Softwaretechnologien sowie Dienstleistungen.

Insbesondere erbringt die Gesellschaft Leistungen im Rahmen von Couponing- und Cashback-Aktionen, die von Auftraggebern (z.B. Markenhersteller) zusammen mit Handel, Apotheken und Kinobetreibern durchgeführt werden. Bei diesen Leistungen handelt es sich zum einen um das Vorbereiten der Kassensysteme im Handel auf diese Aktionen (Set-up-Leistungen) sowie um die Abwicklung des Clearing-Prozesses, bei dem die Auftraggeber Ausgleichzahlungen an Handel, Apotheken oder Kinobetreiber leisten. Eine wichtige Änderung im Geschäftsjahr 2023 war die Umstellung der Zahlungsmodalitäten in Bezug auf das Clearing. Dieses wird nun über Treuhandkonten abgewickelt. Details hierzu im Abschnitt "Geschäftsverlauf und Lage".

Il. Wirtschaftsbericht

a. Gesamtwirtschaftliches Umfeld und branchenbezogene Rahmenbedingungen

Die Marketingaktionen der acardo richten sich auf den Bereich der "Fast Moving Consumer Goods" (FMCG), und dabei insbesondere auf den Lebensmittelmarkt (inkl. Drogerieartikel). Der Lebensmittelmarkt in Deutschland hatte im Jahr 2023 mit einem Umsatzvolumen von EUR 197,6 Mrd. (im Vorjahr: EUR 184 Mrd.) seinen Absatz nochmals deutlich steigern können.

Die acardo befindet sich in einer starken Wettbewerbsposition. Je nach Geschäftsfeldern hat sie nur eine überschaubare Anzahl an Wettbewerbern.

Couponing- und Cashback-Aktionen erfreuen sich weiterhin, auch auf Grund der wirtschaftlich schwierigen Zeiten (z.B. Inflation,) großer Beliebtheit bei Endkunden. Aber auch die Auftraggeber profitieren von der breiten Wirkung dieser Aktionen und immer mehr Händler und Hersteller nutzen dieses Werkzeug. Nachdem bereits im Jahr 2022 die Konsumenten einen dreistelligen Millionenbetrag durch Couponing-Aktionen gespart haben, wurde dieser Wert im Jahr 2023 nochmals übertroffen. Die acardo group AG geht daher davon aus, dass sich die Budgets der Markenhersteller für solche Aktionen weiter erhöhen werden.

b. Geschäftsverlauf und Lage

Mit Datum vom 5. Juli 2023 wurde die acardo activation GmbH, eine Schwestergesellschaft der acardo group AG mit der acardo group AG rückwirkend zum 1. Januar 2023 verschmolzen. Die acardo group AG hat dabei alle Vermögensgegenstände, Schulden, das Personal sowie alle Geschäftsfelder der acardo activation GmbH übernommen und führt diese als übernehmender Rechtsträger weiter.

Des Weiteren hat die acardo group AG im abgelaufenen Geschäftsjahr 2023 ihr Geschäftsmodell dahingehend geändert, dass der Clearing-Prozess, bei dem die aus Couponing-Aktionen resultierenden Ausgleichszahlungen vom Hersteller an den Handel, nicht mehr über die Gesellschaftskonten laufen, sondern über externe Treuhandkonten. Die Umstellung erfolgte nach langer Vorbereitung zum 1. Juni 2023 insbesondere vor dem Hintergrund, die Anforderungen der BaFin für die Abwicklung im Coupongeschäft zu erfüllen.

Im Zuge der Umstellung bestand für die Auftraggeber erhöhter Aufklärungs- und Informationsbedarf, so dass es zu verspäteten Zahlungen seitens der Auftraggeber kam. Etwaige Liquiditätsrisiken aus verspäteten Zahlungen wurden mit einem Darlehen eines ehemaligen Gesellschafters abgeschwächt, das für einige Monate zu marktüblichen Konditionen gewährt wurde. Planmäßig erfolgte die vollständige Rückzahlung noch vor dem Bilanzstichtag.

Die Umstellung stellte die Buchführung vor erhöhte Anforderungen sowohl bei der Verbuchung der Werte als auch beim Kontenabgleich, da einige Zahlungen noch direkt an die Gesellschaft geleistet worden sind, andere bereits auf die Treuhandkonten. Die entsprechenden Aufarbeitungen sind umfangreich und sollen bis zum 30. Juni 2024 abgeschlossen sein.

Dadurch, dass die Clearingzahlungen seit Juni 2023 über Treuhandkonten und nicht mehr über Gesellschaftskonten laufen, hat sich das Liquiditätsrisiko der Gesellschaft deutlich verringert und die acardo group AG erfüllt als Dienstleister die Anforderungen der Bafin für den relevanten Geschäftszweig1.

Auf Grund der guten Marktentwicklung und der beschriebenen Verschmelzung der acardo activation GmbH, konnte die acardo group AG ihren Umsatz um 12,4% gegenüber dem Vorjahr steigern. Die Produktions- und Lieferschwierigkeiten, die auf Grund der weltweiten Corona-Pandemie noch bis in das Jahr 2022 bestanden haben, hatten im abgelaufenen Geschäftsjahr keinen weitreichenden Einfluss auf durchgeführte Kampagnen. Dennoch konnte der für das Jahr 2023 prognostizierte Umsatz in Höhe von EUR 12,0 Mio. nicht erreicht werden. Dies lag insbesondere daran, dass ein großer Kunde ab Mitte des Jahres eigene Coupon-Aktionen für eine Region in Eigenregie durchgeführt hat.

Der Rohertrag (Umsatzerlöse abzüglich Materialaufwand) konnte mit TEUR 8.224 deutlich gegenüber dem Vorjahr (TEUR 3.490) gesteigert werden. Dies lag insbesondere an einer Verschiebung hin zu margenträchtigeren Umsätzen und der auf Grund der bereits erwähnten Verschmelzung der beiden Unternehmen nicht mehr erforderlichen Verrechnung von Dienstleistungen. Im Vorjahr waren im Materialaufwand bezogene Leistungen der acardo activation GmbH in Höhe von TEUR 3.687 enthalten.

Das EBITDA im Geschäftsjahr 2023 betrug TEUR 2.104. Dies entspricht einer Steigerung von TEUR 1.874 gegenüber dem Vorjahr. Der geplante Wert in Höhe von TEUR 2.839 konnte insbesondere auf Grund des fehlenden Umsatzes und der entstandenen Kosten im Rahmen der Zahlungsumstellung im Bereich Clearing nicht erreicht werden.

c. Ertragslage

Wie oben bereits erläutert, konnte die acardo group AG die Umsatzerlöse im Jahr 2023 steigern (+12,4%).

