akdb.digitalfabriX GmbH

akdb.digitalfabriX GmbH

München

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht 2023

der akdb.digitalfabriX GmbH, München

1. Grundlagen der Gesellschaft

Die akdb.digitalfabriX GmbH ist eine 100%-Tochtergesellschaft der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Der Geschäftszweck ist die Versorgung der Kunden aus dem öffentlichen Bereich mit Lösungen (Software- und Dienstleistung) zur Digitalisierung.

Es existieren insgesamt sechs Niederlassungen:

in München - Hansastraße 16 (Zentrale)

in Landshut - Ottostraße 12b

in Nürnberg - Südwestpark 10-12

in Regensburg - Prüfeninger Straße 20

in Rosenheim - Kolbermoorer Str. 36

in Münster - Am Mittelhafen 10

Der Kundenkreis besteht im Wesentlichen aus Gebietskörperschaften und anderen öffentlichen Einrichtungen in Bayern.

Die Gesellschaft wurde zum 01.01.2021 als Bereich "SoftwareServices" von der Living Data GmbH abgespalten und firmiert als eigenständige AKDB-Tochter unter dem Namen akdb.digitalfabriX GmbH. Im Jahr 2023 erzielte die akdb.digitalfabriX GmbH einen Umsatz von TEUR 10.861 (Vorjahr TEUR 9.621).

Die Umsatzsteigerung im Vergleich zum Vorjahr fiel mit rund 12,8 % hoch aus. Das Angebot der Digitalisierungslösungen reicht von Scan- und Archivierungslösungen, Werkzeugen zur digitalen Gremienarbeit bis hin zu den selbst entwickelten Lösungen der komX-Produktfamilie. Zu den Digitalisierungslösungen wird auch immer die passende Beratung verkauft. Des Weiteren bietet die akdb.digitalfabriX GmbH allgemeine Prozess- und Digitalisierungsberatung an. Die Lösungen sind im Stammmarkt Bayern etabliert und aus unserer Sicht in den meisten Fällen Marktführer (Sitzungsdienst, eAkten, DMS).

2. Wirtschaftsbericht

2.1 Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen

Während die Weltwirtschaft aufgrund hoher Inflationsrate und steigender Zinsen eher stagnierte, war das Jahr 2023 im öffentlichen Sektor geprägt von wachsender Nachfrage nach Digitalisierungsmöglichkeiten. Fachkräftemangel, eine allgemeine Veränderung der Arbeitswelten und die Bedarfe der Bürger:innen nach Onlinelösungen, haben die Bedürfnisse der Kommunen und öffentlichen Einrichtung weiter verändert.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine langfristig angelegt Aufgabe. Aufgrund der Kleinteiligkeit im bayerischen Kommunalmarkt kommen der digitalfabriX ihre langjährigen Kundenbeziehungen zugute. Es ist für neue Marktteilnehmer sehr schwierig hier ein konkurrenzfähiges Angebot aufzubauen. Der zunehmende Druck zur Digitalisierung bei gleichzeitig schwieriger Stellennachbesetzung im öffentlichen Bereich ergeben ein potenziell langjähriges und lukratives Geschäftsfeld.

Die Konjunkturprogramme lenkten erhebliche Finanzmittel in diesen Bereich. In der Folge verlagern sich Entscheidungen zunehmend von der kommunalen Ebene auf die Ebene von Bund und Ländern. Dort sind große Consulting-Anbieter wie Cap Gemini, Accenture oder PWC aktiv, die für uns zu einer Konkurrenz werden können.

Im Jahr 2023 wurde deshalb die übergreifende Digitalisierungsberatung in allen Lösungsbereichen weiter ausgebaut, damit hier wesentliche Felder im Markt durch die akdb.digitalfabriX GmbH bedient und besetzt werden.

In der IT-Branche ist es mittlerweile üblich, den Mitarbeitenden flexible Arbeitskonzepte anzubieten. In Zeiten des Fachkräftemangels verspüren wir einen verschärften Wettbewerb um die Wechselwilligen. Um als kleinerer und unbekannter Arbeitgeber attraktiv zu sein, müssen wir Interessenten solche Möglichkeiten und weitere marktübliche Benefits anbieten.

2.2 Geschäftsverlauf

Wartungsverträge im Bestand

Das Fundament der Ertragskraft liegt in der großen Anzahl an Bestandskunden mit Wartungsverträgen. Diese Wartungsverträge sorgen für 48 % des Jahresumsatzes. Mit diesem Fundament werden die Produktentwicklung sowie Produktmanagement, das Backoffice (Vertrags- und Angebotsmanagement, Einsatzsteuerung) und die Administration getragen. Die Wartungsverträge werden jährlich verlängert, wenn nicht bis zur Jahresmitte die Kündigung erfolgt. Erneut gab es nur sehr vereinzelte Kündigungen. Insofern ergibt sich ein gut planbares Geschäft für das Folgejahr. Gegenüber dem Vorjahr stiegen die Wartungsumsätze um 6,5 %. Der Wartungsumsatz lag bei TEUR 5.226 (Vorjahr TEUR 4.906).

