eDoc solutions AGLiquidated

eDoc solutions AG

Weilerswist

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023

1. Grundlagen des Unternehmens

Die edoc solutions ag (nachfolgend auch edoc) positioniert sich als Anbieter von Software und Services zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen, welche sich optimal in bestehende ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösungen integrieren.

Neben einem etablierten Portfolio an ECM (Enterprise Content Management)-Lösungen rund um integratives Informationsmanagement, Dokumentenmanagement, Archivierung sowie Workflow-Management, bietet edoc zusätzlich Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) an.

Diese werden an (gehobene) mittelständische Kunden vertrieben und über ein ausgewähltes Partnernetzwerk auch indirekt angeboten. Die Bereitstellung bzw. Auslieferung der edoc-Lösungen erfolgt dabei in zunehmendem Maße als Software-as-a-Service über Cloud-Dienste, bzw. auch als sogenannte "Managed Services", d.h. in Betriebsmodellen, bei denen edoc in Teilbereichen oder komplett den Betrieb vorhandener ECM-Lösungen bei Kunden übernimmt.

Dabei sind aufgrund eines ausgereiften Compliance Managements über alle Bereitstellungsformen insbesondere die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben jederzeit gewährleistet.

So hilft edoc Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Digitalisierungspotenzial zu entfalten, indem sie Dienste und Lösungen zur Geschäftsprozessoptimierung bereitstellt, welche Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.

Aus dem Selbstverständnis heraus, ein echter Partner des Kunden im digitalen Wandel zu sein, bietet das Unternehmen kompetente Beratungsleistungen in allen Fragen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen an. Mit seinem Portfolio adressiert edoc die Kernaspekte der digitalen Transformation im Umgang mit Informationen und Dokumenten.

1.1. Marketing Strategie (Marktbereiche)

Seit über 25 Jahren richtet sich edoc erfolgreich an den Anforderungen ihrer Kunden aus. Aufgrund heterogener Bedürfnisse und Wettbewerbssituation, z.B. in den Branchen oder auch einzelnen Fachbereichen der Kunden, sind diese für edoc ein entscheidendes Kriterium im Rahmen der Kundensegmentierung des ECM-Marktes. Darüber hinaus bilden die eingesetzten ERP-Technologien der Kunden ein weiteres entscheidendes Kriterium im Rahmen der Kundensegmentierung.

Die edoc solutions ag forciert daher einen Marketing-Mix je Kundensegment und optimiert kontinuierlich die branchen- sowie fachbereichsspezifischen Ausprägungen der Preis-, Produkt -, Kommunikations- und Distributionspolitik.

Im Rahmen der Distributionspolitik setzt edoc neben dem direkten Distributionskanal auf den indirekten Distributionskanal über ausgewählte Partner.

Der direkte Distributionskanal der edoc solutions ag adressiert den Mittelstand sowie den gehobenen Mittelstand. Die Marktbearbeitung erfolgt in agilen Arbeitseinheiten, insbesondere durch ERP-spezifische Marktteams, welche sich u.a. aus Vertriebsmitarbeitern, Consultants und Entwicklern zusammensetzen.

Die Kundensegmentierung des ECM-Marktes sichert eine nachhaltige, kundenorientierte Ausgestaltung der Softwarelösungen der edoc solutions ag. Die Zielsetzung, digitale Geschäftsprozesse in den jeweiligen Unternehmen und Organisation zu realisieren, erfordert in hohem Maße Branchen-, Fachbereichs- und Technologiekompetenz. Diese Anforderung kann nur mit entsprechender Fokussierung auf die jeweiligen Kundensegmente erfolgreich umgesetzt werden.

Die Kundenstruktur der edoc kann wie folgt segmentiert werden:

1.2. Branchenübergreifende Marktentwicklungen

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung und vor dem Hintergrund sich dadurch permanent ändernder Anforderungen an Serviceumfang und Bereitstellungsformen digitaler Dienste, zeigen sich auch zunehmend tiefgreifende Auswirkungen auf den Markt der Enterprise Content Services. Diese äußern sich u. a. in Form verstärkter Nutzung entsprechender cloudbasierter Serviceleistungen. Dabei äußern sich diese Änderungen horizontal über alle Branchen hinweg, ohne eine spezifische Fokussierung auf einen speziellen Markt zu besitzen. Für alle Marktsegmente sowie für die Kernmarktregion Deutschland, Österreich und Schweiz (D-A-CH) bietet edoc alternative und hybride Ansätze.

Grundsätzlich unterliegt der Software-Markt erheblichen und permanenten Veränderungen, die edoc aktiv mit drei Fokusbereichen adressiert, welche sowohl in der Entwicklungs- als auch in der Go-to-Market Strategie verankert sind. Diese sind:

1.3. Innovationsmanagement - Organisationsentwicklung

Während der digitale Wandel der edoc solutions ag eine Reihe von geschäftlichen Chancen in den oben beschriebenen Marktsegmenten eröffnet, hat sich edoc nicht nur inhaltlich auf die Entwicklung und Vermarktung von innovativen digitalen Lösungen in diesen Marktsegmenten ausgerichtet, sondern insbesondere auch organisatorisch und strukturell.