Die sonstigen betrieblichen Erträge sind im Vergleich zum Vorjahr um 17,7% gesunken, da Verrechnungen innerhalb der Gruppe nicht mehr erfolgt sind. Im Geschäftsjahr 2023 handelt es sich bei den Erträgen im Wesentlichen um die Auflösung von Rückstellungen.

Die Materialkosten verringerten sich überproportional (-57,0%). Hier sind insbesondere Weiterbelastungen für Leistungen der acardo activation GmbH weggefallen, die auf Grund der erfolgten Verschmelzung nicht mehr erforderlich waren. Im Vorjahr wurden hierfür TEUR 3.687 abgerechnet.

Die Personalkosten sind mit TEUR 4.326 um 99,5% gegenüber dem Vorjahr gestiegen. Hierfür sind neben den allgemeinen Gehaltsanpassungen die Mehrkosten durch die Übernahme der Mitarbeiter der acardo activation GmbH verantwortlich. Im abgeschlossenen Geschäftsjahr wurden durchschnittlich 3 Vorstände, 97 Angestellte, 1 Auszubildender und 32 Aushilfen beschäftigt.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind um 26,4% angestiegen. Hauptgründe für den Anstieg waren sowohl erhöhte Raumkosten als auch Rechts- und Beratungskosten insbesondere im Zusammenhang mit der Umstellung bzw. der Einbindung eines Zahlungsdienstleisters.

Die positiven Veränderungen auf der Ertrags- und auf der Kostenseite haben dazu geführt, dass sich sowohl das operative Ergebnis (TEUR 2.035) als auch das Jahresergebnis mit TEUR 1.344 deutlich verbessert haben.

d. Finanz- und Vermögenslage

AKTIVA

Die Bilanzsumme verringerte sich im Jahr 2023 deutlich um TEUR 10.436 auf TEUR 7.535. Ursächlich dafür ist der Rückgang der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (TEUR -13.073) durch die Einbindung des Zahlungsdienstleisters. Auf der Passivseite verringerten sich im Gegenzug die Lieferantenverbindlichkeiten entsprechend (TEUR -13.920).

Anders als in den Vorjahren bilden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zum 31.12.2023 die betriebliche Leistungserbringung der acardo group AG ab. Die durchlaufenden Posten im Rahmen des Clearings sind nur noch im geringen Umfang Bestandteil dieser Bilanzposition. Mit der Einbindung des Finanzdienstleisters sind die Forderungen und Verbindlichkeiten aus dieser Tätigkeit im Laufe des Geschäftsjahres 2023 auf die Treuhandkonten übergegangen und die Bilanzzahlen geben ein klares Bild der Geschäftstätigkeit der acardo group AG wider.

Die flüssigen Mittel haben sich auf Grund des positiven Jahresergebnisses und durch ein konsequenteres Forderungsmanagement um TEUR 1.717 gegenüber dem Vorjahr erhöht.

Die Sonstigen Vermögensgegenständen (TEUR 1.929) zeigen im Wesentlichen Verauslagungen, die für Geschäftspartner im Rahmen einer zeitnahen Abwicklung des Clearings getätigt werden. Außerdem müssen noch Verrechnungen diverser Kreditoren und Debitoren erfolgen, die im Zuge der Abrechnungsumstellung entstanden sind und nicht bis zum Stichtag geklärt werden konnten. Daneben besteht weiterhin eine Mietkaution in Höhe von TEUR 60.

Die Gesellschaft ist zum Jahresende 2023 in einer stabilen finanziellen Lage. Das kurzfristig gebundene Vermögen (Umlaufvermögen) beträgt TEUR 7.239 und übersteigt die Verbindlichkeiten mit TEUR 2.868 deutlich um das Zweieinhalbfache bzw. TEUR 4.371.

Das Eigenkapital hat sich auf Grund des positiven Jahresergebnisses und der deutlichen Reduzierung der Bilanzsumme von 10,6% auf 61,9% erhöht und beläuft sich auf TEUR 4.663 (Vj. TEUR 1.899). Der Anstieg ist ferner auf die gestiegene Kapitalrücklage zurückzuführen. Die Kapitalrücklage hat sich im Zuge der Verschmelzung von TEUR 11 auf TEUR 1.432 erhöht.

Der Reduzierung der Lieferantenverbindlichkeiten korreliert mit der Entwicklung der Forderungen. Wie oben bereits beschrieben, haben sich die Verbindlichkeiten auf Grund der Umstellung im Zahlungsprozess deutlich verringert und bilden anders als in den Vorjahren, im Wesentlichen die Wertschöpfung aus der Geschäftstätigkeit der acardo group AG ab.

Die erhaltenen Anzahlungen beruhen zum großen Teil auf Kinoaktionen, die im neuen Geschäftsjahr erfolgen werden.

Bei den sonstigen Verbindlichkeiten und Rückstellungen handelt es sich im Wesentlichen um Verpflichtungen aus dem Personalbereich (TEUR 530), um kreditorische Debitoren (TEUR 493) und Steuern (TEUR 508).

III. Prognosebericht

In der Gesamtbetrachtung befindet sich das Unternehmen am Bilanzstichtag in einer soliden wirtschaftlichen Lage. Das positive Ergebnis auf Grund der Umsatz- und Kostenentwicklung hat hier zu einer signifikanten Verbesserung geführt.

Die Gesellschaft hat für 2024 Umsatzerlöse (ohne Weiterberechnungen und Cashback) von EUR 11,8 Mio. geplant, was einem Anstieg gegenüber 2023 (ohne Weiterberechnungen und Cashback) von über 25% entspricht. Die Umsatzzahlen im ersten Quartal 2024 liegen innerhalb der geplanten Werte.

Die acardo group AG hat für das Geschäftsjahr 2024 ein operatives Ergebnis (EBITDA) von EUR 2,8 Mio. geplant. Nach den ersten drei Monaten scheint dieser Planwert erreichbar zu sein. Gesteigerte Vertriebsaktivitäten zeigen hier erste positive Entwicklungen. Dennoch wird die Geschäftsleitung weiterhin auf ein konservatives Cost Management setzen.

Vor dem Hintergrund der ersten gut verlaufenen Monate des neuen Geschäftsjahres hält der Vorstand die ambitionierte Planung weiterhin für realisierbar, behält sich aber vor, in Abhängigkeit von der Entwicklung im beginnenden zweiten Quartal die Planung zu revidieren.

