DocuWare GmbH

DocuWare GmbH

Germering

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.04.2023 bis zum 31.03.2024

Lagebericht für das Geschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024

der DocuWare GmbH

Germering

I. Geschäftsverlauf und Rahmenbedingungen

1. Allgemeine Angaben zur Gesellschaft

Die DocuWare GmbH, Germering, ist aus der DocuWare AG, Germering, durch Formwechsel zum 25. Mai 2012 hervorgegangen.

Am 5. August 2019 wurden 100% der Anteile der DocuWare GmbH an die Ricoh Europe Holding PLC, London, Großbritannien, veräußert. Zuvor erfolgte eine Erhöhung der Kapitalrücklage um 4.632.631,00 €. Somit beträgt die Kapitalrücklage 5.947.015,65 €.

2. Geschäftsmodell der DocuWare GmbH

Seit seiner Gründung 1988 ist der DocuWare-Konzern ein weltweit agierender Hersteller von Content-Services-Lösungen und unterstützt Kunden in mehr als hundert Ländern mit seinen Produkten für Dokumentenverwaltung und digitale Workflows. Die Anfangsidee der Firmengründer, die Produktivität der Anwender durch komfortable Standard-Lösungen zum Dokumenten-Management zu erhöhen, bildet auch heute noch den Kern der DocuWare-Philosophie. In diesem Zusammenhang spielt für DocuWare seit vielen Jahren das Potential der Cloud-Technik eine wichtige Rolle. Der DocuWare- Konzern stellt seinen Kunden seine Lösungen mit allen Funktionen sowohl auf einer Cloud-Plattform als auch On-Premises zur Verfügung. Besonderes Augenmerk legen wir dabei auf die Benutzerfreundlichkeit der Produkte durch intuitive und einfache Bedienbarkeit. Technisch möchten wir durch die DocuWare-Lösungen eine hohe Sicherheit bieten und uns durch eine flexible Skalierbarkeit besonders für das große Marktsegment der kleinen und mittleren Unternehmen interessant machen.

Zum 31. März 2024 waren knapp 21.600 DocuWare-Lösungen im Einsatz.

Die DocuWare GmbH hat ihren Sitz in Germering und ist innerhalb des DocuWare-Konzerns für die Entwicklung und Herstellung der Produkte für Dokumentenverwaltung und digitale Workflows zuständig. Innerhalb des DocuWare-Konzerns unterstützt auch die DocuWare Corporation mit Sitz New Windsor, NY, die Entwicklung und Herstellung. Zudem ist die DocuWare Corporation auch in den Vertrieb der Produkte eingebunden. Daneben gibt es innerhalb des DocuWare-Konzerns Vertriebsgesellschaften in Deutschland, Spanien, Großbritannien und Frankreich. Dabei ist die DocuWare Europe GmbH, mit Sitz in Germering, für Vertrieb und Service der DocuWare-Produkte in Europa (bis auf Großbritannien, Frankreich und Spanien), in Afrika, in Asien und in den Emerging Markets verantwortlich. In den vergangenen drei Jahrzehnten baute DocuWare im Rahmen eines differenzierten Partnermodells ein Netz von Vertriebspartnern auf. Die Vertriebspartner werden regelmäßig geschult, tauschen auf Partnerkonferenzen ihre Erfahrungen aus und sind DocuWare teilweise seit vielen Jahren eng verbunden. Ergänzend dazu wurde in den letzten Jahren der Direktvertrieb durch eigene Mitarbeiter ausgebaut.

3. Forschung und Entwicklung

Wie in der Vergangenheit setzt DocuWare weiterhin einen zentralen Fokus der Software-Entwicklung auf die Kundenorientierung. Alle DocuWare Produkte rund um Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung sollen kontinuierlich verbessert werden. Neben der außerordentlichen Stabilität der Software sowie der Gewährleistung einer hohen Skalierbarkeit hat der Bedienkomfort höchste Priorität. Anwenderinnen und Anwender sollen die erforderlichen Prozesse rund um ihre Dokumente schnell, effizient und reibungslos erledigen können, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Alle Systeme der Cloud Kundinnen und Kunden wurden auf die Version 7.8 aktualisiert, während die Produktentwicklung bereits die DocuWare Version 7.9 implementierte. Die DocuWare Version 7.9 wurde im Herbst 2023 für Cloud und On-Premises Kundinnen und Kunden veröffentlicht. Im Frühjahr 2024 wurde die DocuWare Version 7.10 bereitgestellt.

Zahlreiche Vorteile für den Einkaufsprozess mit DocuWare sollen nun neben dem optimierten Abgleich von Tabellendaten aus unterschiedlichen Quellen, auch der erweiterte Gegencheck von Rechnungspositionen sowie die neuen Funktionen bei Formularen und XML-Rechnungen bieten.

Im Bereich der Autorisierung und Verschlüsselung wurden mit der DocuWare Version 7.10 umfangreiche Maßnahmen zur Datensicherheit umgesetzt, mit dem Ziel die Zukunftsfähigkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus standen Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit sowie Neuerungen im Bereich Workflow Management und Konfiguration im Mittelpunkt. Auch wurde mit den erforderlichen Vorbereitungen zur Umsetzung der neuen Anforderungen in der elektronischen Rechnungsverarbeitung in Deutschland, Spanien und Frankreich begonnen.

Das Projekt Light-Year, unter dem die Neuentwicklung des DocuWare Clients realisiert wird, wurde auf der DocuWorld 2024 erstmalig präsentiert. Die initiale Version soll eine neue globale Suche ermöglichen und den Anwenderinnen und Anwendern eine neue benutzerfreundliche Ansicht von Dokumenten mit einem neuen Viewer bieten. Die Fortsetzung der begonnenen Umsetzungen der Kriterien der WCAG 2.2 Level AA bezüglich Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit für ein barrierefreies Produkt soll die Zugänglichkeit des Produktes für ein noch breiteres Publikum sicherstellen.

Mit der Akquisition des Saarbrücker Softwareentwicklungsunternehmen Natif.ai möchte DocuWare den Zugriff auf Kl als Schlüsseltechnologie der Zukunft sicherstellen. Nach der Due Diligence des Startups ist das Unternehmen Natif.ai seit 2. April eine 100%-ige Tochter der DocuWare GmbH.