In diesem Kontext wurden cross-funktionale Teams gebildet, die sich dezidiert mit der Marktentwicklung und der Bereitstellung von Lösungen in definierten Märkten bzw. Leistungsbereichen auseinandersetzen, sowie sich für deren erfolgreiche Vermarktung und Umsetzung verantwortlich zeigen.

1.4. Aktionärsstruktur

Die edoc solutions ag hält 6.070 eigene Aktien (9,09 %). Ein Aktionär hat der Gesellschaft eine Beteiligung im Sinne von § 20 Abs. 1 AktG mitgeteilt. Wir verweisen auf unsere Angaben im Anhang. Mitarbeiter halten 1.318 Aktien.

1.5. Beteiligungen

Zum Stichtag 31.12.2023 verfügt die edoc solutions ag über eine (wie im Vorjahr) direkte Unternehmensbeteiligungen.

Neben dem Beteiligungsunternehmen sind in das Netzwerk der edoc weitere Partnerunternehmen eingebunden, die auf Basis entsprechender Partnerverträge Produkte und Leistungen der edoc solutions ag vermarkten.

2. Wirtschaftsbericht

2.1. Gesamtwirtschaftliche Situation

Der Dienstleistungssektor in Deutschland (ohne Finanz- und Versicherungsdienstleistungen) hat im Jahr 2023 nach vorläufigen Ergebnissen des Statistischen Bundesamtes (Destatis) real (preisbereinigt) 2,0 % und nominal (nicht preisbereinigt) 2,1 % mehr Umsatz erwirtschaftet als im Jahr 2022. Während die realen Umsätze im 1. Halbjahr 2023 gegenüber dem 1. Halbjahr 2022 kräftig um 3,5 % stiegen, fiel das Wachstum im 2. Halbjahr 2023 mit einem Plus von 0,8 % gegenüber dem 2. Halbjahr 2022 moderater aus. Insgesamt erzielte der Dienstleistungssektor im Jahr 2023 den höchsten realen Umsatz seit Beginn der Zeitreihe im Jahr 2015. Verglichen mit dem Vor-Corona-Jahr 2019 lag er um 5,8 % höher.

Unternehmensnahe Dienstleistungsunternehmen mit Rekordumsatz (Pressemitteilung Nr. 085 vom 6. März 2024 - Destatis)

Die unternehmensnahen Dienstleister (Anm.: hierzu zählt auch edoc), deren Leistungen vorwiegend von Unternehmen und öffentlichen Stellen oder sonstigen Organisationen in Anspruch genommen werden, erwirtschafteten 2023 mit einem realen Zuwachs von 1,1 % gegenüber dem Vorjahr ebenfalls einen neuen Rekordumsatz. Im 1. Halbjahr 2023 verbuchten sie einen Umsatzanstieg von 2,1 % gegenüber dem 1. Halbjahr 2022, wohingegen der Umsatzanstieg in der zweiten Jahreshälfte mit einem Plus von 0,2 % gegenüber dem Vorjahreszeitraum nur gering ausfiel. Die unternehmensnahen Dienstleistungen waren von der Corona-Pandemie weitaus weniger betroffen gewesen als die konsumnahen Dienstleistungen. Der reale Umsatz der unternehmensnahen Dienstleister war im Jahr 2023 trotz des vergleichsweisen geringeren Anstiegs um 5,7 % höher als im Jahr 2019.

Das "Jahresgutachten 2023/2024" des Sachverständigenrates zur Begutachtung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung sagt aus, dass das deutsche Bruttoinlandsprodukt (BIP) im Jahr 2023 um 0,4% zurückgeht.

Hierfür ist insbesondere der Rückgang der inländischen Nachfrage verantwortlich, zum großen Teil bedingt durch den starken Rückgang der staatlichen Konsumausgaben zu Jahresbeginn 2023. Im Prognosehorizont bis Ende 2024 dürften sich die privaten Konsumausgaben angesichts der wieder steigenden realen Einkommen erholen. Die unerwartet schleppende Erholung der Weltwirtschaft, insbesondere Chinas, dürfte sich aber fortsetzen und auch im Jahr 2024 die deutschen Exporte bremsen. Dementsprechend dürfte der Außenbeitrag negativ sein. Für das Jahr 2024 ist davon auszugehen, dass sich das BIP-Wachstum leicht erholt und 0,7% beträgt.

Die Inflation in Deutschland ist gemessen am nationalen Verbraucherpreisindex (VPI) im Verlauf des Jahres 2023 deutlich zurückgegangen, von 8,7% gegenüber dem Vorjahresmonat im Januar 2023 auf 4,5% im September 2023. Dies ist größtenteils auf geringere Preissteigerungen bei den schwankungsanfälligen Gütergruppen Energie und Nahrungsmittel zurückzuführen. Die Kerninflation bleibt mit zuletzt 4,5% jedoch weiterhin deutlich erhöht. Hier spielen die im Vergleich zu den Warenpreisen verzögerten Preissteigerungen bei Dienstleistungen, die zuletzt stark steigenden Lohnstückkosten und das noch bestehende Aufholpotenzial bei der privaten Nachfrage nach Dienstleistungen eine wesentliche Rolle. Für das Jahr 2023 prognostiziert der Sachverständigenrat eine durchschnittliche Inflationsrate von 6,1% und für das Jahr 2024 von 2,6%.

