cosinex GmbH

cosinex GmbH

Bochum

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht

Inhalt

1. Entwicklung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen

1.1. Gesamtwirtschaft und luK-Branche

1.2. Öffentliche Haushalte

1.3. Nachfrage nach Leistungen zur Verwaltungsdigitalisierung

1.4. Nachfrage nach Leistungen zur Digitalisierung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens

2. Geschäftsverlauf und Lage der Gesellschaft

2.1. Geschäftsverlauf

2.2. Ertragslage

2.3. Vermögens- und Finanzlage

3. Prognosebericht

4. Wesentliche Chancen und Risiken

4.1. Gesamtwirtschaftliche Risiken

4.2. Einzelwirtschaftliche Risiken

4.3. Technische Risiken

4.4. Chancen

5. Forschung und Entwicklung

Die Gesellschaft ist spezialisierter Softwareentwickler für die öffentliche Verwaltung und Muttergesellschaft einer auf Technologien für die öffentliche Verwaltung ausgerichteten Unternehmensgruppe. Ein besonderer Fokus liegt im Bereich von Softwarelösungen zur elektronischen Unterstützung des öffentlichen Auftragswesens. Ferner entwickelt sie Individualsoftware und bietet Beratungsleistungen rund um das Beschaffungs- und Vergabemanagement öffentlicher Auftraggeber sowie zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen an.

Ein weiteres Geschäftsfeld ist die Entwicklung von Lösungen im Bereich der öffentlichen Sicherheit.

Als Joint Venture mit dem Bundesanzeiger Verlag, Köln, betreibt die Gesellschaft die DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH. Zweck des Gemeinschaftsunternehmens ist der Betrieb eines Internetportals zum öffentlichen Auftragswesen mit Mehrwertdiensten für Vergabestellen und Unternehmen.

1. Entwicklung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen

1.1. Gesamtwirtschaft und luK-Branche

Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Destatis) ist das Bruttoinlandsprodukt (BIP) im Jahr 2023 (preisbereinigt) um 0,3 % niedriger ausgefallen als im Vorjahr. Die trotz der jüngsten Rückgänge nach wie vor hohen Preise auf allen Wirtschaftsstufen dämpften die Konjunktur. Hinzu kamen ungünstige Finanzierungsbedingungen durch steigende Zinsen und eine geringere Nachfrage aus dem In- und Ausland. Damit setzte sich die Erholung der deutschen Wirtschaft vom tiefen Einbruch im Corona-Jahr 2020 nicht weiter fort. Im Vergleich zum Jahr 2019, dem Jahr vor Beginn der Coronapandemie, war laut Angaben von Destatis das BIP 2022 um 0,7 % höher.

Trotz des schwierigen Umfelds konnte die luK-Branche im Jahr 2023 ein Umsatzwachstum von rund 4 % und damit auf der Höhe des Vorjahres verzeichnen. Im Segment der Informationstechnik sank das Wachstum leicht von 6,5 % auf 6,3 %.

1.2. Öffentliche Haushalte

Die Ausgaben des öffentlichen Gesamthaushalts sind im Jahr 2023 gegenüber dem Vorjahr um 4,1 % auf 1.951,9 Mrd. EUR gestiegen. Gleichzeitig stiegen die Einnahmen erneut stärker als die Ausgaben um 6,4 % auf 1.860 Mrd. EUR. Wie das Statistische Bundesamt (Destatis) mitteilt, errechnet sich daraus in Abgrenzung der Finanzstatistiken ein kassenmäßiges Finanzierungsdefizit von 91,9 Mrd. EUR. Das Defizit fiel damit um 35,4 Mrd. EUR geringer aus als 2022 und lag erstmals seit 2020 (189,2 Mrd. EUR) unter hundert Mrd. EUR.

Nach Ergebnissen der vierteljährlichen Kassenstatistik ging das Defizit wie in den Vorjahren zum weitaus größten Teil zu Lasten des Bundes (-87,6 Mrd. EUR). Erstmals seit Jahren verzeichneten auch die Gemeinden in Summe ein Defizit (6,8 Mrd. EUR), während sich bei den Ländern Einnahmen und Ausgaben nahezu ausglichen und die Sozialversicherung einen relativ geringen Überschuss aufwies (2,7 Mrd. EUR).

1.3. Nachfrage nach Leistungen zur Verwaltungsdigitalisierung

Unverändert zeigt nicht zuletzt die Entwicklung des Unternehmens über die vergangenen Jahre, dass sich die weiterhin zunehmende Nachfrage im Bereich von Softwarelösungen und Dienstleistungen zur Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen und ihrer Prozesse in Deutschland unverändert weitgehend unabhängig von Konjunkturzyklen, Haushaltssituationen der öffentlichen Hand oder laufenden politischen Veränderungen dynamisch entwickelt.