IV. Chancen- und Risikobericht

Im Rahmen des Chancen- und Risikomanagements werden organisatorische, wirtschaftliche und finanzielle Risiken beschrieben. Dabei stehen den nachfolgend genannten Risiken häufig entsprechende Chancenpotenziale gegenüber.

Mit Übernahme der acardo group AG und der acardo activation GmbH per 1. Januar 2023 wurden die Gouvernance und Risiko-Management-Prinzipien der Vectron Systems AG schrittweise auch auf diese Gesellschaften übertragen.

a) Organisatorische Chancen und Risiken

Die Integration der acardo in den neugeschaffenen Konzern der VSAG hat dazu geführt, dass Christoph Thye als Vorstand der acardo auch zum Vorstand der VSAG bestellt worden ist. Er berichtet direkt an den Aufsichtsrat der VSAG und tauscht sich regelmäßig mit ihm und den Vorstandskollegen aus. Aber auch die acardo selbst hält regelmäßig Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen ab, wodurch sie systematisch in das Risikomanagement und Reporting der VSAG integriert wird.

Nicht nur auf Vorstands- und Aufsichtsratsebene findet ein intensiver Informations- und Erfahrungsaustausch statt, sondern auch zwischen den Fachbereichen der Konzerngesellschaften. Die acardo profitiert von diesem Austausch, der ihr hilft, Risiken zu verringern und Potentiale zu heben.

Die im Juli 2023 erfolgte Verschmelzung der acardo activation GmbH auf die acardo group AG hat die Komplexität innerhalb der Gruppe weiter reduziert.

b) Wirtschaftliche Risiken und Chancen

Aufgrund der eingangs beschriebenen Wettbewerbssituation und Marktbedingungen ist das wirtschaftliche Risiko der acardo klein. Die wirtschaftlichen Chancen überwiegen angesichts der hohen Beliebtheit der Couponaktionen bei Endverbrauchern, Handel und Herstellen. Das Geschäftsmodell der acardo ermöglicht den Auftraggebern mit verhältnismäßig geringem Budget viele Kunden zu erreichen und gezielt auf Ihre Produkte zu lenken. Ferner kann eine Diversifizierung der Preispolitik Potentiale eröffnen.

Durch die Zusammenarbeit mit der VSAG ergeben sich Möglichkeiten, das Angebotsspektrum auf weitere Geschäftsbereiche zu erweitern und den Kunden weitere Vorteile anbieten zu können.

Andererseits besteht das Risiko einer Abhängigkeit von Großkunden und der Höhe deren Marketingbudgets, das aber durch hohe Markteintrittshürden reduziert wird. Die IT-Vernetzung mit dem Handel, die seit vielen Jahren ausgebaut wird, sichert die Marktposition der Gesellschaft.

c) Finanzielle Risiken und Chancen

Zu den finanziellen Risiken gehören das Ausfall- und Liquiditätsrisiko:

Forderungsausfallrisiko:

Durch die Umstellung der Zahlungsabwicklung im Clearing haben sich die Forderungen der acardo group AG im Vergleich zum Vorjahr deutlich reduziert. Damit einhergehend ist auch das Ausfallrisiko auf Forderungen nachhaltig gesunken. Ein hoher Forderungsbestand birgt grundsätzlich ein hohes Forderungsausfallrisiko. Bei den Auftraggebern der acardo handelt es sich aber um größere Konsumgüterhersteller mit sehr guter Bonität mit denen eine intensive Zusammenarbeit besteht, so dass das Ausfallrisiko als gering einzuschätzen ist. Folglich gab es so gut wie keine Forderungsausfälle in der Vergangenheit. Falls dennoch Ausfallrisiken identifiziert werden, werden diese durch angemessene Wertberichtigungen abgedeckt.

Liquiditätsrisiko: In Anbetracht der sehr guten Bonität der Auftraggeber der acardo und des geringen Forderungsausfallrisikos ist das Liquiditätsrisiko grundsätzlich als klein einzuschätzen. Die Umstellung der Zahlungsmodalitäten in Bezug auf das Clearing hat im Geschäftsjahr 2023 zu Verzögerungen im Zahlungseingang geführt. Der daraus entstandene Liquiditätsengpass konnte kurzfristig durch ein Darlehen eines ehemaligen Gesellschafters überbrückt werden. Im vierten Quartal konnte der Engpass beseitigt und das Darlehen zurückgezahlt werden.

Die acardo hat im Geschäftsjahr 2023 ihr Geschäftsmodell dahingehend geändert, dass der Clearing-Prozess, bei dem die aus Couponing-Aktionen resultierenden Ausgleichszahlungen vom Hersteller an den Handel, nicht mehr über die Gesellschaftskonten laufen, sondern über externe Treuhandkonten. Durch diese Umstellung hat sich das Liquiditätsrisiko der Gesellschaft weiter verringert.

d) Technische und IT-Risiken

Das Unternehmen ist in hohem Maße abhängig von einer Vielzahl von IT-Systemen und anderer Technik. Ausfälle, Fehlfunktionen, Datenverluste oder Cyber-Angriffe, die in Deutschland in den vergangenen Jahren insbesondere bei mittelständischen Unternehmen ein neues Rekordhoch erreicht haben, können existenzbedrohende Folgen haben. acardo legt großen Wert auf Sicherungsmaßnahmen und Backup-Lösungen nach dem Stand der Technik sowie regelmäßige Updates der IT-Systeme und die stetige Weiterentwicklung des IT-Sicherheitsmanagements. Die Anforderungen an Ausfallsicherheit und Resilienz fließen in Architektur und Betriebskonzept der Cloud-Lösungen ein. Es besteht zudem eine Cyberversicherung, die Risiken aus diesem Bereich deutlich reduziert.

e) Personalrisiken

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels der letzten Jahre können Probleme bei der Gewinnung qualifizierter Mitarbeitender dazu führen, dass Produktentwicklungen und Vertriebsaktivitäten nicht wie geplant umgesetzt und entsprechende Geschäftschancen nicht genutzt werden können. Über vielfältige Einzel-Maßnahmen soll die acardo group AG weiterhin als attraktiver Arbeitgeber positioniert werden.