Das reale Wachstum des Produktionspotenzials - also das mögliche langfristige Wachstum der Wirtschaftsleistung bei einer Normalauslastung der gesamtwirtschaftlichen Produktionskapazitäten - ist von jährlich etwa 2,4% in den Jahren vor der Wiedervereinigung über 1,4% zwischen 2000 und 2019 auf jährlich deutlich unter 1,0% in den vergangenen 5 Jahren gefallen. In den kommenden 10 Jahren wäre gemäß der Mittelfristprojektion des Sachverständigenrates bei Fortschreibung bestehender Dynamiken ein Potenzialwachstum von lediglich knapp 0,4% pro Jahr zu erwarten. Die aktuell abschätzbaren Trends deuten darauf hin, dass das Potenzialwachstum in der längeren Frist auf niedrigem Niveau verharrt, wenn nicht gegengesteuert wird.

2.2. Branchensituation

Die edoc solutions ag ermöglicht eine umfassende kundenorientierte Aufstellung (siehe oben), welche eine an die jeweiligen Kundenanforderungen angepasste Marktadressierung ermöglicht. Die signifikanten Ländermärkte für die edoc waren 2023 Deutschland, Österreich und Schweiz. Das edoc Kernprodukt war in 2023 die "edoc 365 business process platform" mit den digitalen Standardprodukten für ganzheitliche und hochintegrative Purchase-to-Pay Lösungen.

Der größte Digitalverband bitcom nimmt die Entwicklung der ITK-Märkte und Trends der digitalen Gesellschaft auch analytisch in den Blick. Der Arbeitskreis Enterprise Content Management (ECM) hat mit seiner Standortbestimmung "ECM 2024: Aktuelle Entwicklungen und Ausblick" die aktuellen Informationen rund um die ECM Branche zusammengefasst.

Laut Bitkom Digital Office Index setzen mittlerweile 79 Prozent der Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden in Deutschland ECM-Lösungen ein. Damit setzt sich die Technologie weiter durch und der Markt wächst. Die Digitalisierung des Posteingangs, das Vorgangsmanagement, das Output Management und die elektronische Archivierung sind weit verbreitet.

Künstliche Intelligenz

KI wird ein wichtiger Baustein für ECM-Konzepte. Die automatische Klassifizierung, Indizierung und Verschlagwortung von Dokumenten erleichtert der Organisation den Zugriff auf Informationen, da Dokumente automatisch kategorisiert werden können. Durch intelligente Suchalgorithmen und Inhaltsanalyse können relevante Informationen effektiver und effizienter gefunden werden.

Darüber hinaus kann Kl in ECM-Systemen Daten aus unstrukturierten Dokumenten extrahieren, validieren und in strukturierter Form zur Weiterverarbeitung bereitstellen.

KI-basierte ECM-Systeme können durch die Analyse historischer Daten Vorschläge zur Optimierung von Prozessen und Entscheidungen liefern.

Durch generative Künstliche Intelligenz können Daten aus unterschiedlichen Quellen herangezogen und algorithmisch gesteuert die Grundlage für neue Inhalte, Prognosen und Entscheidungen bilden.

Cloud und modulare Plattformen

Um Unternehmen eine hohe Flexibilität bei der Nutzung von ECM-Funktionen zu ermöglichen, setzen Anbieter von ECM-Lösungen auf modulare, cloudbasierte Softwarekomponenten. Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Module flexibel und skalierbar nach ihren funktionalen und quantitativen Anforderungen einzusetzen.

Know-how und Implementierungsgeschwindigkeit

Unternehmen müssen in der Lage sein, neue Anforderungen in immer kürzeren Zyklen umzusetzen. No-Code- und Low-Code-Ansätze können dieser Anforderung gerecht werden. So haben sich No-Code- und Low-Code-Ansätze auch im ECM-Umfeld etabliert. Durch geeignete modulare Bausteine mit grafischen Oberflächen können individuelle Anforderungen durch Fachabteilungen auch ohne Programmierkenntnisse, sogenannte Citizen Developer, in den ECM-Systemen umgesetzt werden. Dies können beispielsweise Anpassungen im Workflow bei sich ändernden Geschäftsprozessen sein. Der Citizen Developer-Ansatz (Citizen Developer verfügen über keine oder nur geringfügige IT- und Programmierkenntnisse) ist eine gute Lösung für Unternehmen, um dem durch den Fachkräftemangel bedingten Digitalisierungsstau zu begegnen. Der Fachkräftemangel ist eines der größten Hemmnisse für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