Die Natif.ai-Technologie soll DocuWare ein großes Potenzial bieten, neue Produkte und Lösungen zu entwickeln oder hinzuzufügen. Das DocuWare-Produktportfolio soll durch die Übernahme erweitert und aufgewertet werden. Mit der Technologie von Natif.ai kombiniert mit DocuWare Intelligent Indexing sollen neue fortschrittliche Lösungen entwickelt werden können. Die gemeinsame Roadmap zeigt, dass diese neue Ebene der Kl-gestützten Erfassung und Automatisierung die Fähigkeiten und Effizienz des DocuWare-Produktes enorm erweitert und das Wachstum der kommenden Jahre unterstützen könnte.

Im Geschäftsjahr 2023/2024 betrugen die Aufwendungen für Forschung und Entwicklung 22,59 Mio. € (Vorjahr 17,52 Mio. €).

II. Wirtschaftsbericht

1. Gesamtwirtschaftliche sowie branchenbezogene Rahmenbedingungen

Die gesamtwirtschaftliche Entwicklung im Geschäftsjahr 2023/2024 war weiterhin von den Auswirkungen und anhaltenden Krisen der vorherigen Jahre geprägt. Der Energiepreisanstieg schlug sich unter anderem auf die Verbraucherpreise nieder und sorgte so für erhebliche Kaufkraftverluste und Straffungen in der Geldpolitik. ¹

Diese Entwicklung spiegelte sich auch im preis-, saison- und kalenderbereinigten Bruttoinlandsprodukt wider, welches im Kalenderjahr 2023 um 0,3% sank. ²

Im ersten Quartal des Kalenderjahres 2024 zeigte sich eine leichte Belebung der Wirtschaft. So stieg das preis-, saison- und kalenderbereinigte Bruttoinlandsprodukt im 1. Quartal 2024 gegenüber dem 4. Quartal 2023 um 0,2%. Dies lässt sich vor allem auf erhöhte Bauinvestitionen zurückführen. ³

¹ https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Schlaglichter-der-Wirtschaftspolitik/2024/03/04-jahresprojektion-derbundesregierung.html#:~:text=Die%20Bundesregierung%20stellt, Nachfrage%20sp%C3%BCrbar%20belastete.
² https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Schlaglichter-der-Wirtschaftspolitik/2024/02/10-konjunktur-wirtschaftlichelage.html#:~:text=Nach%20einem%20preis%2D%2C%20saison%2D%20und%20kalenderbereinigten%20R%C 3%BCckgang%20des%20BIP%20um%200%2C3%20%25%20im%20Jahresschlussquartal%202023
³ https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Schlaglichter-der-Wirtschaftspolitik/2024/06/12-konjunktur-wirtschaftlichelage.html#:~:text=Die%20wirtschaftliche%20Entwicklung, von%20den%20Bauinvestitionen%2C.

Laut dem Branchenverband Bitkom wuchs das Geschäft mit IT-Dienstleistungen um 4,5%. ⁴

2. Steuerungsgrößen

Im finanziellen Bereich haben wir im Rahmen der Analyse der Ertragssituation die Höhe der Umsatzerlöse und das Ergebnis vor Steuern als Steuerungsgrößen definiert. Finanzielle Leistungsindikatoren der Vermögens- und Finanzlage bestehen nicht, da das Finanzmanagement zentral im Ricoh-Konzernverbund erfolgt.

Im nichtfinanziellen Bereich stellt die Entwicklung der Mitarbeiterzahlen eine wichtige Steuerungsgröße dar. Die Messung und Bewertung der Mitarbeiterzahlen ermöglichen es dem Unternehmen, die Wirksamkeit der eigenen Personalstrategien und Maßnahmen zu analysieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Ziel ist es, kompetente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen, ihr Potenzial zu fördern und sie gezielt im Unternehmen einzusetzen.

Der Anstieg der Mitarbeiterzahl im Jahr 2023/2024 liegt bei 25,88% im Vergleich zum Vorjahr. Die Erhöhung im Vergleich zum Vorjahr geht vor allem mit der Ausweitung der Bereiche Research & Development einher. Die Erhöhung liegt allerdings unterhalb unserer Planungen (Planwert: Anstieg von 51,5%), was insbesondere darauf zurückzuführen ist, dass im Bereich Forschung und Entwicklung Personalkosten für interne Stellen eingeplant waren, diese jedoch letztlich aufgrund der Situation auf dem Arbeitsmarkt durch externe Dienstleister abgedeckt wurden.

3. Geschäftsverlauf

3.1 Ertragslage

Die Umsätze der DocuWare GmbH betragen im Geschäftsjahr 2023/2024 59,65 Mio. € (Vorjahr 48,31 Mio. €) und liegen somit über dem Niveau der Planung (58,6 Mio. €). Neben den oben beschriebenen Entwicklungen in der IT-Branche führte vor allem eine Ausweitung unserer Vertriebsaktivitäten im Konzernverbund zu einer Erhöhung der Kundenanzahl im Cloud Geschäft. Dies führte im Wesentlichen zu dem Anstieg der Umsatzerlöse gegenüber dem Vorjahr. Die Umsatzerlöse liegen über dem Niveau der Planung (58,6 Mio. €). Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass das Ergebnis der Vertriebsaktivitäten konservativer geplant wurde.

Im Geschäftsjahr 2023/2024 konnte DocuWare weltweit ca. 3.000 neue Kunden gewinnen, von denen sich rund 2.500 Kunden für eine Cloud-Lösung entschieden haben. Damit entfallen ca. 83% der neuen Kunden auf das Cloud-Geschäft.

Die Materialaufwandsquote (definiert als prozentuales Verhältnis des Materialaufwandes zu den Umsatzerlösen) liegt mit 13,0% über dem Niveau des Vorjahres (11,7%). Es handelt sich beim Materialaufwand vor allem um Aufwendungen zum Hosting von Cloud Lösungen. Die Erhöhung der Materialaufwandsquote beruht auf einer weitergehenden Verschiebung im Produktmix hin zu Cloud Dienstleistungen.

⁴ ITK-Marktzahlen (bitkom.org).

Im Geschäftsjahr 2023/2024 beschäftigte die DocuWare GmbH durchschnittlich 214 Mitarbeiter (Vorjahr 170). Der Personalaufwand erhöhte sich dementsprechend auf 21,73 Mio. € (im Vorjahr 17,57 Mio. €).