Der Ausfall einzelner Schlüsselpersonen kann zu spürbaren Beeinträchtigungen des Betriebes führen. Ein Risiko in diesem Zusammenhang ist, dass es nicht gelingen könnte, diese Schlüsselpersonen an das Unternehmen zu binden. Zur Förderung der Mitarbeiterbindung legt acardo großen Wert auf ein gutes Betriebsklima und die gezielte Förderung der Zusammenarbeit.

f) Rechtliche Risiken

acardo verarbeitet im erheblichen Umfang personenbezogene Konsumentendaten sowie auch im Rahmen der Speicherung eigener Kundendaten. Diese Verarbeitung stellt entsprechende rechtliche Ansprüche an acardo, die bei Nicht-Erfüllung und Kontrolle durch Aufsichtsbehörden zu erheblichen Bußgeldern führen können. Um diesen Risiken angemessen zu begegnen, arbeitet acardo mit einschlägigen Fachkanzleien zusammen und sorgt weiterhin für die Einhaltung der rechtlichen Grundlagen, wie bspw. der Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) mit Dienstleistern, die pbD für Vectron verarbeiten.

Die im Rahmen des Coupon-Clearings vorliegenden Rahmenbedingungen der BaFin hat die acardo group AG durch die Einbindung des Zahlungsdienstleisters und die damit verbundene Umstellung auf die Treuhandkonten umgesetzt.

Insgesamt werden den rechtlichen Risiken durch frühzeitige Abstimmung mit qualifizierten Dienstleistern und Kanzleien begegnet.

g) Produkt- und Produktentwicklungsrisiken

Das Produktportfolio unterliegt fortlaufenden Anpassungen, Veränderungen sowie Erweiterungen. Die damit einhergehende Entwicklungs- und Produktkomplexität kann zu Verzögerungen und Produktfehlern führen, die die Ergebnissituation des Unternehmens erheblich beeinflussen können. Es besteht außerdem das Risiko, nicht marktgerechte Produkte zu entwickeln. Daher erfolgen Planungen und Entwicklungen weitestgehend iterativ, um so möglichst schnell Erkenntnisse aus dem Markt einfließen zu lassen. Softwaretests werden soweit möglich automatisiert. Darüber hinaus trägt auch eine Produkthaftpflichtversicherung zu einer Risikobegrenzung bei.

Insgesamt werden die Chancen auf eine positive Entwicklung der Gesellschaft als sehr groß eingeschätzt.

Bilanz

Aktiva

Gewinn- und Verlustrechnung

Anhang

I. Allgemeine Angaben zum Jahresabschluss

Die acardo group AG hat ihren Sitz in Dortmund und wird im Handelsregister des Amtsgerichts Dortmund unter der Nummer HRB 15280 geführt.

Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.

Die Gesellschaft weist zum Abschlussstichtag die Größenmerkmale einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft im Sinne der §§ 264, 267 II HGB auf.

Der vorliegende Jahresabschluss ist nach den Gliederungs- und Bewertungsgrundsätzen nach den für mittelgroße Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des Handelsgesetzbuches (§§ 26512, 266ff. HGB) und den ergänzenden Vorschriften des Aktiengesetzes aufgestellt.

Die Aktien der Gesellschaft werden zu 100% von der Vectron Systems AG, Münster gehalten.

II. Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Bilanzierungsmethoden

Der vorliegende Jahresabschluss ist unter Beibehaltung der für den Vorjahresabschluss angewendeten Gliederungs-, Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen nach den für mittelgroße Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften des Handelsgesetzbuches und den ergänzenden Vorschriften des GmbH-Gesetzes bzw. Aktiengesetzes aufgestellt.

Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Aufwendungen und Erträge enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Die Posten der Aktivseite sind nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen verrechnet worden.

Das Anlagevermögen weist nur Gegenstände aus, die dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb dauernd zu dienen. Aufwendungen für die Gründung des Unternehmens und für die Beschaffung des Eigenkapitals wurden nicht bilanziert.

Rückstellungen wurden nur im Rahmen des § 249 HGB und Rechnungsabgrenzungsposten wurden nach den Vorschriften des § 250 HGB gebildet.

Bewertungsmethoden

Die Wertansätze der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahres stimmen mit denen der Schlussbilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres überein. Bei der Bewertung wurde von der Fortführung des Unternehmens ausgegangen. Die Vermögensgegenstände und Schulden wurden einzeln bewertet.

Es ist vorsichtig bewertet worden, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, berücksichtigt worden, selbst wenn diese erst zwischen Abschlussstichtag und der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind.

Gewinne sind nur berücksichtigt worden, wenn sie bis zum Abschlussstichtag realisiert wurden. Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung berücksichtigt worden.

Einzelne Posten wurden wie folgt bewertet:

Immaterielle Vermögensgegenstände

Selbst erstellte immaterielle Anlagewerte wurden zu Herstellungskosten angesetzt und um planmäßige Abschreibungen vermindert.

Erworbene immaterielle Anlagewerte wurden zu Anschaffungskosten angesetzt und, sofern sie der Abnutzung unterlagen, um planmäßige Abschreibungen vermindert.

Die Abschreibungen wurden linear vorgenommen. Die Laufzeiten für die Abschreibungen der immateriellen Vermögensgegenstände betragen 2,5 bis 14 Jahre.

Sachanlagen

Die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens wurden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibung bewertet.

Grundlage der planmäßigen Abschreibung war die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Vermögensgegenstandes.

Die Abschreibungen wurden beim beweglichen Anlagevermögen linear vorgenommen. Die Laufzeiten der Abschreibungen des Sachanlagevermögens betragen 2,5 bis 15 Jahre.

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis € 800 wurden gemäß § 6 II 1 EStG im Erwerbsjahr voll abgeschrieben.

Finanzanlagen

Beteiligungen des Anlagevermögens bestanden im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht.

Vorräte

Die Bewertung der Vorräte erfolgte zu Anschaffungskosten.

Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände, Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten

Die Forderungen, die sonstigen Vermögensgegenstände, der Kassenbestand und die Guthaben bei Kreditinstituten sind zum Nennwert bilanziert. Allen erkennbaren Einzelrisiken wird durch Einzelwertberichtigungen angemessen Rechnung getragen. Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird das allgemeine Kreditrisiko durch eine Pauschalwertberichtigung berücksichtigt.

Rechnungsabgrenzungsposten

In dieser Position sind Ausgaben vor dem Abschlussstichtag ausgewiesen, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Rückstellungen

Die sonstigen Rückstellungen wurden in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags angesetzt. Sie wurden so bemessen, dass sie allen erkennbaren Risiken und ungewissen Verpflichtungen Rechnung tragen. Sonstige Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr wurden mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre abgezinst.

Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag passiviert.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren erstellt.

III. Angaben zur Bilanz

Anlagevermögen

Im Berichtsjahr wurden selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände in Höhe von TEUR 42 aktiviert. In dieser Höhe besteht eine Ausschüttungssperre gemäß § 268 VIII HGB.