ECM im Kontext des digitalen Wandels

Für Unternehmen ist es wichtig, sich dem digitalen Wandel sowohl auf geschäftlicher und technologischer Ebene als auch auf der Ebene der Unternehmens- und Arbeitskultur zu widmen. Papierbasierte Prozesse wandeln sich zu digitalen Workflows. Durch den Einsatz von Technologien können neue Prozesse implementiert oder bestehende Prozesse optimiert werden. Nicht nur am Trendbeispiel E-Rechnung wird deutlich: Durch die Vernetzungsmöglichkeiten von Anwendungen können Wertschöpfungsnetzwerke zusammengeführt werden und sogar neue Anwendungsfälle unternehmensübergreifend entstehen. Unternehmen benötigen ein Innovationsökosystem, um Ideen und Innovationen Raum zu geben. Auch die veränderte Form der Arbeit und Zusammenarbeit in Unternehmen hat sich durch die technologischen Möglichkeiten stark verändert. Mit der Technologisierung, der Verlagerung von Lösungen in die Cloud und der Bereitstellung über lokale Unternehmensgrenzen hinweg steigen aber auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit, da nicht mehr alle IT-Komponenten im eigenen Bereich verwaltet werden und zunehmend externe Infrastruktur im Sicherheitskonzept zu berücksichtigen sind.

Business-Integration

ECM-Systeme werden immer mehr zu integralen Bestandteilen von Business-Anwendungen (bspw. ERP, CRM und Fachanwendungen). Diese Integration ermöglicht die nahtlose Abwicklung von Geschäftsprozessen über Workflows und die Vermeidung von fehleranfälligen Medienbrüchen. In diesem Zuge können Prozesse End-to-End-automatisiert, und durch die Reduzierung von manuellen Tätigkeiten effizienter und transparent gestaltet werden.

Zur Validierung oder zur Anreicherung von Vorgängen können auch Daten aus angebundenen Partnersystemen und vorangegangenen Prozessen herangezogen werden. Durch die Integration von digitalen Signaturen kann zusätzlich die durchgängige digitale und medienübergreifend Gestaltung von Geschäftsprozessen unterstützt werden. Die Integration von Systemen kann auch zu einer höheren Datenkonsistenz im Unternehmen und unternehmensübergreifend beisteuern.

ECM-Systeme tragen so dazu bei, das Potenzial von Daten auszuschöpfen, indem gespeicherte Dokumente und Informationen durch Analytik genutzt werden, um wertvolle Erkenntnisse für Geschäftsentscheidungen zu gewinnen.

Die edoc solutions ag ist etablierter ECM Spezialist und bietet bereits heute Lösungen und Produkte rund um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (z.B. edoc document reader), Cloud und modularen Plattformen (z.B. edoc 365 business process platform), Umsetzung von No-Code- und Low-Code Ansätzen (z.B. edoc automate) sowie den Einsatz digitaler Lösungen (z.B. E-Rechnung und digitale Signaturen).

Es kann davon ausgegangen werden, dass sich die edoc solutions ag aufgrund der breiten und innovativen Aufstellung, insbesondere im Bereich der Business-Integrationen, auch künftig gut behaupten und entwickeln kann. Das bewährte Produktspektrum innovativer Lösungen zur Verwaltungs- und Produktionsoptimierung, die umfangreiche Lösungskompetenz der Mitarbeiter, Hybride Cloud-Dienste, Cloud-Dienste, die Unternehmensgröße sowie die breite Kundenbasis führen zu einer aktuell guten Marktposition und einer guten Ausgangssituation für die kommenden Jahre.

2.3. Geschäftsverlauf

Vor dem Hintergrund der gesamtwirtschaftlichen Lage und der aktuellen Situation konnte die edoc solutions ag ihre Marktposition in 2023 weiter ausbauen. Insgesamt zeigten die konsequent umgesetzten strategischen Maßnahmen zur Markterschließung nachhaltige Wirkung. Insgesamt konnten im Geschäftsjahr 2023 30 Neukunden gewonnen werden, so dass sich die Anzahl der Kundeninstallationen im Jahresverlauf bis zur Veröffentlichung dieses Lageberichts auf über 597 aktive Kunden, welche über einen laufenden Softwarepflege- oder Subskriptionsvertrag (Annual Recurring Revenue [ARR]) mit der edoc solutions ag verfügen, erhöht hat.

Neben dem weiterhin aktuellen Hauptgeschäftszweig des On-Prem-Projektgeschäfts konnten in 2023 die Positionen der edoc-eigenen Purchase-to-Pay- (P2P), der ERP-Integrations- sowie der Business Process Management (BPM)-Lösungen, basierend auf der edoc 365 business process platform, ausgebaut werden. Gleichzeitig wuchs das ECM Cloud Geschäft mit Software-as-a-Service (SaaS).

Die Langfristigkeit der Systemanwendungen, die erheblichen Vermarktungspotenziale im Bestandskundenumfeld, sowie innovative neue Lösungskomponenten von edoc als auch von den edoc Hauptlieferanten d.velop und Microsoft sichern aus heutiger Sicht die Nachhaltigkeit eines strategischen Unternehmenswachstums.

Der Umsatz der edoc solutions ag hat sich im Geschäftsjahr 2023 um 4,1 % gegenüber den Vorjahreswert erhöht. Der Jahresüberschuss beträgt -25 TEUR (Vorjahr 427 TEUR).