Die Fortsetzung der Tätigkeit im Homeoffice bzw. im mobilen Arbeiten trotz Ende der Coronapandemie auch im öffentlichen Dienst treibt die Digitalisierung möglichst aller Verwaltungsprozesse und deren weitere Vernetzung untereinander weiter voran.

1.4. Nachfrage nach Leistungen zur Digitalisierung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens

Bis Ende der 2010er-Jahre lag der Fokus der Digitalisierung des Öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesen in der Praxis weit überwiegend auf der elektronischen Kommunikation zwischen Vergabestellen und Unternehmen im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren („E- Vergabe im engeren Sinne“), zunehmend auch auf der Unterstützung der internen Vergabeprozesse öffentlicher Auftraggeber („E-Vergabe im weiteren Sinne“).

Bestimmungsfaktoren der Nachfrage waren anfangs unter anderem Kostenersparnisse sowie sonstige Effizienzaspekte im Hinblick auf Transparenz, Verbesserung der Abläufe, Dokumentation, Rechtssicherheit u.a.

In den vergangenen Jahren hat sich das Verständnis der Digitalisierung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens umfassend gewandelt. Der allgemein formulierte Anspruch ist nun, alle Prozesse des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens, von der Bedarfsermittlung über die Vergabe bis zum Vertragsmanagement oder der Rechnung über entsprechende Lösungen zu digitalisieren. Vor diesem Hintergrund stieg die Nachfrage nach solchen Lösungen auch im Jahr 2023 unverändert an.

Zwar ist bei der überwiegenden Mehrzahl öffentlicher Auftraggeber eine Lösung für die elektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und potenziellen Auftragnehmern („E- Vergabe im engeren Sinne“) bereits im Einsatz, allerdings setzen nach eigenen Schätzungen deutlich unter 30 % ein Vergabemanagementsystem zur Unterstützung der internen Prozesse und der revisionssicheren Dokumentation ein. Ein noch geringerer Anteil nutzt Bedarfs- oder Vertragsmanagementsysteme. Bei einer Vielzahl öffentlicher Auftraggeber verbleiben darüber hinaus in der integrierten digitalen Abbildung des Gesamtprozesses zum Teil erhebliche „Digitalisierungslücken“.

Belastbare Zahlen über das jährliche Gesamtvolumen des Bedarfs öffentlicher Auftraggeber bestehen, soweit bekannt, weiterhin nicht.

2. Geschäftsverlauf und Lage der Gesellschaft

2.1. Geschäftsverlauf

Das Kernproduktportfolio des Unternehmens besteht aus den Modulen Vergabemarktplatz, Vergabemanagementsystem sowie Lösungen für das Bedarfs- und Vertragsmanagement, Bestellabwicklungssysteme für Rahmenverträge und die E-Rechnung. Alle Module haben sich bei zahlreichen Kommunen, Landesverwaltungen und Einrichtungen des Bundes sowie weiteren öffentlichen Auftraggebern bewährt und sind zum Teil seit vielen Jahren im Einsatz. In die Konzeption und Weiterentwicklung dieser Kernprodukte wird kontinuierlich und in erheblichem Umfang investiert.

Im Jahr 2023 konnten bestehende Kundenbeziehungen weiter ausgebaut und eine Vielzahl neuer Kunden gerade auch im kommunalen Bereich gewonnen werden.

Am 01. Juli 2023 konnte plangemäß die neue Firmenzentrale mit einer Gesamtfläche von 5.200 qm für rund 210 Arbeitsplätze bezogen werden.

2.2. Ertragslage

Zur internen Steuerung werden insbesondere die finanziellen Leistungsindikatoren Umsatz und Ergebnis vor Steuern herangezogen.

Die Umsatzerlöse des Geschäftsjahres konnten von 10,0 Mio. EUR um rund 23% auf über 12,3 Mio. EUR gesteigert werden. Das Wachstum lag damit deutlich oberhalb des Branchendurchschnitts des luK-Bereiches und leicht oberhalb der eigenen Erwartungen und damit verbunden auch das Ergebnis vor Steuern.

Die Stärkung des Umsatzwachstums gegenüber dem Vorjahr resultierte insbesondere aus einer Reihe an Neukunden sowie kundenindividuellen Anpassungen, die im Jahr 2023 abgeschlossen werden konnten. Zudem entschieden sich eine Reihe von Kunden für den Ausbau der bestehenden Lösung um weitere der angebotenen Module.