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen bewegen sich mit 18,30 Mio. € über dem Vorjahr (Vorjahr 14,26 Mio. €). Die Erhöhung beruht neben dem Anstieg von Leistungsbezügen im Bereich der Forschung und Entwicklung auch auf gestiegenen Softwareaufwendungen, sowie Rechts- und Beratungskosten.

Das Finanzergebnis (definiert als Zinsergebnis zzgl. Erträge aus Beteiligungen, Abschreibungen auf Finanzanlagen sowie Erträge aus Ergebnisabführung) liegt mit -19,58 Mio. € deutlich unter dem Vorjahr (4,44 Mio. €). Die Differenz zum Vorjahr resultiert im Wesentlichen aus einer Abschreibung auf die Anteile an der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz, (-26,30 Mio. €). Diese Entwicklung beruht vor allem auf veränderten Marktbedingungen und damit einhergehenden angepassten Umsatzprognosen.

Das Ergebnis vor Steuern (EBT) der DocuWare GmbH beträgt -7,81 Mio. € (im Vorjahr 15,21 Mio. €) und liegt somit unter unseren Planungen (12,5 Mio. €). Diese Entwicklung ist hauptsächlich auf die oben genannte Abschreibung auf Finanzanlagen zurückzuführen. Im EBT ist zusätzlich ein Betrag in Höhe von 5,22 Mio. € (im Vorjahr 4,12 Mio. €) aus der Gewinnabführung der DocuWare Europe GmbH enthalten.

3.2 Finanzlage

Zum 31. März 2024 bestehen liquide Mittel von 0,20 Mio. € (Vorjahr: 0,13 Mio. €) sowie kurzfristige Darlehensforderungen gegen verbundene Unternehmen von 44,00 Mio. € (Vorjahr: 26,00 Mio. €). Die Darlehensvergabe im Konzernverbund wurde durch die Zahlungsmittelzuflüsse der laufenden Geschäftstätigkeit finanziert. Somit bestehen zum Stichtag Forderungen aus Cash-Pooling in Höhe von 3,05 Mio. € und bewegen sich damit auf dem Vorjahresniveau (3,43 Mio. €). Der Cash-Pool wird von der Ricoh Europe Finance Limited, London, Großbritannien, geführt. Es bestanden keine Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten.

Zahlungsmittelzuflüsse ergaben sich aus der zahlungswirksamen Erfüllung der Gewinnabführungsverpflichtungen für das Geschäftsjahr 2022/23 durch die DocuWare Europe GmbH (4,12 Mio. €). Die Zahlungsmittelzuflüsse aus der laufenden Geschäftstätigkeit (15,2 Mio. €) resultieren vor allem aus den gestiegenen Vorauszahlungen von Kunden.

Zahlungsmittelabflüsse ergaben sich insbesondere aus der oben genannten Darlehensvergabe im Konzernverbund und einer Gewinnausschüttung in Höhe von 10 Mio. €.

Um weiter an innovativen technologischen Lösungen arbeiten zu können und dem schnellen Wachstum des Unternehmens gerecht zu werden, sind auch für die nächste Geschäftsperiode Investitionen geplant.

Für die Geschäftsjahre 2023/2024 - 2025/2026 waren insgesamt 15 Mio. € für Investitionen in technologische Lösungen angesetzt. Davon wurden in 2023/2024 bereits 1,75 Mio. € verwendet. Die Finanzierung soll aus dem operativ laufenden Geschäft erfolgen. Weitere Investitionen in Höhe von 5,75 Mio. € sind für das Geschäftsjahr 2024/2025 geplant.

3.3 Vermögenslage

Die Bilanzsumme bewegt sich mit 82,92 Mio. € unter dem Niveau des Vorjahres (88,85 Mio. €). Folgende Entwicklungen haben hierzu wesentlich beigetragen:

Auf der Aktivseite sank das Anlagevermögen auf 25,39 Mio. € (Vorjahr: 50,56 Mio. €). Diese Differenz ergibt sich vor allem aus der unter 3.1 genannten Abschreibung auf die Anteile an der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz.

Die Forderungen gegen verbundene Unternehmen erhöhten sich im Vorjahresvergleich um 18,76 Mio. € auf 55,19 Mio. €. Diese enthalten zum 31. März 2024 Cashpooling-Forderungen in Höhe von 3,05 Mio. € (Vorjahr 3,43 Mio. €), sowie Forderungen aus kurzfristiger Geldanlage in Höhe von 44,00 Mio. € (Vorjahr 26,00 Mio. €).

Die aktive Rechnungsabgrenzung stieg im Vergleich zum Vorjahr mit 0,37 Mio. € ebenfalls leicht an.

Auf der Passivseite der Bilanz sank das Eigenkapital der Gesellschaft aufgrund der oben genannten Abschreibung auf die Anteile an der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz sowie einer Ausschüttung von 10 Mio. € insgesamt auf 16,25 Mio. € (Vorjahr 39,90 Mio. €).

Die Rückstellungen liegen, vor allem aufgrund ergebnisbedingt gestiegener Steuerverpflichtungen, mit 19,51 Mio. € über dem Vorjahresniveau (12,78 Mio. €).

Die Verbindlichkeiten liegen mit 2,58 Mio. € über dem Niveau des Vorjahres (1,97 Mio. €). Der Anstieg von 0,62 Mio. € ergibt sich im Wesentlichen aus der Erhöhung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen infolge der Ausweitung der Geschäftsaktivitäten.

Im Zusammenhang mit der Ausweitung der Umsatzerlöse haben sich die Vorauszahlungen der Kunden erhöht. Hierdurch erhöhte sich die passive Rechnungsabgrenzung auf 44,58 Mio. € (Vorjahr 34,20 Mio. €).

3.4 Zusammenfassung der Lage

Im Geschäftsjahr haben sich unsere Leistungsindikatoren im operativen Geschäft deutlich über unseren Vorstellungen entwickelt. Das Ergebnis vor Steuern (EBT) wurde allerdings durch die oben aufgeführte Abschreibung auf Finanzanlagen beeinflusst. Dennoch sind wir mit der allgemeinen Entwicklung im abgelaufenen Geschäftsjahr sehr zufrieden.