Trotz des gesamtwirtschaftlichen Geschehen kann konstatiert werden, dass Lösungen und Services der edoc solutions ag aufgrund von Nachholbedarf im Kontext der Digitalisierung sehr stark nachgefragt werden. Dies wird durch den bestätigten Auftragseingang des Vorjahres sowie des Umsatzwachstum im ersten Quartal 2024 untermauert. Die Situation bleibt vor dem Hintergrund einer zu erwartenden gesamtwirtschaftlichen Rezession jedoch zu beobachten und Maßnahmen und Strategien stets zu überprüfen.

2.4. Lage der Gesellschaft

2.4.1. Ertragslage

Im Berichtsjahr 2023 wurde der Umsatz um 4,1 % auf 18,6 Mio. EUR (Vorjahr 17,9 Mio. EUR) erhöht. Somit wurde die Prognose aus dem Vorjahr (8 % - 10 % für 2023) nicht eingehalten, was insbesondere an den rückläufigen Softwarelizenzerlösen (-25,7 %) lag. Die wiederkehrenden Erlöse (Annual Recurring Revenue) konnten um 940 TEUR zum Vorjahr gesteigert werden. Bei der Kundennachfrage ist weiterhin eine zunehmende Verschiebung von Lizenz-in Richtung Subskriptionsmodellen, die zu wiederkehrenden Erlösen führen, zu verzeichnen, so dass die wiederkehrenden Erlöse mit Cloud/SaaS Subscriptions um + 60,13 % und die Software-Pflege- Services um +8,2 % gesteigert wurden. Die Dienstleistungserlöse wuchsen im Verhältnis zum Vorjahr um 9,3 %.

Als größte Kostenposition sind wie in den Vorjahren die Personalkosten zu nennen. Gegenüber dem Vorjahr haben sich die Personalkosten in 2023 insbesondere durch die Einstellung neuer Mitarbeiter um 802 TEUR auf 10.650 TEUR erhöht. Es kann davon ausgegangen werden, dass mit einer konsequenten Ausrichtung an den strategischen Zielsetzungen in den Folgejahren entsprechende Umsatzsteigerungen vor allem in den Erlösgruppen Cloud/SaaS (Subscription) und Managed Services realisierbar sind. Somit wird sich künftig eine günstigere Personalkostenquotenentwicklung ergeben, ohne die strategische Bedeutung eines qualifizierten Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterstamms unberücksichtigt zu lassen.

Im Geschäftsjahr 2023 hat die edoc solutions ag einen Jahresfehlbetrag in Höhe von 25 TEUR erwirtschaftet. Das Ergebnis liegt 452 TEUR unter dem Vorjahreswert 2022 (427 TEUR). Die Steuern vom Einkommen und vom Ertrag lagen 2023 mit 106 TEUR um 326 TEUR unter dem Vorjahr (432 TEUR). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen stiegen zum Vorjahr um 730 TEUR und die Personalkosten wurden durch Einmaleffekte aus Abfindungen erhöht, was in Summe das Ergebnis erheblich belastet.

2.4.2. Vermögenslage und Kapitalstruktur

Die Bilanzsumme der edoc solutions ag ist im Berichtsjahr um 113TEUR bzw. 2,1 % auf 5.586 TEUR (Vorjahr 5.473 TEUR) gestiegen.

Der Anteil des Anlagevermögens an der Bilanzsumme beträgt 21,6 % (Vorjahr 31,3 %). Das Anlagevermögen beinhaltet erworbene Rechte sowie Geschäfts- und Firmenwerte in Höhe von 528 TEUR (Vorjahr 952 TEUR). Der Rückgang ist auf die ordnungsgemäße und handelsrechtliche Abschreibung des Geschäfts- und Firmenwerts zurückzuführen. Bei den Sachanlagen in Höhe von 271 TEUR (Vorjahr 278 TEUR) handelt es sich im Wesentlichen um technische Anlagen. Finanzanlagen werden zum Bilanzstichtag in Höhe von 405 TEUR (Vorjahr 484 TEUR) ausgewiesen. Die Verringerung ist im Wesentlichen auf den Rückgang der sonstigen Ausleihungen zurückzuführen. Neben den Anteilen an verbundenen Unternehmen und Beteiligungen in Höhe von 148 TEUR (Vorjahr 153 TEUR) wurden die Ausleihungen an (ehemalige) Beteiligungsunternehmen zurückbezahlt und werden in 2023 mit 0 TEUR (Vorjahr 80 TEUR) bilanziert.

Das Umlaufvermögen ist im Berichtsjahr um 539 TEUR auf 4.142 TEUR gestiegen und beträgt 74,1% (Vorjahr 65,8%) der Bilanzsumme. Die Forderungen liegen mit 1.566 TEUR (Vorjahr 1.453 TEUR) um 7,8 % höher als im Vorjahr. Die Liquidität in Form von Bankguthaben beträgt zum Bilanzstichtag 1.289 TEUR (Vorjahr 1.705 TEUR).

Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten hat sich im Berichtsjahr um 83 TEUR auf 240 TEUR erhöht.

Das Grundkapital beträgt zum Jahresende 2023 66.800 EUR und ist eingeteilt in 66.800 vinkulierte Namensaktien im Nennwert von 1,00 EUR. Die edoc solutions ag hält davon 6.070 eigene Aktien und 1.318 Aktien sind im Bestand von Mitarbeitern. Insgesamt beträgt das Eigenkapital zum 31.12.2023 1.562 TEUR (Vorjahr 1.590 TEUR). Die Eigenkapitalquote beträgt Ende 2023 28,0% (Vorjahr 29,0%).