Lizenzgeschäft

Das Lizenzgeschäft ist etwas volatiler. Es kommt hier immer wieder zu Verschiebungen im Produktmix. Durch ein geändertes Geschäftsmodell hin zum Pauschalpaket "Weblösungen", welches in erster Linie das komXformularcenter und das Bürgerservice-Portal betrifft, verschiebt sich dieser Umsatzbereich.

Das komXformularcenter setzte seinen Erfolg als neue Lösung fort, was nicht zuletzt am vorhandenen Förderprogramm "Digitales Rathaus" lag. Der Lizenzverkauf für eAkten und komXwork war stabil. Von einer Marktsättigung bei eAkten und komXwork sind wir noch entfernt und sehen ein gutes Potenzial in den nächsten Jahren. Digitale Aktenführung und Dokumentenmanagement sind unverzichtbare Säulen der Digitalisierung und werden vielerorts noch gebraucht.

In den Folgejahren rechnen wir jedoch mit sinkenden Lizenzeinnahmen, da der Cloudbetrieb strategisch fokussiert wird und sich deshalb aufgrund eines veränderten Geschäftsmodells eine Verschiebung der Einnahmen hin zu laufenden Einnahmen ergibt.

Dienstleistungsgeschäft

Das Dienstleistungsgeschäft konnte im Jahresverlauf stabilisiert werden.

Ergebnis der Geschäftstätigkeit

Die akdb.digitalfabriX GmbH weist im Jahr 2023 einen Verlust in Höhe von TEUR 588 aus.

Die hohe Anzahl an Personalabgängen der vergangenen Jahre konnte 2023 über Neueinstellungen größtenteils aufgefangen werden. Allerdings gestaltet sich gerade im Dienstleistungsbereich die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sehr komplex. Bis tatsächlich Umsätze generiert werden können, vergehen oft mehrere Monate.

In 2023 hatte die akdb.digitalfabriX GmbH 18 Eintritte und 6 Austritte zu verzeichnen. Die Anzahl an geplanten Mitarbeitenden konnte jedoch nicht erreicht werden.

Zusammenfassend betrachtet war das Jahr 2023 weiterhin ein Konsolidierungs- und Stabilisierungsjahr. Die bestehenden Geschäftsmodelle sind im Umbruch. Der kritische Wachstumspfad liegt in der Kombination von Beratungsleistungen und dem strategischen Lösungsportfolio. Die Wartungsumsätze konnten wie geplant gesteigert werden. Der geplante deutlich steigende Umsatz konnte jedoch nicht vollumfänglich realisiert werden.

2.3 Lage

2.3.1 Analyse Ergebnisentwicklung

Es gibt im Wesentlichen vier Faktoren, die es zu betrachten gilt: Neuordnung der Systemlandschaft, Personalsituation & Fachkräftemangel, die Umsatzabgrenzung aufgrund der besonderen Situation der OZG-Förderung und die aufzubauende Cloud-Strategie.

Faktor 1: Neuordnung der Systemlandschaft

Durch die Abspaltung im Jahr 2021 wurde eine Neuordnung der internen Systeme notwendig. Aufgrund mangelnder interner Ressourcen wurde der Weg in eine Cloud-basierte Umgebung gewählt. Durch die Abspaltung und damit erforderlichen Neulizenzierung von eingesetzten Lösungen, war im Jahr 2023 die Einführung mehrerer neuer Systeme, zum Beispiel zur Angebotserstellung und Abrechnung oder auch zur Reisekostenabrechnung, notwendig. Im Bereich der Buchhaltung war ursprünglich der Einsatz von "Munixo" der Firma Novicon geplant. Aufgrund von Unzulänglichkeiten der Lösung und damit einhergehenden personellen, internen Veränderungen musste kurzfristig das Umstiegsprojekt zur neuen Software gestoppt und der Buchhaltungsbereich an eine externe Steuerkanzlei ausgelagert werden. Als neues System wird nun Datev verwendet.

Faktor 2: Personalsituation & Fachkräftemangel

Durch den allgemeinen Fachkräftemangel wurde eine Nachbesetzung von wichtigen Stellen verzögert. Gleichwohl gelang es zum Jahresende 2023 einige wichtige Stellen zu besetzen. Der Fokus lag dabei auf umsatzbringenden Positionen, wie die der Softwareberater:innen. Allerdings ist die Einarbeitung sehr zeitintensiv. Bis die neuen Mitarbeitenden tatsächlich Erlöse erwirtschaften, erfordert es großen Zeit- und Ressourceneinsatz.

Durch die interne Besetzung des Recruitings sowie die Verschlankung interner Prozesse bereitet sich die akdb.digitalfabriX GmbH auf den zunehmenden Fachkräftemangel vor.