III. Prognose-, Chancen- und Risikobericht

1. Risikomanagement

Sämtliche Gesellschaften des DocuWare-Konzerns sind in ein Reportingsystem integriert, welches die Früherkennung von möglichen Fehlentwicklungen unterstützt. Zur Überwachung und Steuerung von Risiken des operativen Geschäfts nutzen wir ein detailliertes Kontrollsystem mit Berichtswesen und unternehmenseinheitlichen Strategie- und Planungsprozessen. Das interne Risikomanagementsystem ist darauf ausgerichtet Preisänderungs-, Ausfall- und Liquiditätsrisiken frühzeitig zu erkennen. Dies wird insbesondere durch die Überwachung von geschäftstypischen Kennzahlen erreicht. Zur Überwachung konjunktureller Entwicklungen und Risiken steht ein differenziertes internes Berichtswesen zur Verfügung. Abweichungen von Budgets werden dabei monatlich aufgezeigt und untersucht.

2. Prognosebericht und Chancenbericht

Dieser Lagebericht enthält zukunftsgerichtete Aussagen und Informationen. Diese zukunftsorientierten Aussagen sind erkennbar durch Formulierungen wie "erwarten", "beabsichtigen", "planen", "einschätzen" oder Ähnliches. Solche vorausschauenden Aussagen beruhen auf unseren heutigen Erwartungen sowie bestimmten Annahmen und sind daher mit Unsicherheiten behaftet. Eine Vielzahl von Faktoren, von denen zahlreiche außerhalb des Einflussbereiches der Gesellschaft liegen, beeinflussen die Geschäftsaktivitäten, den Erfolg, die Geschäftsstrategie und die Ergebnisse der Gesellschaft. Diese Faktoren können dazu führen, dass die tatsächlichen Ergebnisse, Erfolge und Leistungen der Gesellschaft wesentlich von den hier getroffenen Prognosen abweichen, was entsprechende Effekte auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft nach sich ziehen kann.

Das ifo Institut rechnet für Deutschland für das laufende Kalenderjahr mit einer Stagnation des preisbereinigten Bruttoinlandsproduktes. In den kommenden beiden Jahren wird jedoch davon ausgegangen, dass allmählich eine Erholung einsetzt. Auch die Wachstumsprognose des ifo Instituts wurde um 0,4% für das laufende Jahr und um 0,6% für das Jahr 2025 gesenkt. ⁵

Damit wurde die Wachstumsprognose gegenüber der ifo Konjunkturprognose Sommer 2024 deutlich um 0,4 Prozentpunkte für das laufende Jahr und um 0,6 Prozentpunkte für das Jahr 2025 gesenkt.

⁵ https://www.ifo.de/fakten/2024-09-05/ifo-konjunkturprognose-herbst-2024-deutsche-wirtschaft-steckt-in-krisefest#:~: text=Nach%20einem%20R%C3%BCckgang%20um%200%2C3%25%20im%20vergangenen%20Jahr% 20wird%20das%20preisbereinigte%20Bruttoinlandsprodukt%20in%20diesem%20Jahr%20wohl%20nur%20sta gnieren.%20ln%20den%20kommenden%20beiden%20Jahren%20d%C3%BCrfte%20eine%20allm%C3%A4hli che%20Erholung%20einsetzen.

Angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sind für die Unternehmen die effiziente Gestaltung und Abwicklung der Geschäftsprozesse immer mehr ein wettbewerbsentscheidendes Kriterium. Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen befindet sich mitten in der Umsetzung digitaler Transformationsprozesse. Parallel dazu erfordert eine zunehmende Regulierung die Umsetzung strenger Datenschutzvorschriften. Der Trend zu Cloud-Computing und virtuellen Datenplattformen setzt sich aus unserer Sicht fort. Die Cloud-Dienste bieten den Kunden passende Produkte zur Digitalisierung, Automatisierung und Transformation ihrer Geschäftsprozesse. Das hohe Marktpotenzial bei kleinen und mittleren Unternehmen ist nach wie vor nicht ausgeschöpft und bietet aus unserer Sicht weiterhin Wachstumsfelder. Hier setzt besonders das Angebot der "preconfigured Solutions" an, welche für die Kunden mit wenig Beratungsbedarf schnell einsatzbereit sind. Neben den Investitionen in die Entwicklung modernster Produkte hat DocuWare auch den Vertrieb weiter differenziert und ausgebaut. DocuWare verfügt mit seinen Produkten, die sowohl in der On-Premises-Version als auch in der Cloud-Version die gleichen Funktionen anbieten (code and feature parity), über eine Lösung, die aus unserer Sicht einen Wettbewerbsvorsprung bietet.

Mit dem Erwerb des Start-ups Natif.ai sollen auch zukünftig die Produkte von DocuWare weiterentwickelt werden und so dem Kunden maßgeschneiderte Lösungen liefern, welche die Kundenerfahrung verbessern und die Effizienz durch automatisierte Prozesse steigern.

Vor diesem Hintergrund erwarten wir für das Geschäftsjahr vom 1. April 2024 bis zum 31. März 2025 ein Umsatzvolumen von ca. 68,6 Mio. € und ein Ergebnis vor Steuern von rund 18,4 Mio. €. Unsere Prognose bezüglich der Umsatzerlöse fußt dabei auf der Annahme, dass die oben beschriebene gesamtwirtschaftliche Entwicklung einsetzt und der Trend zum Cloud-Computing sich weiter fortsetzen wird. Vor diesem Hintergrund planen wir für das Geschäftsjahr 2024/2025 mit einem Anstieg der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl im unteren zweistelligen Prozentbereich.

3. Risiko- und Chancenbericht

a. Risiken

Die folgende Übersicht bietet einen Gesamtüberblick über die wesentlichen Risiken und wie diese im DocuWare-Konzern bewertet und eingestuft werden:

Einstufung des möglichen Schadenspotenzials

Einstufung der Eintrittswahrscheinlichkeit

Finanzwirtschaftliche Risiken

Ausfallrisiko

Grundsätzlich besteht bei jedem Unternehmen das Risiko, dass operative Verluste oder fehlende Liquidität zu einer Insolvenz führen - so auch für die DocuWare GmbH. Daher wird das Schadenspotenzial als "wesentlich" eingestuft.