Die Rückstellungen sind im Berichtsjahr um 4 TEUR auf 641 TEUR gestiegen und beinhalten im Wesentlichen Rückstellungen für Personalverpflichtungen in Höhe von 449 TEUR (Vorjahr 424 TEUR) sowie Jahresabschluss-, Prüfungs- und Prüfungserweiterungskosten mit 93 TEUR (Vorjahr 54 TEUR).

Dier erhaltenen Anzahlungen betragen zum Bilanzstichtag 1.423 TEUR (Vorjahr 1.311 TEUR). Die Position beinhaltet von Kunden bereits geleistete Zahlungen für zu erbringende Dienstleistungen, Software-Pflege sowie Subscription-Leistungen im Geschäftsjahr 2023.

Die Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten belaufen sich zum Bilanzstichtag auf 408 TEUR (Vorjahr 768 TEUR). Davon entfallen 11 TEUR (Vorjahr 16 TEUR) auf kurzfristige Bankverbindlichkeiten (Kreditkarten). Die weiteren Verbindlichkeiten sind Darlehen. Die zur Verfügung stehenden Kontokorrentlinien bei Banken wurden im Berichtsjahr nicht genutzt.

Die anderen Verbindlichkeiten betragen zum Bilanzstichtag 1.552 TEUR (Vorjahr 1.169 TEUR).

2.4.3. Finanzlage

Zum Stichtag 31.12.2023 beträgt der Saldo aus liquiden Mittel und kurzfristigen Bankverbindlichkeiten +1.278TEUR (Vorjahr: +1.689 TEUR). Der Finanzmittelfonds hat sich damit im Geschäftsjahr 2022 um 411 TEUR verringert. Die Zahlungsfähigkeit war im Berichtszeitraum jederzeit gesichert.

Die für 2024 und 2025 erarbeiteten Planszenarien lassen auch unter Berücksichtigung ungünstiger Randbedingungen lediglich vereinzelt eine Teilinanspruchnahme der zur Verfügung stehenden Kreditlinien erwarten, so dass von einer jederzeit ausreichenden Kreditlinie ausgegangen werden kann. Die finanzielle Lage des Unternehmens stellt sich unverändert stabil dar.

2.5. Finanzielle und nichtfinanzielle Leistungsindikatoren

2.5.1. Finanzielle Leistungsindikatoren

Bei den finanziellen Leistungsindikatoren liegt der Fokus auf

Für die interne Unternehmenssteuerung werden die Kennzahlen Auftragseingang, Umsatzrendite und der Cashflow herangezogen. Der Auftragseingang ist gegenüber dem Vorjahr um 6,57 % gesunken. Die Umsatzrendite ist im Vergleich zum Vorjahr um 2,5 %-Punkte auf -0,1% gesunken.

Vor dem Hintergrund der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung in Deutschland, der Cloud Transition (einmalige Softwarelizenzerlöse entfallen und werden langfristig zu wiederkehrenden Subscription- Erlösen [ARR]), einmaliger Sondereffekte in 2023 durch Abfindungen aufgrund von Führungswechseln im Vorstand sowie der zweiten Führungsebene und des 25-jährigen Firmenjubiläums, musste die edoc solutions ag mit einem Jahresverlust von 25 TEUR einen geringen Verlust ausweisen.

2.5.2. Nichtfinanzielle Leistungsindikatoren

Entwicklung des Mitarbeiterbestands

Die Mitarbeiterzahl wurde im Jahr 2023 weiter ausgebaut. Zum 31.12.2023 waren bei der edoc solutions ag im Durchschnitt 117 Mitarbeiter beschäftigt. Damit erhöhte sich die Mitarbeiterzahl durch die Schaffung neuer Arbeitsplätze um insgesamt 6 Mitarbeiter. Wie in den Vorjahren engagierte sich die edoc solutions ag auch in der Ausbildung junger Menschen, indem sie weiter in zusätzliche, qualifizierte Ausbildungsplätze (insgesamt bestehen 10 Ausbildungsverhältnisse) investiert hat.

Die Erschließung verfügbarer Marktpotenziale und die konsequente Ausnutzung vorhandener Marktchancen, sind ebenso wie der strategische Ausbau der Geschäftstätigkeit maßgeblich von der Verfügbarkeit entsprechend qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhängig. Ein konsequentes, an diesen Marktgegebenheiten orientiertes Personalmanagement gehört auch in den kommenden Jahren zu den wesentlichen Zielsetzungen des Unternehmens.

Das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter konnte aufgrund gezielter Qualifizierungsmaßnahmen entsprechend der Unternehmensanforderungen weiter ausgebaut werden. Die Mitarbeiterfluktuation ist durch die im Jahr 2023 notwendig durchgeführten Strukturmaßnahmen höher ausgefallen als in den Jahren zuvor. Wie in den Vorjahren können Spitzen im Ressourcenbedarf durch die Einbindung externer Projektmitarbeiter abgedeckt werden.