Faktor 3: Umsatzabgrenzung

Das Förderprogramm des Freistaats Bayern zum Online-Zugangs-Gesetzt (OZG) startete in 2019 und lief bis September 2023. Davon profitieren die Umsätze mit dem komXformularcenter. Die Förderung beinhaltet den Betrieb und die Pflege über drei Jahre, wobei die Abrechnung durch die AKDB in einem Einmalbetrag vollzogen wird. Es kommt also zu Einnahmen für Leistungen über mehrere Jahre. Die resultierenden Umsätze müssen buchhalterisch über die Nutzungsjahre abgegrenzt werden. Die restlichen Verträge sind so gestaltet, dass Einnahme und Leistungsbezug im gleichen Kalenderjahr liegen. Durch das Förderprogramm ergab sich für 2021, 2022 und 2023 eine Sondersituation.

Die Entwicklungsleistungen für das komXformularcenter lagen größtenteils in den Jahren 2020 und 2021. Durch das Größenverhältnis und den zeitlichen Anfall von Entwicklungskosten und Umsatz ergibt sich eine ungünstige Ergebnissituation. Seit 2023 haben die abgegrenzten Umsätze bei nur noch geringen laufenden Kosten einen positiven Ergebniseffekt.

Im Geschäftsjahr sind TEUR 328 an Entwicklungskosten angefallen die vollständig unter den selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens aktiviert wurden.

Faktor 4: Cloud Strategie im Konzernverbund

Der Bedarf der Kunden, mit Softwarelösungen auf Cloudbetrieb umzusteigen, steigt. Aufgrund fehlender personeller Ressourcen, gerade in kleineren Kommunen, wünschen sich die Kunden eine vollumfängliche Betreuung im Cloud-Betrieb. Um hier langfristig wirtschaftlich handlungsfähig zu sein, war 2023 eine Analyse und Bewertung unserer Lösungen erforderlich. Ziel ist, Synergieeffekte bestmöglich zu nutzen und in den Folgejahren ressourcenschonend zu arbeiten. Hierfür war in 2023 und wird in 2024 weiterhin personelle und monetäre Investition von Nöten sein. Der Fokus liegt dabei auf langfristigen Optimierungen.

2.3.2 Ertragslage

Die Auftragslage blieb in 2023 insgesamt konstant. Der aus 2022 übernommene Auftragsbestand sowie das Neugeschäft aus dem laufenden Jahr sorgten für eine gute Auslastung in allen Produkt- und Lösungsbereichen. Es konnte allerdings weiterhin beobachtet werden, dass die Kunden die Schwerpunkte bei der Digitalisierung weniger auf die amtsinternen Vorgänge mit komX-Produkten legten und Themen wie OZG (Online-Zugangs-Gesetz) vorantrieben.

Im Jahr 2023 sorgte der erneute angestiegene Wartungsbestand für eine Absicherung, welche auch in den Folgejahren wirken wird.

Das Jahr 2023 schließt mit einem Auftragsbestand in Höhe von 2.037 TEUR (Vorjahr 1.236 TEUR) und sichert im ersten Halbjahr des Folgejahres eine Auslastung in den Beratungsteams.

Die Gesellschaft erzielte im Geschäftsjahr 2023 ein EBIT in Höhe von -542 TEUR (Vorjahr TEUR -49)

Finanzielle Steuerungsgrößen

Als operative Steuerungsgrößen der Geschäftsbereiche der Gesellschaft werden die Umsatzerlöse und das Ergebnis vor Steuern herangezogen.

Die Ergebnisebene der gesamten Gesellschaft ist der Jahresüberschuss. Dieser beinhaltet zusätzlich zum EBIT der Geschäftsbereiche auch Ergebniseffekte, die nicht durch die Geschäftsbereiche zu verantworten sind (Ertragssteuern, Finanzergebnis).

Gewinn- und Verlustrechnung

Einem Umsatz in Höhe von TEUR 10.861 im Geschäftsjahr 2023 stehen verschiedene Veränderungen auf der Aufwandsseite entgegen:

Der Dienstleistungseinstand im Jahr 2023 lag bei TEUR 769. Dieser besteht im Wesentlichen aus verschiedenen Leistungen von Dritten für das komXformularcenter & Bürgerserviceportal sowie die benötigten Unterstützungsleistungen für den weiteren Ausbau der internen Systeme und den Umzug in ein neues Rechenzentrum.

Der Personalaufwand lag bei TEUR 6.731 und damit deutlich über dem Vorjahr. Bei fast allen Bestandsmitarbeitern wurden Gehaltssteigerungen gewährt, die sich moderat an einem Inflationsausgleich orientiert haben. Zudem wurden zum April und Oktober in Teilzahlungen die Inflationsausgleichsprämie in Höhe von TEUR 3 pro Mitarbeiter gewährt. Zum Jahresende zählte die akdb.digitalfabriX GmbH 86 Mitarbeitende (Stichtag 31.12.2023) und damit mehr als im Vorjahr (Stichtag 31.12.2022: 76 Mitarbeitende).

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen lagen im Jahr 2023 bei TEUR 2.095. Im Wesentlichen sind das die Aufwendungen für Mitarbeiterakquise, Rechts- und Beratungskosten, Mietaufwände, Lizenzgebühren sowie zugehörige Wartungskosten für EDV/ Software und Kfz-Leasingaufwände.