Die Entwicklung des Anlagevermögens (Anlagenspiegel) ist als Anlage zum Anhang dargestellt. Hieraus ergeben sich auch die Abschreibungen des Geschäftsjahres (§ 268 II HGB).

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Die sonstigen Vermögensgegenstände haben eine Restlaufzeit von über 1 Jahr in Höhe von EUR 60.000,83 (Vorjahr: EUR 60.000,00). Alle anderen Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände haben eine Restlaufzeit von unter einem Jahr.

Forderungen gegen Gesellschafter (§ 42 III GmbHG) bestehen am Abschlussstichtag in Höhe von EUR 0,00 (Vorjahr EUR 19.278,00). Der Vorjahresausweis betrifft Forderungen gegen die vorherigen Gesellschafter. Es bestanden im Vorjahr keine Forderungen gegen den aktuellen Gesellschafter.

Eigenkapital

Das gezeichnete Kapital der Gesellschaft bestand am 31. Dezember 2023 aus 110.922 auf den Inhaber lautenden Stückaktien ä EUR 1,00. Die Kapitalrücklage hat sich auf Grund der Verschmelzung mit der acardo activation GmbH von TEUR 11 auf TEUR 1.432 erhöht.

Rückstellungen

Unter den sonstigen Rückstellungen sind im Wesentlichen Rückstellungen für Personalkosten (TEUR 530), Rückstellungen für Abschluss- und Prüfungskosten (TEUR 75) sowie Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, Provisionen und Beratungen (TEUR 116) ausgewiesen.

Verbindlichkeitenspiegel

Die Restlaufzeiten der Verbindlichkeiten (§ 268 V 1 HGB, § 285 Nr. 1 und Nr. 2 HGB) ergeben sich wie folgt:

In den sonstigen Verbindlichkeiten sind Verbindlichkeiten aus Steuern in Höhe von EUR 93.846,75 (Vorjahr EUR 390.153,62) und Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit in Höhe von EUR 10.045,37 (Vorjahr EUR 672,58) enthalten.

Zum Abschlussstichtag bestanden keine Haftungsverhältnisse im Sinne von § 251 HGB (§ 268 VII HGB).

Zum 31. Dezember 2023 bestanden neben den in der Bilanz ausgewiesenen Verbindlichkeiten folgende sonstige finanzielle Verpflichtungen:

Aus Mietverpflichtungen beträgt das Restobligo TEUR 393 innerhalb eines Jahres und TEUR 737 fällig von einem Jahr bis zu 5 Jahren.

Aus Leasingverträgen beträgt das Restobligo TEUR 50 fällig innerhalb eines Jahres und TEUR 14 fällig von einem Jahr bis zu 5 Jahren.

IV. Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung

Es bestehen keine wesentlichen Fremdwährungsgewinne und -verluste.

In den Umsatzerlösen sind periodenfremde Erträge in Höhe von TEUR 259 enthalten.

Im Geschäftsjahr 2023 wurden Rückstellungen in Höhe von TEUR 595 aufgelöst, die wesentliche periodenfremde Erträge darstellen.

V. Sonstige Pflichtangaben

Im Geschäftsjahr wurden durchschnittlich 3 Vorstände, 97 Angestellte, 1 Auszubildender und 32 Aushilfen beschäftigt.

Aufsichtsrat

Thomas Stümmler, Kaufmann (Aufsichtsratsvorsitzender ab dem 31.03.2023, Aufsichtsrat ab dem 31.03.2023)

Dr. Ralf-Peter Simon, Kaufmann (stellv. Aufsichtsratsvorsitzende ab dem 31.03.2023, Aufsichtsrat ab dem 31.03.2023)

Alexander Schüle, Kaufmann (Aufsichtsratsvorsitzender bis zum 31.03.2023, seit dem 31.03.2023 Aufsichtsrat)

Markus Braemer, Kaufmann (stellv. Aufsichtsratsvorsitzender bis zum 31.03.2023)

Birgit Bimberg, Diplom-Kauffrau (Aufsichtsrat bis zum 31.03.2023)

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung erfolgte im Geschäftsjahr durch die Vorstände Herrn Christoph Thye, Herrn Constantin Rack und Herrn Robert Hartung (bis zum 02.06.2023), alle wohnhaft in Dortmund.

Bezüglich der Angabe der Gesamtbezüge des Vorstands wird von der Befreiungsvorschrift des § 286 Abs. IV HGB Gebrauch gemacht.

Nachtragsbericht

Es sind keine Ereignisse nach dem Bilanzstichtag eingetreten, die einen wesentlichen Einfluss auf den Jahresabschluss haben.

Ergebnisverwendung

Die Geschäftsführung schlägt vor, das Jahresergebnis in den Bilanzgewinn einzustellen.

Bericht des Aufsichtsrates

der acardo group AG

(Amtsgericht Dortmund HRB 15280)

Über den Geschäftsjahresbericht 2023 und die Lage der Gesellschaft

Der Aufsichtsrat hat die ihm nach Gesetz und Satzung obliegenden Aufgaben umfassend wahrgenommen. Der Aufsichtsrat wurde im Geschäftsjahr 2023 regelmäßig und umfassend durch schriftliche und mündliche Berichte des Vorstandes über die Lage der Gesellschaft sowie über grundsätzliche Fragen der Unternehmenspolitik und Geschäftsvorgänge von großer Bedeutung informiert. In gemeinsamen Sitzungen und Telefonkonferenzen mit dem Vorstand wurde die Geschäftslage der acardo group AG ausführlich behandelt. Der Aufsichtsrat hat neben der gesetzlich und satzungsmäßig zukommenden Aufgaben, auch bei wichtigen Einzelfragen beratend mitgewirkt.

Im Geschäftsjahr 2023 ist der Aufsichtsrat zu insgesamt acht Sitzungen zusammengekommen:

Am 31. März 2023 waren Herr Thomas Stümmler, Herr Dr. Ralf-Peter Simon und Herr Alexander Schüle als Aufsichtsrat anwesend. In der ordentlichen Sitzung wurde Herr Thomas Stümmler zum Vorsitzenden des Aufsichtsrates sowie Herr Dr. Ralf-Peter-Simon zum Stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrates gewählt. Herr Christoph Thye wurde bis zum 31.12.2026 zum Mitglied des Vorstands bestellt und zum Vorstandsvorsitzenden ernannt.