Bedingt auch durch die Einstellungen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stieg der Personalaufwand als größter Aufwandsposten von 5,56 Mio. EUR im Vorjahr um 23,2 % auf nun 6,86 Mio. EUR.

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen stiegen um 49,7 % auf 2,65 Mio. EUR (Vorjahr: 1,77 Mio. EUR). Maßgeblich für den nochmaligen Anstieg dieses Postens ist zum einen die - zusätzlich zu den Wertberichtigungen im Bereich Finanzanlagen - gebildete weitere außerplanmäßige Risikovorsorge zur nun vollständigen Wertberichtigung aller gewährten Darlehen für das Start-up roadia GmbH, das mangels weiterer Investoren im Herbst 2023 Insolvenzantrag gestellt hatte. Zum anderen insbesondere Aufwendungen für die neue Firmenzentrale und neue Coachingmaßnahmen im IT-Bereich.

Die Erträge aus Beteiligungen konnten um 40,0% auf 1,0 Mio. EUR gesteigert werden.

2.3. Vermögens- und Finanzlage

Die Immateriellen Vermögensgegenstände erhöhten sich durch den Saldo aus weiteren aktivierten Eigenleistungen und Abschreibungen gegenüber dem Vorjahr um 16,7 % auf 4,0 Mio. EUR.

Die Erhöhung der Finanzanlagen um 9,6 % auf 1,1 Mio. EUR ergibt sich als Saldo aus einer Einzahlung in die Kapitalrücklage der GovTech GmbH im Zusammenhang mit dem Start-up GovMind GmbH, der Teilwertabschreibung aufgrund der dauernden Wertminderung der roadia GmbH und einer neu hinterlegten langfristigen Mietkaution für die neue Firmenzentrale.

Bank- und andere Finanzverbindlichkeiten bestanden weiterhin nicht, entsprechender Zinsaufwand konnte dadurch vermieden werden.

Die passiven latenten Steuern stehen in Zusammenhang mit der Bildung der immateriellen Vermögensgegenstände.

Das Eigenkapital blieb auf dem Vorjahresniveau von 7,3 Mio. EUR und steht einem Anlagevermögen in Höhe von 5,9 Mio. EUR gegenüber. Mit einer Eigenkapitalquote von 68,2 % (Vorjahr 74,3 %) wies die Gesellschaft unverändert eine gesunde Finanzstruktur aus.

Die Bilanzsumme betrug zum Stichtag 10,7 Mio. EUR und stieg damit gegenüber dem Vorjahr (9,8 Mio. EUR) um 9,4 % an.

3. Prognosebericht

Der Branchenverband Bitkom e.V. rechnet im Bereich der Informationstechnologie, Telekommunikation und Unterhaltungselektronik für das Jahr 2024 mit einem Wachstum um 4,4 %. Die Ausgaben für Software sollen mit 9,4 Prozent das größte Wachstum in diesem Segment verzeichnen.

Trotz der auch in diesem Jahr außergewöhnlichen Belastungen der öffentlichen Haushalte wird für die Gesamtnachfrage der öffentlichen Verwaltungen nach weiterer Digitalisierung im Bereich des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens mit weiterem Wachstum gerechnet. Aufgrund der Kassensituation insbesondere der kommunalen Haushalte wird allerdings nicht damit gerechnet, dass die Nachfrage im gleichen Umfang wie im vergangenen Jahr wachsen wird.

Für das Jahr 2024 erwartet die Gesellschaft eine leichte Umsatz- und Ergebnissteigerung vor Steuern. Grundlage für die Prognose sind die aktuellen Kennzahlen im Bereich der Neukundengewinnung, der zunehmende Nutzungsumfang unserer Lösungen bei Bestandskunden und die häufig langfristigen Verträge zu Pflege und Weiterentwicklung der Lizenzlösungen sowie Nutzungsvereinbarungen zu Cloud-Angeboten und individuelle Softwarelösungen, die gemeinsam mit Partnern für Kunden der cosinex realisiert werden.

Aufgrund des Fachkräftemangels im luK-Bereich sowie der inflationsbedingt deutlich gestiegenen Gehälter wird kurz- und mittelfristig mit einem überdurchschnittlich hohen Anstieg des Personalaufwands sowie anhaltend hohen, damit verbundenen Kostenpositionen (Coaching, Recruiting) gerechnet.