Das Ergebnis der Gesellschaft lag aufgrund dieser Veränderungen auf der Ertrags- und Aufwandsseite vor Steuern bei TEUR -541 und nach Steuern bei TEUR -588.

Beschäftigung

Per 31.12.2023 beträgt die Zahl der Mitarbeitenden 86 (Vorjahr 76). Der geplante Anstieg auf 99 Mitarbeitende konnte nicht erreicht werden.

2.3.3 Finanzlage

Auch im Jahr 2023 verfügte die akdb.digitalfabriX GmbH weiterhin über ausreichend Liquidität (flüssige Mittel in Form von Bankguthaben) in Höhe von TEUR 2.829 zum 31.12.2023 (Vorjahr TEUR 3.287). Durch den großen Bestand an Wartungsverträgen, ist die Gesellschaft für 2024 gut aufgestellt und sieht sich jederzeit in der Lage Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Allerdings muss auch eine Stabilisierung des Ergebnisses erfolgen, so dass die Liquidität erhalten bleibt. Aufgrund der Umsatzverschiebungen ist der wirtschaftliche Erfolg auf das Einzeljahr betrachtet nicht alleine aussagekräftig. Forderungsausfälle haben sich nicht ergeben.

Durch die funktionierenden Geschäftsmodelle und das zukunftssichere Portfolio hat die akdb.digitalfabriX GmbH eine gute Ausgangsposition. Die Digitalisierung wird über viele Jahre hinaus das bestimmende Thema in unserem StammmarX GmbH große Potentiale. Der gezielte Ausbau unserer Digitalisierungslösungen oder der Aufnahme eines Workflow-Servers ist als nachhaltige Investition zu sehen. Unsere Relevanz im Verbund mit der AKDB wird dadurch abgesichert.

Für die Finanzlage gibt es keine zu berücksichtigenden Garantien, Leasing-, Options- oder andere Finanzierungsverträge. Umfangreiche vorzeitige Rückzahlungsverpflichtungen sind deshalb auszuschließen.

2.3.4. Vermögenslage

Die Bilanzsumme 2023 beträgt TEUR 6.155 (Vorjahr TEUR 6.367).

Die selbst erstellten immateriellen Vermögensgegenstände erhöhten sich aufgrund der Aktivierung der im aktuellen Geschäftsjahr angefallenen Entwicklungskosten auf TEUR 694.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erhöhten sich gegenüber dem Vorjahr leicht um TEUR 223.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen enthalten Forderungen gegen den Gesellschafter in Höhe von TEUR 985 (Vorjahr TEUR 837) resultierend aus Lieferungen und Leistungen.

Das Stammkapital (gezeichnetes Kapital) der Gesellschaft beträgt TEUR 25.

Die bilanzielle Eigenkapitalquote liegt zum 31.12.2023 bei 45,0% und ist aufgrund des negativen Jahresergebnisses im Vergleich zum Vorjahr rückläufig.

Der Posten "Rückstellungen" in Höhe von TEUR 1.082 (Vorjahr TEUR 1.004) beinhaltet im Wesentlichen Rückstellungen für Urlaub in Höhe von TEUR 133 (Vorjahr TEUR 143), Kulanzrückstellungen in Höhe von TEUR 54 (Vorjahr TEUR 48) sowie Rückstellungen für Gewährleistungen in Höhe von TEUR 54 (Vorjahr TEUR 48). Daneben resultieren sonstige Rückstellungen in Höhe von TEUR 702 aus ausstehenden Rechnungen (Vorjahr TEUR 690).

Alle Rückstellungen sind kurzfristig.

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und die sonstigen Verbindlichkeiten sind grundsätzlich wie im Vorjahr innerhalb eines Jahres fällig. Sie sind nicht besichert.

Sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Firmenwagen-Leasingverträgen bestehen in Höhe von TEUR 372 (Vorjahr TEUR 358) (zum Stichtag 31.12.), bei einer Vertragslaufzeit von zwei bzw. maximal drei Jahren, je nach Automarke.

Die Verpflichtungen aus Mietverträgen belaufen sich zum Stichtag (31.12.) auf TEUR 445 (Vorjahr TEUR 404) jährlich.

Durch die genannten Leasingverträge wird die Kapitalbindung verringert. Risiken aus den zukünftigen finanziellen Belastungen bestehen aufgrund der Liquiditätssituation der Gesellschaft nicht.

3. Gesamtaussage zum Geschäftsverlauf und zur Lage

Die akdb.digitalfabriX GmbH konnte in 2023 das prognostizierte Umsatzniveau zu 98,77%- somit nicht vollständig- erreichen (Plan: TEUR 10.996; Ist: TEUR 10.861). Das Planergebnis (vor Steuern) mit TEUR 148 wurde verfehlt (Ist 2023: TEUR -541). Maßgeblich für den Verlust war hauptsächlich die Kostenseite: die Umsätze der Digitalisierungsberatung konnten nur durch größere Zukäufe von Unterstützungsleistung Externer erzielt werden. Außerdem führten gestiegene Preise unserer Lieferanten zu höheren Kosten und damit kleineren Margen. Die teilweise gescheiterte Einführung der neuen Software Munixo führte aufgrund von Unzulänglichkeiten im Programmumfang und Beratung zu wesentlichen finanziellen Mehraufwänden, die so nicht eingeplant waren.