3. Prognose-, Chancen- und Risikobericht

3.1. Prognosebericht

Konjunkturausblick

Eine Prognose der zukünftigen Geschäftsentwicklung vor dem Hintergrund der allgemeinen konjunkturellen Entwicklung erscheint nach wie vor schwierig. Der IFO Geschäftsklimaindex April 2024 ist zwar im dritten Monat in Folge gestiegen, jedoch bleiben die Erwartungen im Dienstleistungssektor nahezu unverändert. Die Unternehmen bleiben skeptisch für die kommenden Monate.

Die gesellschaftlichen, politischen und weltwirtschaftlichen Rahmenbedingungen werden erheblichen Einfluss auf die nationalen wirtschaftlichen Entwicklungen haben. Zwar stehen die ECM-Märkte in der D-A-CH-Region in keiner direkten Beziehung mit verschiedenen politisch/wirtschaftlichen Konflikten, jedoch sind konjunkturelle Auswirkungen aufgrund der angespannten Wirtschaftslage und die damit verbundene Investitionsbereitschaft vieler inländischer Unternehmen indirekt an die Folgen der internationalen Entwicklung gekoppelt. Wir gehen jedoch davon aus, dass der schneller vollziehende digitale Wandel stärkeren Einfluss auf die Geschäftsentwicklung haben wird, als die zu erwartenden konjunkturellen Entwicklungen - vor allem vor dem Hintergrund, dass ECM-Lösungen in hervorragender Weise positioniert und geeignet sind, um Digitalisierungsherausforderungen zu lösen.

Geschäftsstrategie und Marktchancen

Die edoc fokussiert sich in den kommenden Jahren weiterhin insbesondere auf die branchenübergreifenden Trendthemen (z.B. SaaS - Cloud, Compliance und Rechtssicherheit, Business Process Solutions, Digital Workplace, Enterprise Content Services).

Die nachhaltige Etablierung des in 2017 gestarteten Innovationsmanagements durch ERP orientierte agile Organisationseinheiten sowie der Entwicklung eigener Produkte für den Business Process Markt wird auch in Zukunft sicherstellen, dass potenzielle neue Märkte sowie neue Vertriebspotentiale und/oder Bereitstellungsmodelle schnell und effizient erkannt werden.

Mit dieser Organisationsstruktur und den strategischen Partnerschaften können durch die edoc branchen-, lösungs- und technologiespezifische Marktsegmente adressiert sowie entsprechende Kompetenzspektren als auch Kundennähe realisiert werden. Ein gezieltes Kompetenz- und Ressourcensharing prädestinieren dieses Netzwerkmodell auch zukünftig als ein ausbaufähiges und tragfähiges Modell für ein weiteres Unternehmenswachstum im Kernmarkt (D-A-CH) als auch im übrigen Ausland.

Infolgedessen kann auf die Trendthemen des ECM-Marktes, auf die Digitalisierungsherausforderungen der Kunden, sowie auf die wachsenden rechtlichen Vorgaben oder die Forderung nach umfassender Prozessdokumentation und nachhaltiger Prozesstransparenz, ein stetig exponentiell wachsendes Datenvolumen, ein erheblicher Rationalisierungsdruck, sowie die Erschließung neuer Marktsegmente, u.a. auch auf Basis neuer Systemplattformen/Serviceleistungen, wie ECM-Cloud-Services, flexibel und mit der notwendigen Kompetenz reagiert werden.

Umsatz- und Ergebnisprognose

Die Umsatz- und Ergebnisentwicklung für die Folgejahre wird auch weiterhin von einem sehr günstigen Marktumfeld, bedingt durch die in nahezu allen Märkten bedeutende Relevanz der Digitalisierung, geprägt sein. Neue Technologien erschließen darüber hinaus neue Kundengruppen und neue Märkte für die ECM-Technologien, so dass unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensausrichtung mittelfristig eine kontinuierliche Ausweitung der Geschäftstätigkeit erwartet wird. Die Entwicklung der EBIT-Quote wird in den nächsten Jahren, aufgrund der Erschließung der vorgenannten neuen Technologien und Märkte sowie den damit verbundenen und geplanten Investitionen in Mitarbeiter für die Produktentwicklung, unter Berücksichtigung bzw. Addition der Einmaleffekte in 2023, eher stagnieren bzw. im unteren einstelligen Prozentbereich geringfügig rückläufig zur EBIT-Quote 2002 sein. Langfristig werden diese Investitionen, gekoppelt mit der Steigerung der Annual Recurring Revenue (ARR-Erlöse), zu einer verbesserten EBIT-Quote führen.

Die damit verbundene Verlagerung von Lizenz-Investitionsvorhaben in Richtung von Software-as-a-Service-Modellen (Subscription) kann allerdings vorübergehend dämpfende Effekte auf Umsatzsteigerungsraten haben. Subskriptionsmodelle bieten dafür aber langfristig höhere Potenziale für einen stetigeren Verlauf und eine steigende Umsatzentwicklung.