4. Wesentliche Chancen und Risiken

4.1. Gesamtwirtschaftliche Risiken

Bezüglich zukünftiger gesamtwirtschaftlicher Risiken unter anderem aufgrund des Krieges in der Ukraine, der Lieferkettenprobleme sowie Zinsentwicklungen wird davon ausgegangen, dass diese über diejenigen des Jahres 2023 nicht in einem die Gesellschaft zusätzlich wesentlich beeinträchtigenden Maß hinausgehen werden, mit folgenden Einschränkungen:

Kurz- und mittelfristig besteht unverändert das Risiko, dass inflationsbedingte sowie aufgrund des bestehenden Fachkräftemangels im IT-Bereich Steigerungen der Personalkosten gegenüber den Kunden nicht oder nur mit Verzögerungen in den Preisen abgebildet werden können.

Des Weiteren besteht das nicht geringe Risiko, dass aufgrund des im Softwarebereich besonders spürbaren Fachkräftemangels weiterhin Aufträge nicht angenommen oder nur unter erschwerten, kostenintensiveren Bedingungen umgesetzt werden können. Unter anderem wird versucht diesem Risiko zu begegnen, indem die Positionierung als moderner Arbeitgeber mit besonders sinnstiftenden, der Allgemeinheit nutzenden Technologien weiter ausgebaut wird. Auch die Entwicklung für die neue, sehr moderne und hochwertige Firmenzentrale auf dem Bochumer Gesundheitscampus wurde nicht zuletzt im Hinblick auf die Verhältnisse des Arbeitsmarktes getroffen: sie soll nach den pandemiebedingten Zeiten des überwiegend mobilen Arbeitens auch das persönliche Zusammentreffen der Teams fördern. Die langjährige Tätigkeit als Ausbildungsbetrieb in den einschlägigen Berufen wird fortgesetzt und im Jahr 2024 weiter ausgebaut, um Nachwuchskräfte zu entwickeln.

Spezifische Branchenrisiken im Bereich luK werden darüber hinaus für 2024 nicht erkannt.

Für das Marktsegment Vergabeplattform („E-Vergabe im engeren Sinne“) zeichnet sich eine weitere Marktsättigung ab, die durch den Vertrieb der anderen Lösungen überkompensiert wird. Aufgrund des unverändert starken Trends zur weiteren Digitalisierung sowie dessen gesetzliche Treiber sind daher auch im Bereich der Neukundengewinnung für 2024 nachfrageseitige Risiken am ehesten in der verschlechterten Haushaltssituation der öffentlichen Auftraggeber insbesondere auf kommunaler Ebene erkennbar.

Konkrete Risiken, im Wettbewerb mit anderen Anbietern von Leistungen zur Digitalisierung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens zurückzufallen, werden nicht gesehen.

Diesem wird gleichwohl vorgebeugt durch die laufende Optimierung interner Prozesse, dem Know-how-Ausbau in fachlicher wie technischer Hinsicht und durch das stetige Bemühen Innovationstreiber zu sein. So wurden im Jahr 2023 erneut eine Vielzahl neuer Funktionen in der Lösung umgesetzt, etwa um die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabestellen zu verbessern und die Berücksichtigung von Qualitäts- aber auch von ESG- bzw. Nachhaltigkeitskriterien im öffentlichen Einkauf zu vereinfachen. Umgekehrt werden erhebliche Chancen durch den integrierten Lösungsansatz über das gesamte öffentliche Auftragswesen hinweggesehen.

4.2. Einzelwirtschaftliche Risiken

In den immateriellen Vermögensgegenständen und Sachanlagen werden keine besonderen Risiken erkannt. Entsprechendes gilt für die Finanzanlagen bzw. Beteiligungen, da - mit Ausnahme der GovTech GmbH und ihrer Beteiligungen - alle Tochter- und Beteiligungsgesellschaften nachhaltige und am Markt erprobte Geschäftsmodelle verfolgen, mit denen sie zum Teil seit langem eigenfinanziert erfolgreich wirtschaften. Einen Sonderfall stellen die Beteiligungen der GovTech GmbH in Wachstumsunternehmen bzw. Start-ups dar, für die im Fall bestehender oder drohender Ausfälle Vorsorge in Form außerplanmäßiger Abschreibungen getroffen werden.

Auch in den Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständen werden keine nennenswerten Ausfall- oder Liquiditätsrisiken erkannt: Öffentliche Verwaltungen sind, mit gutem Recht, anspruchsvolle Gläubiger, umgekehrt aber auch sichere Schuldner mit zuverlässiger Zahlungsmoral. Hinzu kommt, dass der wesentliche Teil der Forderungen aufgrund der Kundenstruktur regional bzw. institutionell breit diversifiziert ist. Zu den Kunden gehören neben Kernverwaltungen (Bundesbehörden, Ländern und Kommunen) unter anderem Sozialversicherungsträger, Rundfunkanstalten, Universitäten sowie Einrichtungen der öffentlichen Daseinsvorsorge.