Trotz hohem Verlust im Jahr 2023, besteht Zuversicht, dass die akdb.digitalfabriX GmbH auf einem soliden Fundament steht und gut positioniert ist, um zukünftiges Wachstum zu erreichen. In 2023 wurden weiterhin Investitionen für zukünftiges Wachstum getätigt und nur an Administration und Verwaltungstätigkeiten ein Kostensparkurs eingeleitet. Sollte sich der Ausblick eintrüben oder sich der Markt deutlich ändern, können weitere Kostensenkungsmaßnahmen weiter stufenweise eingeleitet werden.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine Mammutaufgabe, die dieses Jahrzehnt andauern wird. Die in der Vergangenheit erfolgte konsequente Ausrichtung des Portfolios auf zukunftsfähige Angebote rund um Digitalisierungslösungen ist dafür eine solide Ausgangsbasis.

Um der steigenden Nachfrage nach Beratungs- und Betreuungsdienstleistungen des Marktes gerecht zu werden, muss die Anzahl der Mitarbeitenden weiter ausgebaut werden. Bedingt durch den War-of- Talent und die gestiegenen Ausgaben bei der Personalakquise ist das die größte Herausforderung bei der Ausschöpfung unserer Wachstumspotenziale. Neu zu entwickelnde, aber auch bestehende Angebote & Lösungen werden deshalb auch unter dem Gesichtspunkt der Personalintensität und Skalierbarkeit geprüft. Das zwingt die akdb.digitalfabriX GmbH umso mehr, sich mit Themen wie Automatisierung, Orchestrierung und Künstlicher Intelligenz auseinander zu setzen. Die Beteiligung an der roosi GmbH erfolgte genau vor diesem Hintergrund.

Für die nächsten Jahre wird eine quantitative und qualitative Ergebnis-Wachstumsstrategie verfolgt. Es werden auch in Zukunft nur überschaubare Risiken eingegangen. Dabei handelt es sich in der Regel um gezielte Investitionen in die strukturelle Änderung der vorhandenen Geschäftsmodelle. Skalierbarkeit und Planbarkeit ist dabei die oberste Prämisse. Durch Transformation der vorhandenen Geschäftsmodelle wird die Wertschöpfungstiefe künftig erhöht und der Weg weg von personalintensiven Einzelbeauftragungen hin zu dauerhaften Erlösstrukturen eingeschlagen. Hier haben wir eine kurzfristige Transitionsphase, in der in Vorleistung gegangen wird. Die Einnahmenlücke wird sich aber mittelfristig schließen und zu einem stabilen Geschäftsverlauf Folgejahren führen.

4. Risiko, Chancen- und Prognosebericht

4.1 Wesentliche Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung

Bedeutende Risiken, insbesondere entwicklungsbeeinträchtigende oder bestandsgefährdende Risiken, sind auch im Geschäftsjahr 2023 nicht aufgetreten. Das kommunale Umfeld war trotz verschiedener Veränderungen in Richtung der "Digitalen Verwaltung" überwiegend von Konstanz und Vorhersehbarkeit geprägt und die Nachfrage hat nicht nachgelassen, sondern ist leicht gestiegen.

Aus unserer Sicht ist weiterhin mit ausbleibenden Nachbesetzungen aufgrund des Fachkräftemangels in den Kommunen zu rechnen. Da der gleiche Umfang an Dienstleistungen wie in den Vorjahren von den Bürger:innen und ortsansässigen Unternehmen nachgefragt wird, muss eine Effizienzsteigerung in den Prozessen oder externer Einkauf von Dienstleistungen den kapazitativen Verlust ausgleichen.

Die akdb.digitalfabriX GmbH bietet die dafür notwendigen Dienstleistungen zu IT-Themen an. Durch staatliche Förderprogramme ergeben sich zunehmend neue Chancen, um den Stammmarkt für die akdb.digitalfabriX GmbH zu erweitern.

Der in allen Geschäftsbereichen eingesetzten Informationstechnologie (IT) kommt aufgrund der zunehmenden Digitalisierung aller Geschäftsprozesse eine stetig wachsende Bedeutung zu. Risiken bestehen hierbei im Hinblick auf den unbefugten Zugriff auf sensible elektronische Unternehmensdaten sowie auf die mangelnde Verfügbarkeit der Systeme als Folge von Störungen und Katastrophen.

Wie bereits ausgeführt ist der Fachkräftemangel für die Gesellschaft ein limitierender Faktor. Der Wettbewerb um gute Mitarbeitende hat in den vergangenen Jahren bereits zu einem deutlichen Anstieg der Kosten für Personalgewinnung geführt. Mittlerweile sind auch bei den Gehältern neuer Mitarbeitender gestiegene Forderungen zu verzeichnen. Nach Rücksprache mit verschiedenen Personaldienstleistern befinden wir uns in einer zunehmenden Konkurrenzsituation mit großen internationalen IT-Unternehmen wie Apple oder Microsoft, die neuen Mitarbeiter:innen andere Gehälter anbieten können.