Die DocuWare GmbH ist mit angemessenen finanziellen Mitteln ausgestattet. Ein Ausfallrisiko bei der Ricoh Europe Finance Limited, London, Großbritannien sehen wir aufgrund von deren Einbindung in den Ricoh-Konzern nicht und stufen daher die Eintrittswahrscheinlichkeit als "gering" ein.

Des Weiteren achten wir auf den Einsatz einer qualifizierten Geschäftsführung, damit eine angemessene Steuerung und Überwachung der wirtschaftlichen Verhältnisse erfolgt. Auf operativer Ebene werden bei den DocuWare Vertriebsgesellschaften Ausfallrisiken bei unseren Kunden im Rahmen eines effizienten Forderungsmanagements durch die Handhabung von Kreditgenehmigungen sowie die Festlegung von Kreditobergrenzen und weiteren Kontrollverfahren auf ein unvermeidliches Maß begrenzt. In geeigneten Fällen werden Warenkreditversicherungen zum Schutz vor Forderungsausfällen abgeschlossen. Durch diese Maßnahmen sehen wir auch unsere Forderungen gegen die verbundenen Unternehmen als angemessen abgesichert an.

Soweit bei Finanzanlagen Wertminderungen erkennbar sind, werden entsprechende Wertberichtigungen vorgenommen. Möglichen Risiken durch Wertverluste wird grundsätzlich durch die konzernweiten Mechanismen zur Risikoabwägung begegnet. Somit besteht lediglich eine mittlere Eintrittswahrscheinlichkeit, dass sich daraus negative Auswirkungen für das Unternehmen ergeben könnten.

Liquiditätsrisiko

Das Liquiditätsrisiko beschreibt das Risiko, bestehende oder zukünftige Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllen zu können. Die Sicherstellung der Liquidität erfolgt durch Liquiditätsbündelung ("Cash Pooling Agreements") sowie der Möglichkeit der Finanzierung über Darlehen von der Ricoh Europe Finance Ltd. Das Schadenspotenzial des Liquiditätsrisikos wird daher als "unwesentlich" eingestuft.

Obwohl Zahlungsstromschwankungen generell zu finanziellen Beeinträchtigungen führen können, wird das Risiko als "mittel" eingeschätzt, da Maßnahmen zur Liquiditätssteuerung vorhanden sind, um den genannten Herausforderungen zu begegnen.

Zins- und Währungsrisiken

Auf Ebene der Einzelgesellschaft bestehen allenfalls geringe Zinsrisiken, da die Gesellschaft derzeit keine zinstragenden Verpflichtungen aufgenommen hat. Die Zinsentwicklung wird jedoch nachverfolgt, um etwaige Zinsrisiken in Bezug auf die Bewertung von Finanzanlagen frühzeitig erkennen zu können.

Währungsrisiken bestehen auf Gesellschaftsebene nur in unwesentlichem Umfang, da die Fakturierung ausschließlich in Euro erfolgt. Die bezogenen Waren und Dienstleistungen werden ebenfalls zum größten Teil in Euro abgerechnet.

Aus diesem Grund wird das Schadenspotenzial als "unwesentlich" und Eintrittswahrscheinlichkeit mit "gering" bewertet.

Risiken aus dem operativen Geschäft

Für die Risikobeurteilung der operativen Geschäftstätigkeit stehen die Faktoren: Markt- und Wettbewerbsrisiken, Datenschutz und Datensicherheit und Personalrisiken im Fokus unserer Betrachtung:

Markt- und Wettbewerbsrisiken

Wesentliche Risiken für unser Unternehmen ergeben sich aus dem Markt- und Wettbewerbsumfeld. Neben der allgemeinen Konjunkturlage können vor allem branchenspezifische Risiken und der schnelle technologische Wandel den Geschäftsverlauf beeinflussen. Die wesentlichen Einflüsse für künftige Erfolge sind die Entwicklung marktgerechter Produkte und ein tragfähiges Vertriebskonzept. Sollten unsere Produkte nicht die Anforderungen des Marktes erfüllen, drohen uns entsprechende Umsatz- und Ertragseinbußen durch den Verlust von Marktanteilen.

Daneben können die Lieferengpässe und Marktpreisänderungen, die sich aus den anhaltenden Krisen der vorherigen Jahre ergaben, bei unseren Kunden und Interessenten zu wirtschaftlichen Schwierigkeiten führen, die dann auch ihre Liquidität oder Kaufentscheidung negativ beeinflussen können. Der Ricoh-Konzern setzt konzernweit Mechanismen zur Risikoabwägung in den Bereichen Kredit, Markt, Länder und Investitionen ein. In diesem Zusammenhang werden mögliche Risiken in Bezug auf Marktpreisänderungsrisiken und die Entwicklung zukünftiger Zahlungsströme analysiert und im Bedarfsfall erforderliche Maßnahmen ergriffen.

Wir ordnen diese Risiken als "wesentlich" ein und versuchen sie innerhalb der DocuWare-Gruppe mit der stetigen Weiterentwicklung der DocuWare-Produkte und intensiven Qualitätstests vor der Auslieferung gering zu halten. Zudem begegnen wir diesen Risiken durch eine Ausweitung unserer Absatzmärkte sowie eine weitergehende Einbindung in den Ricoh-Konzern. Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird daher ebenfalls als "mittel" eingestuft.

Datenschutz und Datensicherheit

Die von uns vertriebenen Produkte und Dienstleistungen unterliegen Risiken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, vor allem in Verbindung mit dem Zugriff auf Kunden- oder Mitarbeiterdaten durch Unbefugte. Die Sicherheit und der Schutz dieser Daten haben für uns höchste Priorität. Vor diesem Hintergrund stufen wir das Schadenspotenzial in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit als "wesentlich" ein, da es für das Vertrauen unserer Kunden in unsere Produkte und Dienstleistungen elementar ist.

Der DocuWare-Konzern begegnet dem Risiko des Datendiebstahls durch ein umfangreiches Sicherheitskonzept, zu dem regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen gehören. Hierdurch sehen wir uns angemessen aufgestellt, um dem Risiko des Datendiebstahls zu begegnen und eine entsprechende Datenintegrität zu gewährleisten. Aufgrund der umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen stufen wir die Eintrittswahrscheinlichkeit im Grunde als "gering" ein. Durch die allgemeine verschärfte Risikosituation aufgrund zunehmender Cyberangriffe kann das Risiko jedoch auch als "mittel" bewertet werden und wird daher im Unternehmen genau verfolgt und überwacht.