Gegen eventuelle Risiken wirken zudem etwa die operative Ertragskraft der Gesellschaft sowie ihr beträchtliches Eigenkapital bzw. ihre überdurchschnittliche Eigenkapitalquote in Verbindung mit der Entbehrlichkeit bankmäßiger Fremdfinanzierung.

4.3. Technische Risiken

Technische Risiken in den Bereichen Softwarequalität (Fehler), Betrieb (Ausfälle) sowie Sicherheit (Cyberangriffe) sind Software- und Cloud-Anbietern immanent. Diesen Risiken wird wie folgt entgegengewirkt:

Im Bereich der Softwarequalität werden bereits im Softwaredesign jeder neuen Anwendung geeignete Maßnahmen auf der Ebene der Basisarchitektur berücksichtigt. Innerhalb der Entwicklungs-Teams koordinieren dedizierte Software-Tester und QS-Beauftragte alle Maßnahmen im Bereich der Qualitätssicherung innerhalb der Teams und unterstützen durch manuelle sowie zunehmend automatisierte Tests. Auch die angewendeten Vorgehensmodelle in den Teams auf Basis von Scrum und Kanban sehen die Qualitätssicherung als integralen Bestandteil vor. Zudem ist der weitere Ausbau automatisierter Tests für 2024 eingeplant. Für das Jahr 2024 ist zudem eine Zertifizierung des Deutschen Vergabeportals (DTVP) durch die TÜV Informationstechnik GmbH im Umfang eines Security Assurance Level (SEAL) 4 geplant.

Dabei werden die Software, die Architektur der Anwendung und der Systemumgebung, die Installation, der Betrieb und das Monitoring hinsichtlich spezifischer und definierter Sicherheitsanforderungen überprüft. Ebenso gehören die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Daten nach dem aktuellen Stand der Technik (BSI TR-02102-2), die Validierung der Ausgangs- und Eingangsdaten nach OWASP ASVS Version 4, das Berechtigungskonzept und eine Quellcodeanalyse zum Zertifizierungsumfang. Auch diese Prüfung soll sicherstellen, dass unseren Lösungen maßgebliche Sicherheitsstandards und hohen Anforderungen der Betriebseffizienz genügt.

Zur besonderen Unterstützung der fachlichen Qualität bei der anspruchsvollen Transformation rechtlicher Vorgaben in Software arbeitet cosinex in langjährigen Partnerschaften sowohl mit eigenen ausgewiesenen Vergaberechtsexperten wie mit Fachkanzleien zusammen. Zudem setzen alle assoziierten Beratungseinheiten der vier größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bei der Durchführung von Vergabeverfahren für ihre Mandanten auf Lösungen der cosinex.

Für gleichwohl nicht auszuschließende Schäden besteht eine spezifische IT- und Betriebshaftpflichtversicherung; wobei in der Vergangenheit weder ein derartiger Schaden verursacht oder geltend gemacht wurde. Zudem sehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und gängigen Vertragsgrundlagen weitgehende Haftungsbeschränkungen vor. So erfolgt die Leistungsvereinbarung nahezu ausschließlich auf Basis der sog. EVB-IT, die - zwischen Bund und Vertretern des Bitkom e.V. verhandelt und auf Vorschlag des Bundesministeriums des Innern (BMI) vom IT-Planungsrat beschlossen - im Bereich der Haftung für beide Vertragsparteien ausgewogene Regelungen mit definierten Haftungshöchstgrenzen vorsehen, welche sich überwiegend am Auftragsvolumen orientieren.

Im Hinblick auf den Betrieb werden von Eigen- über Fremdbetrieb bis hin zu Cloud-Angeboten alle gängigen Formen der Bereitstellung von Software für die Anwender unterstützt.

In den Fällen, in denen cosinex auch den Betrieb der Anwendung übernimmt, greifen eine Vielzahl von Maßnahmen. Hierzu gehören die Auswahl geeigneter und entsprechend ISO- 27001 sowie BSI-Grundschutz zertifizierter Rechenzentrums-Partner mit Betriebsstandorten in Deutschland, der Ausbau unseres „Betriebs-Teams“ für das Hosting der eigenen Cloud- und Managed-Service-Dienste („Housing-Modelle“) sowie die Nutzung geeigneter Cloud-Dienste für die eigene Infrastruktur u. a. nach Maßgabe der DSGVO.