Der Bestand an Support- und Wartungsverträgen wurde auch im Jahr 2023 weiter ausgebaut und sichert damit das Basisgeschäft über einen längeren Zeitraum weiter ab. Die frühzeitige Erkennung von IT-Trends (Cloud-Dienste), Kenntnis der gesetzlichen Änderungen (eGovernment-Gesetz) und Nutzung von Förderprogrammen bieten für die akdb.digitalfabriX GmbH Chancen für weiteres Wachstum.

Auch innerhalb der AKDB-Gruppe ergeben sich für die akdb.digitalfabriX GmbH Möglichkeiten, Prozesse zu digitalisieren und das gruppenweite Lösungsportfolio (z.B. Smart Data Services) zu erweitern.

4.2 Prognose

Im Jahr 2023 wuchs der Umsatz der akdb.digitalfabriX GmbH insbesondere aufgrund des Bürgerservice-Portals und des komXformularcenters. Das Ergebnis entsprach nicht der Planung und aus den oben geschilderten Gründen ergab sich ein Verlust. Das Jahr 2024 wird durch den weiteren Ausbau produktübergreifender Beratungslösung, die Vermarktung neuer, skalierbarer Geschäftsmodelle sowie den Angebotsausbau der hauseigenen Schulungsplattform komX-Akademie geprägt sein.

In 2024 plant die akdb.digitalfabriX GmbH einen leichten Jahresüberschuss. Es wird mit steigenden Wartungsumsätzen und dem Ausbau des Online-Angebots gerechnet. Insgesamt gehen wir von einem deutlichen Anstieg der Umsatzerlöse aus. Das Jahr 2024 wird von der Professionalisierung und der Investition in künftige Geschäftsmodelle wie Cloudbetrieb und Professional-Services im Verwaltungsbereich geprägt sein. Durch die stark steigenden Personalkosten, weitere Investitionen in neue Produkte und Umsatzabgrenzungen wird das zu erwartende Ergebnis bei TEUR 120 (vor Steuern) liegen.

Insgesamt ist das Geschäftsmodell der akdb.digitalfabriX GmbH weiterhin robust und die Positionierung im Markt ist aus unserer Sicht ausgezeichnet. Investitionen in Knowhow, neue Mitarbeiter und marktkonforme Geschäftsmodelle im Jahr 2024 bilden die Basis für steigende Gewinne in den Folgejahren.

Bilanz zum 31. Dezember 2023

AKTIVSEITE

PASSIVSEITE

Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

Anhang für das Geschäftsjahr 2023

der akdb.digitalfabriX GmbH, München

Allgemeine Angaben zum Jahresabschluss

Der Jahresabschluss der akdb.digitalfabriX GmbH zum 31. Dezember 2023 wurde nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) über die Rechnungslegung von Kapitalgesellschaften und den ergänzenden Vorschriften des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung aufgestellt.

Die Gesellschaft nimmt das Wahlrecht zur rückwirkenden Anwendung der angepassten Schwellenwerte nach § 267 HGB gem. Artikel 93 Abs. 2 Satz 1 EGHGB in Anspruch. Die akdb.digitalfabriX GmbH erfüllt damit zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2023 die Kriterien einer kleinen Gesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB.

Die Gesellschaft ist Tochtergesellschaft der AKDB, welche eine Anstalt des öffentlichen Rechts ist. Auch wenn die Gesellschaft hinsichtlich der Bilanzsumme, der Umsatzerlöse und der im Jahresdurchschnitt beschäftigten Arbeitnehmer die Merkmale einer kleinen Kapitalgesellschaft gemäß § 267 Abs. 1 HGB erfüllt, ist der Abschluss deshalb nach den Grundsätzen für große Kapitalgesellschaften aufzustellen.

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

Der Jahresabschluss wurde unter Beachtung der generellen Ansatzvorschriften der §§ 246-251 HGB sowie unter Berücksichtigung der besonderen Ansatzvorschriften für Kapitalgesellschaften, §§ 268-274, 276-278 HGB, und unter Beachtung der generellen Bewertungsvorschriften der §§ 252-256a HGB aufgestellt.

Die Bilanz zum 31. Dezember 2023 ist nach den Vorschriften des HGB § 266 HGB gegliedert.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach dem Gesamtkostenverfahren gemäß § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt.

Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze

Immaterielle Vermögensgegenstände wurden zu Anschaffungskosten aktiviert und planmäßig abgeschrieben. Das Ansatzwahlrecht für selbstgeschaffene immaterielle Vermögensgegenstände wurde ausgeübt, die Abschreibung erfolgt linear über eine Nutzungsdauer von 5 Jahren. Im Geschäftsjahr sind TEUR 328 an Entwicklungskosten angefallen, die vollständig unter selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens aktiviert wurden.