Personalrisiken

Der wirtschaftliche Erfolg unserer Gesellschaft wird maßgeblich vom Erhalt und dem Gewinn qualifizierter Mitarbeiter geprägt. Das Fehlen von qualifiziertem Personal hätte wesentliche Auswirkungen auf unsere Geschäftstätigkeit. Wir schätzen jedoch, dass die erwarteten finanziellen Auswirkungen eines solchen Risikos unter TEUR 500 liegen würden und kategorisieren somit das Risiko als "unwesentlich" ein.

Dennoch wird auf die Förderung und Entwicklung der Mitarbeiter großen Wert gelegt. Zudem streben wir an durch unsere Arbeitsweisen, Mitarbeiterbetreuung und Vergütungsmodelle als interessanter Arbeitgeber auf dem Bewerbermarkt wahrgenommen zu werden. Hierdurch sehen wir eine angemessene Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg in der Zukunft und stufen daher die Eintrittswahrscheinlichkeit der oben erläuterten Risiken als "mittel" ein.

Zusammenfassung der Risikolage

Die Einschätzung der Gesamtrisikosituation ist das Ergebnis der konsolidierten Betrachtung aller wesentlichen Risikofelder bzw. Einzelrisiken. Die o.g. Risiken stellen, jeweils isoliert als auch konsolidiert betrachtet, aus heutiger Sicht keine Bestandsgefährdung des Unternehmens dar.

b. Chancen

Der DocuWare-Konzern hat durch seine Cloud-Produkte und die bereits mit Cloud- Lösungen gewonnene Erfahrung seine Marktposition, auch in Hinblick auf das zukünftige Geschäft, aufgebaut. Die geringe Marktausschöpfung vor allem im Mittelstand, der im Bereich der Digitalisierung zunehmend aufholt, bietet aus unserer Sicht weiterhin Wachstumschancen. Zusätzliche Chancen ergeben sich für die Gesellschaft aus dem strategischen Ausbau des Vertriebs der DocuWare-Produkte mit Unternehmen des Ricoh-Konzerns.

Der AI-Trend eröffnet Unternehmen die Möglichkeiten, ihre Prozesse durch Automatisierung und Effizienzsteigerung zu optimieren. Durch den Einsatz von KI- Technologien können datengesteuerte Entscheidungen getroffen und personalisierte Kundenerlebnisse geschaffen werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, ihre Produktivität zu steigern und die Kundenbindung zu stärken. DocuWare sieht im Al-Bereich klare Wettbewerbsvorteile und Chancen für das eigene Unternehmenswachstum. Der Erwerb des Start-ups Natif.ai soll es DocuWare ermöglichen ihre Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln, kundenindividuelle Lösungen zu bieten und somit die Kundenexperience weiterhin zu verbessern und die Effizienz durch automatisierte Prozesse zu steigern.

Bilanz zum 31. März 2024

Aktiva

Passiva

Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024

ANHANG für das Geschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024

der DocuWare GmbH

Germering

I. Allgemeine Angaben zum Jahresabschluss

Angaben zur Identifikation der Gesellschaft:

Die Gesellschaft ist eine große Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 3 HGB.

Der vorliegende Jahresabschluss der DocuWare GmbH ist auf der Grundlage der Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (§§ 242 ff. und §§ 264 ff. HGB) und des GmbH-Gesetzes aufgestellt.

Die Gesellschaft hat ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr. Das Geschäftsjahr läuft jeweils vom 1. April bis zum 31. März des Folgejahres.

In der Gewinn- und Verlustrechnung wird das Gesamtkostenverfahren angewendet.

Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Der Jahresabschluss wurde unter der Annahme der Unternehmensfortführung aufgestellt, hierbei wurden die folgenden Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden unverändert angewendet.

Die entgeltlich erworbenen Schutzrechte und ähnlichen Rechte wurden zu Anschaffungskosten unter Berücksichtigung von Anschaffungsnebenkosten und Anschaffungskostenminderungen aktiviert und über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren linear abgeschrieben.

Die Betriebs- und Geschäftsausstattung wurde zu Anschaffungskosten unter Berücksichtigung von Anschaffungsnebenkosten und Anschaffungskostenminderungen, vermindert um lineare Abschreibungen, bewertet bzw. mit dem niedrigeren beizulegenden Wert. Sie werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 bis 14 Jahren linear abgeschrieben.

Abnutzbare bewegliche Vermögensgegenstände des Anlagevermögens mit einem Anschaffungswert von bis zu netto Euro 800, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, werden im Jahr des Zugangs voll abgeschrieben. Im Anlagengitter werden diese Vermögensgegenstände als Zugänge und Abgänge des laufenden Geschäftsjahres ausgewiesen.

Die Finanzanlagen sind zu den Anschaffungskosten zuzüglich Anschaffungsnebenkosten bzw. zum niedrigeren beizulegenden Wert am jeweiligen Abschlussstichtag bewertet. Außerplanmäßige Abschreibungen werden nur bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung vorgenommen. Zuschreibungen erfolgen, wenn nicht mehr von einer voraussichtlich dauernden Wertminderung auszugehen ist.

Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände sind mit den Nominalbeträgen bilanziert. Erkennbare Einzelrisiken sind durch Einzelwertberichtigungen berücksichtigt.

Die Guthaben bei Kreditinstituten werden mit Nennbeträgen angesetzt.

Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten werden Ausgaben vor dem Abschlussstichtag ausgewiesen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Das Stammkapital ist zum Nennbetrag angesetzt.

In den Steuerrückstellungen sowie den sonstigen Rückstellungen sind für alle erkennbaren Risiken und ungewissen Verbindlichkeiten in angemessenem und ausreichendem Umfang individuelle Vorsorgen berücksichtigt. Die Bewertung der Rückstellungen erfolgt in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags. Vom Abzinsungswahlrecht für kurzfristige Rückstellungen wurde kein Gebrauch gemacht.