Im Bereich Sicherheit erfolgen umfangreiche Maßnahmen sowohl im Hinblick auf die für das operative Geschäft erforderliche eigene Infrastruktur der cosinex wie auch im Hinblick auf unsere Softwarelösung und den Betrieb.

Aufgrund von Softwareentwicklungen im Geschäftsbereich Öffentliche Sicherheit sind alle Mitarbeiter der cosinex nach Maßgabe des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (SÜG) oder analog (nach Luftsicherheitsgesetz) sicherheitsüberprüft bzw. wurden einer entsprechenden Zuverlässigkeitsüberprüfung unterzogen.

Für das Jahr 2024 stehen mit der weiteren Umsetzung gesetzlicher Anforderungen in Form neuer Vorgaben der EU (EU eForms) Anpassungen und Weiterentwicklungsbedarfe insbesondere in den Modulen Vergabemarktplatz sowie Vergabemanagementsystem an.

Erwartet werden zudem auf nationaler Ebene gesetzliche Änderungsanforderungen aufgrund des sog. Vergabetransformationspakets des Bundes sowie unverändert Anpassungsbedarfe aufgrund landesrechtlicher Vorgaben.

4.4. Chancen

Die kurz- und mittelfristigen unternehmerischen Ziele der cosinex waren und bleiben ambitioniert.

Im Kerngeschäft der cosinex werden besondere Chancen darin gesehen, durch die kontinuierliche Weiterentwicklung des modularen Vollangebots zur Digitalisierung der vollständigen Prozesskette sich gegenüber dem Leistungsangebot des Wettbewerbs weiter positiv abzuheben und dadurch zusätzliche Nachfrager zu erreichen bzw. Marktanteile gewinnen zu können. Weitere Chancen bestehen darin, dass sich neue Bereiche und damit auch neue Softwareangebote - ggf. auch in Verbindung mit Methoden auch aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz - zur Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens ergeben.

Insgesamt werden die mit der geschäftlichen Tätigkeit, so wie sie seit Langem strategisch und operativ praktiziert wird, verbundenen Chancen auch für die Zukunft für deutlich größer als die damit verbundenen Risiken erachtet.

5. Forschung und Entwicklung

Der weitere Ausbau der Module im Bereich des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens war im Berichtsjahr zentraler Entwicklungsschwerpunkt. Neben weiteren funktionalen Weiterentwicklungen sind inkrementelle Aktualisierungen der verwendeten Basistechnologie zu nennen sowie Verbesserungen der Lösungen im Bereich der Barrierefreiheit nach Maßgabe der BITV. Entsprechend wurden rund 1,6 Mio. EUR für selbstentwickelte immaterielle Vermögensgegenstände aktiviert (Vorjahr 1,3 Mio. EUR).

Zudem wurden die Methoden und Prozesse zur Aufnahme der kundenindividuellen Anforderungen und deren Ausprägung in den Lösungen weiterentwickelt.

Unser Justiziariat und die Redaktion des unternehmenseigenen Blogs beobachten und bewerten kontinuierlich relevante Entwicklungen und Veränderungen im Bereich der Vergabegesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungspraxis. Diese werden fortlaufend im Hinblick auf mögliche Auswirkungen auf die Digitalisierung von Vergabe- und Beschaffungsprozessen bewertet. Wichtige Gesetzesänderungen oder einschlägige Rechtsprechung der Vergabekammern und Gerichte werden von Mitarbeitern der cosinex und einem Netzwerk fachkundiger Autoren qualifiziert kommentiert und veröffentlicht.

Um den Austausch zwischen ausgewiesenen Vergabeexperten aus den Bereichen Wissenschaft, Praxis und Rechtspflege sowie Anwendern zu fördern und Erkenntnisse für eine praxisnahe Weiterentwicklung der Lösung abzuleiten, wurde mit dem Vergabesymposium ein zweitägiges Veranstaltungsformat ins Leben gerufen. Dieses hat sich bereits im Berichtsjahr als eines der führenden Veranstaltungsformate für den Wissens- und Erfahrungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen etabliert. Im Jahr 2024 konnte die Plattform mit über 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Besucherrekord verzeichnen.

Wesentliche sachverständige Impulse ergeben sich immer wieder auch vonseiten der Wissenschaftler und Vergabeexperten unseres Beirats.