An der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 25. April 2023 nahmen Herr Thomas Stümmler und Herr Dr. Ralf-Peter Simon als Aufsichtsräte an der Sitzung teil, Herr Alexander Schüle war entschuldigt. Der Vorstand präsentierte das Quartalsergebnis sowie den Stand der Aufhebungsvereinbarung mit einem Vorstandsmitglied. Des Weiteren stimmte der Aufsichtsrat der Aufnahme eines Überbrückungsdarlehens zu, um eine durch den Umstellungsprozess der Zahlungsabwicklung im Coupongeschäft entstandenen Liquiditätslücke zu überbrücken.

Am 14. Juni waren Herr Thomas Stümmler, Herr Dr. Ralf-Peter Simon und Herr Alexander Schüle als Aufsichtsräte anwesend. In der ordentlichen Sitzung wurde der Aufsichtsrat durch den Vorstand über das aktuelle Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres und die Liquiditätslage des Unternehmens informiert. Des Weiteren gab der Vorstand einen Ausblick auf das Jahresergebnis 2023 und den Umstellungsprozess im Bereich Coupon-Zahlungen über Treuhandkonten.

- An der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 02. August 2023 waren Herr Thomas Stümmler und Herr Dr. Ralf-Peter Simon als Aufsichtsräte anwesend. In der Sitzung informierte der Vorstand über den Halbjahresabschluss 2023 und den durch den Wirtschaftsprüfer RSM vorgelegten Jahresabschluss 2022. Außerdem wurde ein aktualisierter Forecast für das Geschäftsjahr 2023 vorlegt und über aktuelle Geschäfts- und Personalthemen informiert.

An der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 25.10.2023 haben Herr Thomas Stümmler und Herr Dr. Ralf-Peter Simon als Aufsichtsräte teilgenommen. Herr Alexander Schüle war entschuldigt. Der Vorstand informierte den Aufsichtsrat über das aktuelle Ergebnis für das laufenden Geschäftsjahr und den aktualisierten Forecast bis zum Jahresende sowie den aktuellen Stand der Verschmelzung der acardo activation GmbH mit der acardo group AG. Des Weiteren wurde der finale Prüfbericht für den Jahresabschluss 2022 vorgelegt und erläutert. Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss geprüft und dem Ergebnis zugestimmt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

- An der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 29. November nahmen Herr Thomas Stümmler und Herr Dr. Ralf-Peter Simon als Aufsichtsräte teil. Herr Alexander Schule war entschuldigt. Der Vorstand berichtete über das Unternehmensergebnis per 31. Oktober 2023 und den Forecast bis zum Jahresende sowie über die aktuelle Geschäftsentwicklung und Vertriebsthemen.

- Am 08. Dezember nahmen an der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung Herr Thomas Stümmler, Herr Dr. Ralf-Peter Simon und Herr Alexander Schüle als Aufsichtsräte teil. Der Vorstand informierte über den aktuellen Stand der Anpassungen im Abwicklungsprozess des Couponing über Treuhandkonten und die notwendigen Korrekturen sowie über das aktuelle Ergebnis und die Hochrechnung für das Geschäftsjahr 2023. Die Planung für das Geschäftsjahr 2024 wurde auf einen Folgetermin verschoben. Der Aufsichtsrat wurde über eine mögliche Geschäftsaufgabe eines Partners und die daraus resultierenden Möglichkeiten und Konsequenzen informiert. Der Aufsichtsrat ermächtigte den Vorstand, den Mietvertrag für die neuen Räumlichkeiten zu unterzeichnen und den Umzug zu organisieren.

An der außerordentlichen Aufsichtsratssitzung am 15. Dezember 2023 nahmen Herr Thomas Stümmler, Herr Dr. Ralf-Peter Simon und Herr Alexander Schule als Aufsichtsräte teil. Der Vorstand präsentierte die Planung für das Geschäftsjahr 2024. Der Aufsichtsrat hat die Planung hinterfragt und zur Kenntnis genommen sowie die Freigabe für die Planung erteilt.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2023, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht sowie dem Vorschlag zur Gewinnverwendung geprüft. Weiterhin hat der Aufsichtsrat den Prüfungsbericht der Nexia GmbH geprüft, der mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen wurde. Die Prüfung durch den Aufsichtsrat führte zu dem Ergebnis, dass gegen den Abschluss und den Prüfungsbericht keinerlei Einwände bestehen und der Jahresabschluss somit ausdrücklich gebilligt wird.

Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens für die im Geschäftsjahr 2023 erbrachten Leistungen.

Einladung / TO Hauptversammlung

acardo group AG: Protokoll der Hauptversammlung am 29.08.2024

Ort/Datum/Zeit

Ordentliche Hauptversammlung der acardo group AG mit Sitz in Dortmund eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Dortmund HRB 105280 Mittwoch, 29.08.2024, Beginn 14:34 h Ende 14:46 h

Teilnehmer

An der Hauptversammlung nahmen teil:

1. alle Mitglieder des Aufsichtsrates:

Herr Thomas Stümmler, Münster

Herr Dr. Ralf-Peter Simon, Münster

Herr Alexander Schüle, Dortmund

2. alle Mitglieder des Vorstands:

Herr Christoph Thye, Dortmund

Herr Constantin Rack, Dortmund

Herr Robert Hartung, Dortmund (abwesend; bis 02. Juni 2023)

3. als Alleinaktionär:

Vectron Systems AG, Münster, vertreten durch:

Herr Thomas Stümmler, Vorstandsvorsitzender, Münster

Herr Dr. Ralf-Peter Simon, Vorstand, Münster

Herr Christoph Thye, Vorstand, Dortmund

Herr Stefan Brunn, Prokurist, Münster 4. als Gäste:

Herr Claudius Noltensmeier, Münster

Herr Sivakajan Kallwey, Dortmund

Protokoll

Sivakajan Kallwey

Agenda

1 Einleitung

Begrüßung

Teilnehmerverzeichnis Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung Bestimmung des Protokollführers

2 Tagesordnung:

2.1 Feststellung der Beschlussfähigkeit

2.2 Verabschiedung der Tagesordnungspunkte

2.3 Vorlage des Jahresabschlusses der acardo group AG zum 31.12.2023

2.4 Verwendung des Bilanzergebnisses der acardo group AG

2.5 Entlastung der Mitglieder des Vorstands

2.6 Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

2.7 Wahl des Abschlussprüfers

Protokoll

Nr. 1

Die Hauptversammlung fand als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt. Die Hauptversammlung wurde für die Aktionäre der Gesellschaft via Microsoft Teams mit individuellen Logins durchgeführt.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, Herr Thomas Stümmler, eröffnete die Hauptversammlung um 14:34 Uhr und übernahm gem. § 22 Abs. 1 der Satzung den Vorsitz der Hauptversammlung. Er begrüßte die Aktionäre und Aktionärsvertreter, die an der Hauptversammlung in Bild und Ton live über den Online-Service teilnehmen.