Die Verbindlichkeiten sind mit den Erfüllungsbeträgen angesetzt. Verbindlichkeiten in Fremdwährung werden zum Zeitpunkt der Zugangsbewertung mit dem jeweiligen Devisenkassamittelkurs umgerechnet. Die Folgebewertung der Verbindlichkeiten in fremder Währung mit einer Restlaufzeit kleiner ein Jahr erfolgt zum Abschlussstichtag mit dem Devisenkassamittelkurs des Abschlussstichtages. Verbindlichkeiten in Fremdwährung mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr bestehen wie im Vorjahr nicht.

Als passivische Rechnungsabgrenzungsposten werden Einnahmen vor dem Abschlussstichtag ausgewiesen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Die Ertragsrealisation im Lizenzgeschäft unterliegt den Regelungen des Mietvertragsrechtes. Es erfolgt demnach eine ratierliche Umsatzrealisierung über den jeweiligen Vertragszeitraum. Diese einzelvertraglich vereinbarten Zeiträume betragen zwischen 1 und 5 Jahren.

Erlöse aus Beratungsleistungen, welche im Rahmen von geschlossenen Dienstverträgen erbracht werden, werden nach erbrachter Leistung realisiert.

Latente Steuern werden gemäß § 274 unter Anwendung des Temporary Konzepts für zeitliche Unterschiede in den Bilanzansätzen der Handels- und der Steuerbilanz angesetzt, sofern sich diese in späteren Geschäftsjahren voraussichtlich abbauen. Die Unterschiede in den Bilanzansätzen zwischen Handels- und Steuerbilanz resultieren im Wesentlichen aus dem Bereich des Anlagevermögens sowie der Rückstellungen. Die Ermittlung der latenten Steuern erfolgt auf Basis des kombinierten Ertragssteuersatzes der Gesellschaft in Höhe von 33,8 %. Dieser umfasst Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer und den Solidaritätszuschlag. Die Beträge der sich ergebenden Steuerbe- und -entlastung werden nicht abgezinst. Aktive und passive latente Steuern werden verrechnet. Im Falle eines Aktivüberhangs der latenten Steuern zum Bilanzstichtag wird von dem Aktivierungswahlrecht des § 274 Abs. 1 Satz 2 HGB kein Gebrauch gemacht.

II. Erläuterungen zur Bilanz

1. Anlagevermögen

Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist im Anlagengitter als Anlage zum Anhang dargestellt.

2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Restlaufzeiten

Sämtliche Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände haben, wie im Vorjahr, eine Restlaufzeit von bis zu einem Jahr.

Forderungen gegen verbundene Unternehmen

Zum 31. März 2024 enthalten die Forderungen gegen verbundene Unternehmen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von Euro 1.547.997,90 (Vorjahr Euro 1.868.209,72), Forderungen aus einem umsatzsteuerlichen Organschaftsverhältnis in Höhe von Euro 1.369.900,83 (Vorjahr Euro 1.005.939,79), Forderungen aus Ergebnisabführung (Euro 5.215.049,55; Vorjahr: Euro 4.122.226,30), Forderungen aus kurzfristigen Geldanlagen in Höhe von Euro 44.000.000,00 (Vorjahr: Euro 26.000.000,00) sowie Cashpooling-Forderungen in Höhe von Euro 3.052.781,10 (Vorjahr: Euro 3.426.749,12). Unter den Forderungen gegen verbundene Unternehmen werden Forderungen gegen die Gesellschafterin in Höhe von Euro 47.052.781,10 ausgewiesen.

3. Stammkapital

Das Stammkapital beträgt Euro 167.700,00 und ist vollständig einbezahlt.

4. Kapitalrücklage

Die Kapitalrücklage nach § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB beträgt zum 31. März 2024 unverändert Euro 5.947.015,65.

5. Sonstige Rückstellungen

Die sonstigen Rückstellungen setzen sich wie folgt zusammen:

6. Verbindlichkeiten

a. Die Verbindlichkeiten, gegliedert nach Restlaufzeiten, setzen sich wie folgt zusammen:

Bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bestehen die üblichen Eigentumsvorbehalte aus der Lieferung von beweglichem Anlagevermögen.

Unter den sonstigen Verbindlichkeiten werden Verbindlichkeiten aus Steuern in Höhe von Euro 614.389,59 (Vorjahr Euro 512.593,20) sowie Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit in Höhe von Euro 58.180,05 (Vorjahr Euro 37.927,50) ausgewiesen.

b. Mitzugehörigkeit zu anderen Posten

Zum 31. März 2024 enthalten die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von Euro 180.179,92 (Vorjahr Euro 167.255,38).

Zum 31. März 2024 enthalten die Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von Euro 824.288,70 (Vorjahr Euro 777.729,38).

7. Nicht in der Bilanz enthaltene Geschäfte

Die nicht in der Bilanz enthaltenen Geschäfte von Bedeutung ergeben sich wie folgt:

Das Kfz-Leasing und die Wartungsverträge werden genutzt aufgrund des daraus resultierenden Liquiditäts- und Zinsvorteils, aber auch um den Verwaltungsaufwand bei Beschaffung und Austausch der Fahrzeuge so gering wie möglich zu halten. Nachteile aus den Leasingvereinbarungen resultieren aus höheren Gesamtkosten, da die Leasingraten insgesamt die Kosten eines fremdfinanzierten Kaufes des Leasing-Gutes übersteigen.

8. Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Die sonstigen finanziellen Verpflichtungen von Bedeutung ergeben sich wie folgt:

Bei den Mietverträgen handelt es sich um die Mietverträge für die Geschäftsräume in Germering.

Aus dem Erwerb der Anteile an der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz, bestehen Zahlungsverpflichtungen die an die Erreichung künftiger Ergebnisse der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz, gekoppelt sind. Die bedingten Zahlungsverpflichtungen bestehen in einer Größenordnung von 7,0 Mio. CHF (2,0 Mio. CHF für Februar bis Dezember 2023 sowie jeweils 2,5 Mio. CHF für die Kalenderjahre 2023 und 2024). Aufgrund der geplanten Ergebnisse der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz, sowie der bisherigen Zielerreichung rechnen wir nicht mit einer Zahlung dieser Beträge.