Bilanz zum 31. Dezember 2023

AKTIVA

PASSIVA

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

ANHANG des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023

Die Gesellschaft ist spezialisierter Softwareentwickler für die öffentliche Verwaltung und Muttergesellschaft einer auf Technologien für die öffentliche Verwaltung ausgerichteten Unternehmensgruppe. Ein besonderer Fokus liegt im Bereich von Softwarelösungen zur elektronischen Unterstützung des öffentlichen Auftragswesens. Ferner entwickelt sie Individualsoftware und bietet Beratungsleistungen rund um das Beschaffungs- und Vergabemanagement öffentlicher Auftraggeber sowie zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen an.

Als Joint Venture mit dem Bundesanzeiger Verlag, Köln, betreibt die Gesellschaft die DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH. Zweck des Gemeinschaftsunternehmens ist der Betrieb eines Internetportals zum öffentlichen Auftragswesen mit Mehrwertdiensten für Vergabestellen und Unternehmen.

Des Weiteren ist die Gesellschaft mit der d-NRW Gesellschaft für Softwareentwicklung und Beratung mbH und ihrer Tochtergesellschaft GovTech Services GmbH & Co. KG an wesentlichen E-Government-Projekten in Nordrhein-Westfalen beteiligt. Über ihre Tochtergesellschaft GovTech GmbH ist cosinex an dem Start-up GovMind GmbH beteiligt, das die öffentliche Verwaltung bei der Beschaffung von Innovationen unterstützt.

Allgemeine Angaben zum Unternehmen

Die cosinex GmbH hat ihren Sitz in Bochum und ist eingetragen in das Handelsregister bei dem Amtsgericht Bochum unter HRB 8292.

Angaben zu Inhalt und Gliederung des Jahresabschlusses

Das Geschäftsjahr der Gesellschaft entspricht dem Kalenderjahr.

Der Jahresabschluss wurde nach den Vorschriften der §§ 242 ff. HGB unter Beachtung der ergänzenden Bestimmungen für mittelgroße Kapitalgesellschaften aufgestellt. § 286 Abs. 4 HGB wurde angewandt.

Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Von der Möglichkeit, Aufwendungen für die (Weiter-)Entwicklung von Softwarelösungen zu aktivieren, wird Gebrauch gemacht. Diese selbsterstellten immateriellen Vermögensgegenstände sind mit den Herstellungskosten, vermindert um lineare Abschreibungen bewertet. Die Abschreibung erfolgt über die erwartete wirtschaftliche Nutzungsdauer von fünf Jahren.

Gegen Entgelt erworbene immaterielle Vermögensgegenstände werden zu Anschaffungskosten, vermindert um planmäßige Abschreibungen, bewertet.

Das Sachanlagevermögen wird zu Anschaffungskosten abzüglich planmäßiger Abschreibungen bewertet. Die Abschreibungen erfolgen linear über die betriebsübliche Nutzungsdauer. Bei Verkauf werden die Anschaffungskosten und die entsprechenden kumulierten Abschreibungen der Anlagen in der Bilanz ausgebucht; dabei entstehende Gewinne oder Verluste werden ergebniswirksam berücksichtigt.

Vermögensgegenstände mit einem Wert von € 250 bis € 1.000 werden entsprechend steuerlichen Regelungen in einem Sammelposten erfasst, der jährlich zu 20% gewinnmindernd aufgelöst wird.

Unter den Finanzanlagen werden Anteile an verbundenen Unternehmen und Beteiligungen zu Anschaffungskosten, bei voraussichtlicher dauernder Wertminderung abzüglich außerplanmäßiger Abschreibung, ausgewiesen.

Die Bewertung der Forderungen, sonstigen Vermögensgegenstände sowie Guthaben bei Kreditinstituten erfolgt zum Nennwert.

Die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten enthalten geleistete Vorauszahlungen, die Aufwand für zukünftige Geschäftsjahre darstellen.

Das gezeichnete Kapital ist zum Nennbetrag angesetzt.

Die Rückstellungen werden nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zum Erfüllungsbetrag gebildet. Bei der Bemessung der sonstigen Rückstellungen finden alle erkennbaren Risiken - soweit nicht in anderen Bilanzpositionen erfasst - in ausreichendem Maße Berücksichtigung. In den Rückstellungen wird in angemessenem Umfang individuelle Vorsorge für erkennbare Risiken aus ungewissen Verbindlichkeiten gebildet.

Die Verbindlichkeiten sind mit ihrem Erfüllungsbetrag angesetzt.

In dem passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden Einnahmen vor dem Bilanzstichtag ausgewiesen, soweit sie Erträge für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Die passiven latenten Steuern entstehen durch den unterschiedlichen Wertansatz der selbstgeschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände in der Handels- und Steuerbilanz.