Der Vorsitzende wies darauf hin, dass Aufsichtsrat und Vorstand jeweils einstimmig der Durchführung der heutigen Ordentlichen Hauptversammlung in virtueller Form, d.h. in Form einer Videokonferenz, zugestimmt haben. Er erläuterte, dass dies bedeute, dass die heutige Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Mitglieder des Vorstands, der Mitglieder des Aufsichtsrats und der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten stattfinde.

Mit der Durchführung der Hauptversammlung werde sichergestellt, dass alle Beschlüsse zum regulär geplanten Hauptversammlungstermin herbeigeführt werden.

Das Teilnehmerverzeichnis wurde vor der ersten Abstimmung zur Einsichtnahme den Teilnehmern der Hauptversammlung digital zur Verfügung gestellt.

Der Vorsitzende stellte fest, dass die heutige Hauptversammlung form- und fristgerecht einberufen wurde.

Der Vorsitzende stellte weiter fest, dass vom Grundkapital vertreten sind: 110.922 Aktien, was 100% entspricht.

Der Vorsitzende stellte fest, dass die Tagesordnung rechtzeitig dem Teilnehmerkreis bekannt gemacht worden ist.

Der Vorsitzende bestimmte Herrn Sivakajan Kallwey zum Protokollführer.

Der Vorsitzende stellte fest, dass die Hauptversammlung damit nach Gesetz und Satzung form- und fristgerecht einberufen worden ist.

Nr. 2.1 Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende stellte fest, dass gemäß dem Teilnehmerverzeichnis in der Ordentlichen Hauptversammlung 100% (110.922 € von 110.922 €) des Grundkapitals vertreten und damit beschlussfähig sei.

Die Aktionärsvertreter erkannten die Beschlussfähigkeit der ordentlichen Hauptversammlung an. Sie verzichteten ebenfalls auf Anfechtung und Widerspruch.

Anträge zur Beschlussfassung wurden insofern gestellt, dass die Hauptversammlung beschließt, zu den Tagesordnungspunkten 2.5 und 2.6 über die Entlastung jedes einzelnen Mitglieds des Vorstands bzw. des Aufsichtsrats gesondert abzustimmen.

Die Hauptversammlung beschloss darauf einstimmig, insofern gesondert und einzeln abzustimmen.

Der Vorsitzende stellte den gefassten Beschluss fest und verkündete ihn.

Nr. 2.2 Verabschiedung der Tagesordnungspunkte.

Der Vorsitzende stellte fest, dass keine Wortmeldungen zur Ergänzung der Tagesordnung erfolgten. Die Tagesordnung wird wie vorgelegt verabschiedet.

Nr. 2.3 Vorlage des Jahresabschlusses der acardo group AG zum 31.12.2023

Der Jahresabschluss 2023 der acardo group AG wurde den Aktionären im April 2024 zur Verfügung gestellt. Die digitale Fassung ist als Anlage beigefügt.

Der Vorsitzende stellte hierzu fest, dass

a) der Jahresabschlussbericht 2023 zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung den Aktionären und für alle Teilnehmer der Hauptversammlung digital zur Einsicht vorliegen,

b) der Jahresabschluss auf den 31.12.2023 von der Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft geprüft worden ist,

c) der Aufsichtsrat den Jahresabschluss gebilligt hat.

Die Verlesung der Vorlage wird nicht verlangt.

Nr. 2.4 Verwendung des Bilanzergebnisses der acardo group AG

Vorstand und Aufsichtsrat schlugen vor, für das Geschäftsjahr 2023 aus dem Bilanzgewinn in Höhe von 3.120.188,51 € keine Dividende auszuschütten und diesen Bilanzgewinn auf neue Rechnung vorzutragen.

Bezüglich der Verwendung des Bilanzergebnisses ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass aus dem für das Geschäftsjahr 2023 entstandenen Bilanzgewinn in Höhe von 3.120.188,51 € keine Dividende auszuschütten ist und dieser Bilanzgewinn auf neue Rechnung vorgetragen wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 254, 257 AktG.

Nr. 2.5 Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Der Vorsitzende stellte fest, dass im Laufe des Geschäftsjahrs 2023 der Vorstand der Gesellschaft aus den folgenden Mitgliedern bestand:

1) Herr Christoph Thye, von 1.1.2023 bis 31.12.2023

2) Herr Constantin Rack, von 1.1.2023 bis 31.12.2023

3) Herr Robert Hartung, von 1.1.2023 bis 02.06.2023

Der Aufsichtsrat und der Vorstand schlugen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen, und zwar einzeln für jedes Vorstandsmitglied.

a) Bezüglich der Entlastung des Vorstandsmitglieds

Christoph Thye ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Vorstandsmitglied Christoph Thye Entlastung für das Geschäftsjahr 2023 erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

b) Bezüglich der Entlastung des Vorstandsmitglieds Constantin Rack ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Vorstandsmitglied Constantin Rack Entlastung für das Geschäftsjahr 2023 erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

c) Bezüglich der Entlastung des Vorstandsmitglieds Robert Hartung ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Vorstandsmitglied Robert Hartung Entlastung für das Geschäftsjahr 2023 erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

Nr. 2.6 Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Im Laufe des Geschäftsjahrs 2023 bestand der Aufsichtsrat der Gesellschaft aus den folgenden Mitgliedern:

1) Herr Thomas Stümmler, von 31.03.2023 bis 31.12.2023

2) Herr Dr. Ralf-Peter Simon, von 31.03.2023 bis 31.12.2023

3) Herr Alexander Schüle, von 01.01.2023 bis 31.12.2023

4) Herr Markus Braemer, 01.01.2023 bis 31.03.2023

5) Frau Birgit Bimberg, 01.01.2023 bis 31.03.2023

Der Aufsichtsrat und der Vorstand schlugen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen, und zwar einzeln für jedes Aufsichtsratsmitglied. Der Vorsitzende stellte fest, dass den Vorstandsmitgliedern der Aktionärin, namentlich Herrn Thomas Stümmler und Dr. Ralf-Peter Simon, durch den Aufsichtsrat der Aktionärin mit Beschluss vom 10.07.2024 hinsichtlich der Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates und des Vorstandes die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erteilt wurde.