III. Erläuterungen zur Gewinn- und Verlustrechnung

1. Umsatzerlöse

Die Umsätze lassen sich geographisch wie folgt zuordnen:

Die Umsatzerlöse lassen sich folgenden Produkten zu ordnen:

2. Sonstige betriebliche Erträge

Unter den sonstigen betrieblichen Erträgen sind periodenfremde Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen in Höhe von TEUR 214 (Vorjahr: TEUR 209) enthalten.

3. Abschreibungen auf Finanzanlagen

Unter den Abschreibungen auf Finanzanlagen wurden außerplanmäßige Abschreibungen (26,30 Mio. €) auf die Anteile an der AXON IVY AG, Luzern, Schweiz, infolge einer voraussichtlich dauernden Wertminderung erfasst.

IV. Sonstige Angaben

1. Anzahl der Arbeitnehmer

Im Jahresdurchschnitt wurden 214 Angestellte beschäftigt (im Vorjahr 170).

Die Mitarbeiterzahl setzt sich wie folgt zusammen:

2. Angaben zu den Mitgliedern der Geschäftsführung der Gesellschaft

Auf die Angabe der Bezüge der Geschäftsführung wird mit Verweis auf § 286 Abs. 4 HGB verzichtet.

3. Honorar des Abschlussprüfers

Das Honorar des Abschlussprüfers beläuft sich auf insgesamt 92.000,00 Euro. Dieses entfällt komplett auf Abschlussprüfungsleistungen.

4. Beteiligungsunternehmen

Anteilsbesitz der DocuWare GmbH

An folgenden Unternehmen ist die DocuWare GmbH zum 31. März 2024 beteiligt:

^* Jahresergebnis nach Gewinnabführung an die DocuWare GmbH.

5. Mutterunternehmen

Unsere Gesellschaft wird in den Konzernabschluss der Ricoh Europe Holdings PLC, London, Großbritannien, einbezogen, die den Konzernabschluss für den kleinsten Kreis von Unternehmen erstellt. Der Konzernabschluss kann beim britischen Companies House unter der Registernummer 06273215 eingesehen werden. Dieser Konzernabschluss wird im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht und genutzt, um uns von der Verpflichtung zur Aufstellung eines eigenen Konzernabschlusses zu befreien.

Der befreiende IFRS-Konzernabschluss und -lagebericht der Ricoh Europe Holdings PLC, London, Großbritannien ist von der Ricoh Deutschland GmbH, Hannover, an die das Unternehmensregister führende Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister übermittelt worden. Die DocuWare GmbH ist damit nach § 292 HGB von der Verpflichtung zur Aufstellung eines Konzernabschlusses und eines Konzernlageberichts befreit

Zudem wird unsere Gesellschaft in den Konzernabschluss der Ricoh Company Ltd, Tokio, Japan, einbezogen, die den Konzernabschluss für den größten Kreis von Unternehmen erstellt. Der Konzernabschluss kann bei der japanischen Wertpapier- und Börsenaufsichtsbehörde (EDINET) unter der Registernummer E11852 eingesehen werden.

6. Mindestbesteuerung

Basierend auf den von der OECD im Dezember 2021 veröffentlichten "Pillar Two Model Rules" hat die Europäische Union im Dezember 2022 eine Richtlinie zur Sicherstellung eines globalen Mindeststeuerniveaus für multinationale Unternehmensgruppen verabschiedet. Gesetze zur globalen Mindeststeuer wurden in mehreren Ländern, in denen der Ricoh-Konzern tätig ist, erlassen, darunter auch in Deutschland. Der Ricoh Konzern fällt ab dem 1. Januar 2024 in den Anwendungsbereich dieser Regeln.

Auf der Ebene der obersten Muttergesellschaft in Japan werden diese Regeln und Gesetze derzeit mit Steuerspezialisten auf Relevanz für den Ricoh-Konzern untersucht. Nach dem derzeitigen Erkenntnisstand könnten die zusätzlichen Steuern von einigen Ländern geltend gemacht werden, in denen Ricoh-Tochtergesellschaften ansässig sind. Auswirkungen auf die DocuWare GmbH als Tochtergesellschaft im Ricoh-Konzern sind uns derzeit nicht bekannt.

7. Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Schluss des Geschäftsjahres

Seit 2. April 2024 ist das Unternehmen Natif.ai eine 100%-ige Tochter der DocuWare GmbH. Die Finanzierung des Erwerbs im mittleren zweistelligen Millionenbetrag erfolgte aus dem bestehenden Finanzmittelfond. Der Erwerb soll dazu führen, dass das DocuWare-Produktportfolio erweitert und aufgewertet wird. Die KI-gestützte Erfassung und Automatisierung von Workflows und Prozessen soll das Wachstum des Unternehmens weiterhin vorantreiben.

Darüber hinaus sind keine wesentlichen Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Schluss des Geschäftsjahres eingetreten, die einen Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage haben.

8. Ergebnisverwendung

Die Gesellschaft weist im Geschäftsjahr einen Jahresfehlbetrag in Höhe von 13.653.542,96 EUR (Vorjahr: Jahresüberschuss 10.885.341,00 EUR) auf. Zusammen mit dem Gewinnvortrag in Höhe von 23.787.312,94 EUR ergibt sich ein Bilanzgewinn in Höhe von 10.133.769,98 EUR. Die Geschäftsführung schlägt vor, den Jahresfehlbetrag zusammen mit dem Gewinnvortrag auf neue Rechnung vorzutragen.

Entwicklung des Anlagevermögens im Geschäftsjahr 2023/2024

"BESTÄTIGUNGSVERMERK DES UNABHÄNGIGEN ABSCHLUSSPRÜFERS

An die DocuWare GmbH, Germering

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der DocuWare GmbH, Germering, - bestehend aus der Bilanz zum 31. März 2024 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der DocuWare GmbH, Germering, für das Geschäftsjahr vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2024 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Zusammenfassend stellen wir nach § 321 Abs. 1 Satz 2 HGB fest, dass wir die Lagebeurteilung durch die gesetzlichen Vertreter, insbesondere die Annahme der Fortführung der Unternehmenstätigkeit und die Beurteilung der künftigen Entwicklung des Unternehmens, wie sie im Jahresabschluss und im Lagebericht ihren Ausdruck gefunden haben, als realistisch ansehen.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte im Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

sonstige Berichtsbestandteile

Angaben zur Feststellung:

Der Jahresabschluss wurde am 20.01.2025 festgestellt.