Diese sind auf Basis eines Körperschaftsteuersatzes (inklusive Solidaritätszuschlag) von 15,83 % und eines Gewerbesteuersatzes von 17,33 % ermittelt worden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach dem Gesamtkostenverfahren aufgestellt.

Erläuterungen zur Bilanz

Die Entwicklung des Anlagevermögens ist in dem als Anlage 1 zum Anhang beigefügten Anlagegitter dargestellt.

Die Finanzanlagen beinhalten zum Stichtag die folgenden Beteiligungen der Gesellschaft:

^*) Die Angaben entsprechen dem letzten erstellten Jahresabschluss vor Insolvenz.

Im Januar 2024 erwarb cosinex die Geschäftsanteile von publicplan GmbH (33%) und BMS Berens Mosiek Siemes Consulting GmbH (33%) an der d-NRW Gesellschaft für Softwareentwicklung und Beratung mbH.

Die Forderungen haben eine Restlaufzeit von:

In den sonstigen Vermögensgegenständen werden antizipative Beträge in Höhe von TEUR 52 (Vj. TEUR 16) ausgewiesen. Es handelt sich hierbei um Vorsteuerbeträge, die im Folgejahr abzugsfähig sind.

Die Forderungen gegenüber verbunden Unternehmen resultieren in Höhe von TEUR 42 (Vj. TEUR 31) aus Lieferungen und Leistungen. Ausfallrisiken sind durch entsprechende Wertberichtigungen in Höhe von TEUR 441 berücksichtigt.

Die Rückstellungen stellen sich wie folgt dar:

In den sonstigen Rückstellungen sind im Wesentlichen Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen enthalten. Die Verbindlichkeiten haben eine Restlaufzeit von:

Die Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, sind in Höhe von TEUR 267 (Vj. TEUR 104) solche aus Lieferungen und Leistungen.

Bank- oder andere Finanzverbindlichkeiten bestanden weiterhin nicht.

Angaben zu Posten der Gewinn- und Verlustrechnung

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen enthalten - zusätzlich zu den Wertberichtigungen im Bereich Finanzanlagen in Höhe von TEUR 250 - in Höhe von TEUR 441 Wertberichtigungen auf Darlehen an die GovTech GmbH für die roadia GmbH i.l., die mangels weiterer Investoren im Herbst 2023 Insolvenzantrag gestellt hat. Damit ist das Engagement roadia nun in vollem Umfang wertberichtigt, auch auf der Ebene der GovTech GmbH selbst.

Sonstige Angaben

Anzahl Arbeitnehmer:

Im Jahresdurchschnitt wurden 81 Arbeitnehmer/innen im Sinne des § 267 Abs. 5 HGB beschäftigt, davon durchschnittlich 12 in Teilzeit- und 69 in Vollzeitbeschäftigung.

Nicht in der Bilanz enthaltene Geschäfte und sonstige finanzielle Verpflichtungen:

Zum Stichtag bestanden sonstige finanzielle Verpflichtungen unter fünf Jahren aus schwebenden Geschäften insbesondere im Zusammenhang mit der Anmietung der Büroräume sowie aus Leasingverträgen für Fuhrpark und IT in Höhe von bis zu EUR 8,4 Mio.

Ausschüttungssperre:

Im Hinblick auf die Bilanzierung der immateriellen Vermögensgegenstände besteht eine Ausschüttungssperre gemäß § 268 Abs. 8 HGB in Höhe von insgesamt TEUR 2.679.

Ergebnisverwendung:

Die Entwicklung des Bilanzgewinns stellt sich wie folgt dar:

Die Geschäftsführung schlägt vor, den Jahresüberschuss 2023 in voller Höhe an die Gesellschafter auszuschütten und weitere 178 TEUR aus dem Gewinnvortrag zu entnehmen.

Beirat:

Der Beirat der Gesellschaft hat beratende Funktion. Dem Beirat gehörten folgende Mitglieder an:

Geschäftsführung:

Geschäftsführer der Gesellschaft - von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit - war im Geschäftsjahr und nach dem Stichtag:

BESTÄTIGUNGSVERMERK DES UNABHÄNGIGEN ABSCHLUSSPRÜFERS

An die cosinex GmbH:

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der cosinex GmbH - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der cosinex GmbH für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt „Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung des gesetzlichen Vertreters für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Der gesetzliche Vertreter ist verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt.

Ferner ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d. h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist der gesetzliche Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren hat er die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus ist er dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

Datum der Feststellung bzw. Billigung des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2023 der Gesellschaft wurde mit Gesellschafterbeschluss vom 9. Juli 2024 festgestellt.