Die Sachanlagen sind mit den Anschaffungs- bzw. Herstellkosten, abzüglich planmäßiger linearer Abschreibungen, bewertet. Es handelt sich hierbei durchwegs um Normalabschreibungen nach betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer, die im Wesentlichen zwischen 3 und 13 Jahren liegt. Auf Zugänge wird die Abschreibung zeitanteilig vorgenommen. Vermögensgegenstände bis EUR 1.000,00 werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben.

Die Finanzanlagen sind mit Anschaffungskosten bewertet.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden zu ihrem Nennwert angesetzt. Sofern erforderlich, wird erkennbaren Risiken durch angemessene Wertberichtigungen Rechnung getragen. Das in den Forderungen enthaltene allgemeine Kreditrisiko wurde durch eine Pauschalwertberichtigung in Höhe von 1% berücksichtigt.

Die sonstigen Vermögensgegenstände sind ebenfalls mit ihrem Nennwert angesetzt.

Das Guthaben bei Kreditinstituten ist zum Nennwert bilanziert.

Ausgaben des Geschäftsjahres, die Aufwand für einen bestimmten Zeitraum nach dem Bilanzstichtag darstellen, sind als aktive Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen.

Das Eigenkapital ist mit dem Nennwert angesetzt.

Die sonstigen Rückstellungen berücksichtigen alle erkennbaren Risiken und ungewisse Verpflichtungen. Die Bewertung erfolgt in Höhe des Erfüllungsbetrages, der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig ist. Rückstellungen, die eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr haben, werden mit dem der Laufzeit entsprechenden durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre abgezinst, der von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht wird.

Verbindlichkeiten sind mit ihrem Erfüllungswert angesetzt.

Die passive Rechnungsabgrenzung betrifft Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die einen Ertrag für einen bestimmten Zeitraum nach diesem Tag darstellen.

Latente Steuern werden auf die Unterschiede in den Bilanzansätzen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz angesetzt, sofern sich diese in späteren Geschäftsjahren voraussichtlich abbauen. Die latenten Steuern werden nach dem unternehmensindividuellen Steuersatz ermittelt. Aktive und passive latente Steuern werden verrechnet angesetzt.

Umsatzerlöse werden nach erbrachter Dienstleistung bzw. bei Lieferung nach Übergang der Preisgefahr auf den Kunden realisiert. Aufwendungen werden nach bezogener Leistung bzw. erhaltener Lieferung realisiert.

Gegenüber dem Vorjahr abweichende Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Beim Jahresabschluss wurden die bisher angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden übernommen.

Ein Wechsel von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden gegenüber dem Vorjahr fand nicht statt.

Angaben zur Bilanz

AKTIVA

Anlagevermögen

Die Entwicklung des Anlagevermögens zeigt der in der Anlage des Anhangs dargestellte Anlagenspiegel.

Die Gesellschaft hält 30 % am Eigenkapital der roosi GmbH, Rosenheim. Das Eigenkapital der roosi GmbH beträgt zum 31.12.2023 TEUR 869. Das Jahresergebnis beläuft sich auf TEUR 188.

Umlaufvermögen

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen enthalten Forderungen gegen den Gesellschafter in Höhe von TEUR 985 (Vorjahr TEUR 837). Die sonstigen Vermögensgegenstände enthalten sonstige Vermögensgegenstände gegen den Gesellschafter in Höhe von TEUR 35 (Vorjahr TEUR 0).

Von den sonstigen Vermögensgegenstände bestehen TEUR 0 (Vorjahr TEUR 2) aus Mitarbeiterdarlehen und TEUR 18 (Vorjahr TEUR 12) aus Kautionen mit eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr. Die sonstigen Vermögensgegenstände enthalten Forderungen aus Ertragsteuern in Höhe von TEUR 269 (Vorjahr TEUR 332).

PASSIVA

Eigenkapital

Das Stammkapital beträgt EUR 25.000,00. Aus der Aktivierung aktiver latenter Steuern ergibt sich ein ausschüttungsgesperrter Betrag in Höhe von TEUR 0, aus der Aktivierung selbsterstellter immaterieller Vermögegengegenstände ergibt sich (unter Abzug der hierauf gebildeten latenten Steuern) ein ausschüttungsgesperrter Betrag in Höhe von TEUR 486. Insgesamt beträgt der zur Ausschüttung gesperrte Betrag TEUR 486.

Rückstellungen

Der Posten "Rückstellungen" in Höhe von TEUR 1.082 (Vorjahr TEUR 1.004) beinhaltet im Wesentlichen Rückstellungen für Urlaub in Höhe von TEUR 133 (Vorjahr TEUR 143), Kulanzrückstellungen in Höhe von TEUR 54 (Vorjahr TEUR 48) sowie Rückstellungen für Gewährleistungen in Höhe von TEUR 54 (Vorjahr TEUR 48).

Den größten Anteil tragen die Rückstellungen aus ausstehenden Rechnungen in Höhe von TEUR 702 (Vorjahr TEUR 690).

Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten sind nicht besichert. Sämtliche Verbindlichkeiten haben, wie im Vorjahr, eine Restlaufzeit von unter einem Jahr.

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen enthalten Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschafter in Höhe von EUR 19 (Vorjahr TEUR 129) und die sonstigen Verbindlichkeiten enthalten Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern in Höhe von TEUR 0 (Vorjahr TEUR 18).

Latente Steuern

Die latenten Steuern werden auf die Unterschiede in den Bilanzansätzen der Handelsbilanz und der Steuerbilanz bei den selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenständen angesetzt, sofern sich diese in späteren Geschäftsjahren voraussichtlich abbauen. Die Bewertung der temporären Differenzen erfolgt mit einem Steuersatz von 30 %. Der Saldo der latenten Steuern in der Bilanz hat sich wie folgt entwickelt.

Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung

Unter dem Posten "Umsatzerlöse" werden im Wesentlichen Erlöse aus dem Verkauf von Lizenzen (TEUR 897) sowie Erlöse aus Wartungen (TEUR 5.226) und Dienstleistungen (TEUR 3.157) und Web-Lösungen (TEUR 1.565) ausgewiesen, welche fast ausschließlich im Kommunalmarkt Bayern erwirtschaftet wurden.

In den sonstigen betrieblichen Erträgen sind Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen in Höhe von TEUR 46 enthalten. Die sonstigen betrieblichen Erträge im Vorjahr enthielten Erträge aus der Herabsetzung von Pauschalwertberichtigungen in Höhe von TEUR 21.

Sonstige Angaben

Sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Firmenwagen-Leasingverträgen bestehen in Höhe von TEUR 372 (Vorjahr TEUR 358) (zum Stichtag 31.12.), bei einer Vertragslaufzeit von 2 bzw. maximal 3 Jahren, je nach Automarke.

Die Verpflichtungen aus Mietverträgen belaufen sich zum Stichtag (31.12.) auf TEUR 445 (Vorjahr TEUR 404) jährlich.

Durch die genannten Leasingverträge wird die Kapitalbindung verringert. Risiken aus den zukünftigen finanziellen Belastungen bestehen aufgrund der Liquiditätssituation der Gesellschaft nicht.

Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl des Jahres 2023 (ohne Auszubildende und ohne Geschäftsführer) liegt bei 87 (Vorjahr 71). Zum Stichtag (31.12.) beschäftigte die Gesellschaft gesamt 86 Mitarbeitende (Vorjahr 76). Davon 72 Mitarbeitende in Vollzeit (Vorjahr 68), 14 Mitarbeitende in Teilzeit (Vorjahr 13) und keine Auszubildende. Auf den Bereich Software entfielen 80 (Vorjahr 69) Mitarbeitende und die Verwaltung 6 (Vorjahr 6) Mitarbeitende. Grundsätzlich werden Mitarbeitende in Festanstellung beschäftigt. Derzeit sind keine Mitarbeitenden über Arbeitnehmerüberlassung beschäftigt.

Das Gesamthonorar des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 beträgt rund TEUR 12. Die Kosten entfallen dabei auf Abschlussprüfungsleistungen (TEUR 12).

Die Geschäftsführung im Geschäftsjahr 2023 erfolgte durch Steffen Kleinmanns, Kolbermoor, Geschäftsführer.

Bezüge der Geschäftsführung

Auf die Angabe der Bezüge der Geschäftsführer wird gemäß § 286 Abs. 4 HGB verzichtet.

Fachbeirat

Dem Fachbeirat gehören folgende Personen an:

Der Beirat hat im Geschäftsjahr für seine Tätigkeit keine Bezüge erhalten.

Ergebnisverwendung

Die Gesellschaft schlägt vor, das Ergebnis der Gesellschaft in der Gesellschaft in der Gesellschaft behalten und auf neue Rechnung vorzutragen. Die endgültige Entscheidung obliegt jedoch der Gesellschafterin.

Unterschrift der Geschäftsführung

Entwicklung des Anlagevermögens für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023

BESTÄTIGUNGSVERMERK FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2023

Der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers bezieht sich auf den Jahresabschluss in der aufgestellten Form.

Die Offenlegung erfolgt in verkürzter Form gemäß § 327 HGB.

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

An die akdb.digitalfabriX GmbH, München

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der akdb.digitalfabriX GmbH, München, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 01. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der akdb.digitalfabriX GmbH, München, für das Geschäftsjahr vom 01. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung des gesetzlichen Vertreters für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Der gesetzliche Vertreter ist verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die er in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt hat, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist der gesetzliche Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren hat er die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus ist er dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner ist der gesetzliche Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die er als notwendig erachtet hat, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

SONSTIGE BERICHTSBESTANDTEILE

Angaben zur Feststellung

Der Jahresabschluss wurde am 24. September 2024 festgestellt.

Ergebnisverwendungsbeschluss

Der Bilanzverlust von 1.335.485,55 € (Stand 31.12.2023) ist auf neue Rechnung vorzutragen.