a) Bezüglich der Entlastung des Aufsichtsratsmitglieds Thomas Stümmler ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Aufsichtsratsmitglied, Thomas Stümmler für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt wird. Die Aktionärin wurde bei dieser Abstimmung durch Dr. Ralf-Peter Simon und Stefan Brunn vertreten. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

b) Bezüglich der Entlastung des Aufsichtsratsmitglieds

Dr. Ralf-Peter Simon ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Aufsichtsratsmitglied, Dr. Ralf-Peter Simon für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt wird. Die Aktionärin wurde bei dieser Abstimmung durch Thomas Stümmler und Stefan Brunn vertreten. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

c) Bezüglich der Entlastung des Aufsichtsratsmitglieds Alexander Schüle ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Aufsichtsratsmitglied, Alexander Schüle für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

d) Bezüglich der Entlastung des Aufsichtsratsmitglieds Markus Braemer ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Aufsichtsratsmitglied, Markus Braemer für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

e) Bezüglich der Entlastung des Aufsichtsratsmitglieds Birgit Bimberg ergab die Abstimmung

110.922 Ja-Stimmen

0 Nein-Stimmen

0 Stimmenthaltungen

Der Vorsitzende gab das Ergebnis der Abstimmung bekannt und stellte fest, dass dem Aufsichtsratsmitglied, Birgit Bimberg für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt wird. Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter verzichteten auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG.

Nr. 2.7 Wahl des Abschlussprüfers

Es wird beschlossen, die NEXIA GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Georg-Glock-Str. 4, 40474 Düsseldorf zur Abschlussprüferin für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.

Nach Erledigung der Tagesordnung schloss der Vorsitzende die Hauptversammlung um 14:46 Uhr.

Ich, der Aufsichtsratsvorsitzende, stelle insbesondere fest:

• Alle Beteiligten waren während aller Abstimmungen ununterbrochen anwesend.

• Sämtliche Abstimmungen wurden in der vom Vorsitzenden eingangs bestimmter Art vorgenommen und durchgeführt.

• Die Ergebnisse der Beschlüsse wurden von dem Vorsitzenden jeweils sofort festgestellt und verkündet.

• Zu keinem Beschluss wurde Widerspruch zur Niederschrift erhoben.

• Sämtliche Aktionäre bzw. deren Vertreter haben auf ihr Anfechtungsrecht gemäß §§ 243, 246 AktG bzw. §§ 254, 257 AktG verzichtet.

Anlagen zum Protokoll:

• Jahresabschluss und Testat 2023 der acardo group AG

• Beschluss des Aufsichtsrats der Vectron Systems AG vom 10.07.2024

sonstige Berichtsbestandteile

Anlagenspiegel zum 31.12.2023

Angaben zur Feststellung:

Der Jahresabschluss wurde am 29.08.2024 festgestellt.

Bestätigungsvermerk

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der acardo group AG - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs-und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der acardo group AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse - entspricht der beigefügte Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften und vermittelt unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage der Gesellschaft zum 31. Dezember 2023 sowie ihrer Ertragslage für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 und

- vermittelt der beigefügte Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft. In allen wesentlichen Belangen steht dieser Lagebericht in Einklang mit dem Jahresabschluss, entspricht den deutschen gesetzlichen Vorschriften und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d. h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

- identifizieren und beurteilen wir die Risiken wesentlicher falscher Darstellungen im Jahresabschluss und im Lagebericht aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern, planen und führen Prüfungshandlungen als Reaktion auf diese Risiken durch sowie erlangen Prüfungsnachweise, die ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zu dienen. Das Risiko, dass aus dolosen Handlungen resultierende wesentliche falsche Darstellungen nicht aufgedeckt werden, ist höher als das Risiko, dass aus Irrtümern resultierende wesentliche falsche Darstellungen nicht aufgedeckt werden, da dolose Handlungen kollusives Zusammenwirken, Fälschungen, beabsichtigte Unvollständigkeiten, irreführende Darstellungen bzw. das Außerkraftsetzen interner Kontrollen beinhalten können.

- gewinnen wir ein Verständnis von dem für die Prüfung des Jahresabschlusses relevanten internen Kontrollsystem und den für die Prüfung des Lageberichts relevanten Vorkehrungen und Maßnahmen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit dieser Systeme der Gesellschaft abzugeben.

- beurteilen wir die Angemessenheit der von den gesetzlichen Vertretern angewandten Rechnungslegungsmethoden sowie die Vertretbarkeit der von den gesetzlichen Vertretern dargestellten geschätzten Werte und damit zusammenhängenden Angaben.

- ziehen wir Schlussfolgerungen über die Angemessenheit des von den gesetzlichen Vertretern angewandten Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit sowie, auf der Grundlage der erlangten Prüfungsnachweise, ob eine wesentliche Unsicherheit im Zusammenhang mit Ereignissen oder Gegebenheiten besteht, die bedeutsame Zweifel an der Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen können. Falls wir zu dem Schluss kommen, dass eine wesentliche Unsicherheit besteht, sind wir verpflichtet, im Bestätigungsvermerk auf die dazugehörigen Angaben im Jahresabschluss und im Lagebericht aufmerksam zu machen oder, falls diese Angaben unangemessen sind, unser jeweiliges Prüfungsurteil zu modifizieren. Wir ziehen unsere Schlussfolgerungen auf der Grundlage der bis zum Datum unseres Bestätigungsvermerks erlangten Prüfungsnachweise. Zukünftige Ereignisse oder Gegebenheiten können jedoch dazu führen, dass die Gesellschaft ihre Unternehmenstätigkeit nicht mehr fortführen kann.

- beurteilen wir Darstellung, Aufbau und Inhalt des Jahresabschlusses insgesamt einschließlich der Angaben sowie ob der Jahresabschluss die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle und Ereignisse so darstellt, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt.

- beurteilen wir den Einklang des Lageberichts mit dem Jahresabschluss, seine Gesetzesentsprechung und das von ihm vermittelte Bild von der Lage des Unternehmens.

- führen wir Prüfungshandlungen zu den von den gesetzlichen Vertretern dargestellten zukunftsorientierten Angaben im Lagebericht durch. Auf Basis ausreichender geeigneter Prüfungsnachweise vollziehen wir dabei insbesondere die den zukunftsorientierten Angaben von den gesetzlichen Vertretern zugrunde gelegten bedeutsamen Annahmen nach und beurteilen die sachgerechte Ableitung der zukunftsorientierten Angaben aus diesen Annahmen. Ein eigenständiges Prüfungsurteil zu den zukunftsorientierten Angaben sowie zu den zugrunde liegenden Annahmen geben wir nicht ab. Es besteht ein erhebliches unvermeidbares Risiko, dass künftige Ereignisse wesentlich von den zukunftsorientierten Angaben abweichen.

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.