Für das Geschäftsjahr 2024 erwarten wir einen weiteren Anstieg der Umsatzerlöse gegenüber dem Vorjahr um 8 % - 10 %, in Abhängigkeit der weltwirtschaftspolitischen Lage beeinflussten Investitionsbereitschaft unserer Kunden und Interessenten. Das Betriebsergebnis wird aufgrund der weiterhin fortgeführten Investitionen zur Mitarbeiterfindung und -motivation, zur digitalen Transformation und zur Prozessoptimierung (Software-as-a-Service-Leistungen) sowie erwarteten Einmaleffekten aufgrund von weiteren Abfindungen belastet, jedoch wieder einen Jahresüberschuss ausweisen. Grundlage dieser Einschätzung ist der als sehr zufriedenstellend zu bezeichnende Auftragsbestand, der daraus resultierende gute Forecast für 2024 sowie die geplanten Investitionen in Personal und in die eigene digitale Transformation.

Insgesamt geht der Vorstand davon aus, dass sich das Wachstum der Gesellschaft im Jahr 2024 im dargestellten Umfang fortsetzt und die Liquidität der Gesellschaft jederzeit ausreichend gegeben sein wird.

3.2. Chancen- und Risikobericht

Das bisherige Wachstum der edoc solutions ag, die erheblichen Marktpotenziale auf Grund günstiger technologischer und rechtlicher Rahmenbedingungen, sowie das aktuelle Markt- und Wettbewerbsumfeld stellen neben den Chancen auch entsprechend zu bewertende und berücksichtigende Risiken dar.

Die Chancen und Risiken unterschiedlicher wirtschaftlicher Entwicklungen auf nationaler und internationaler Ebene sowie die zunehmende Agilität der weiter an Komplexität gewinnenden Märkte lassen sich momentan nicht zu einer eindeutigen Gesamtsicht verdichten. Auch wenn national und international von einem geringfügigen Wachstum der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung in 2024 ausgegangen werden kann, eröffnet die zunehmende Digitalisierung dem ECM-Markt im deutschsprachigen Raum gleichzeitig erhebliche Marktpotentiale.

Mit dem digitalen Wandel findet weiterhin eine umwälzende gesellschaftliche und wirtschaftliche Transformation statt. Hier liegen gewaltige Chancen für die edoc, mit ihren Lösungen und der langjährigen Digitalisierungskompetenz die zwangsläufig erforderliche digitale Transformation der Unternehmen entscheidend zu unterstützen.

Aber es zeichnen sich in diesem verändernden Umfeld auch Risiken ab, die vor allem darin bestehen, dass Wettbewerber dezidierte Innovationen für den digitalen Wandel schneller vermarkten, oder die Veränderungskraft - die Geschwindigkeit der digitalen Transformation bei edoc selbst - nicht ausreicht.

Während Subskriptionsmodelle langfristig Potenziale für einen stetigeren Verlauf und eine steigende Umsatzentwicklung bieten, kann die Verlagerung von Lizenz-Investitionsvorhaben in Richtung von Subskriptionsmodellen in Bezug auf die Erlösgruppe Software-Lizenzen dämpfende Effekte auf die Steigerungsraten innerhalb kurzer Berichtszeiträume haben. Letztlich können vorübergehend sinkende EBIT-Werte eintreten. Die Liquidität ist aufgrund vorliegender Informationen und durchgeführter Simulationen jederzeit gewährleistet.

Der Fachkräftemangel ist das größte Hemmnis für den IT-Mittelstand, was auch die Presseinformation vom 13. Dezember 2023 des Branchenverbandes Bitkom belegt. Unsere Prognosen gehen davon aus, das freie Stellen in angemessener Zeit mit Fachkräften der erforderlichen Qualifikationen besetzt werden können.

Internationale Einflüsse sowie die steigende Inflation werden in Summe das Finanzrisiko erhöhen. Preissteigerungen von IT-Dienstleistungen und Softwareprodukten können nicht im gleichen Maße an die Kunden weitergegeben werden, so dass das Ergebnisrisiko für den IT-Mittelstand und damit auch für die edoc steigen wird.

Zusammenfassend lässt sich daher sagen, dass mögliche Umsatz- und Ergebnisrisiken trotz breiter Marktpositionierung und umfassender Controlling-Mechanismen nicht vollständig ausgeschlossen werden können.

Ziele des Risikomanagements

Durch die Realisierung eines umfassenden Risikomanagements sollen mögliche Risiken wie Produkt- , Markt-, Finanz,- Personal- und Wettbewerbsrisiken sowie wirtschaftliche und rechtliche Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden.

Umsetzung des Risikomanagements

In den vergangenen Jahren wurden umfangreiche Controlling-Mechanismen mit der Zielsetzung eingeführt, ein effektives Risikomanagement zur Identifikation und Beurteilung etwaiger Unternehmensrisiken basierend auf Produkt-, Markt-, Projekt-, Umsatz-, Ergebnisrisiko oder auch Beteiligungsrisiken zu etablieren. Die entsprechenden Maßnahmen ergeben in Summe ein umfassendes System zur schnellen und nachhaltigen Identifikation eventueller Gefährdungen, welches nicht nur externe, sondern ebenso interne Risiken einbezieht.

Aktueller Stand des Risikomanagements

Dank der bereits erfolgten Maßnahmen konnte eine Vielzahl möglicher Risiken bereits deutlich reduziert werden. Die Ausrichtung an den strategischen Vorgaben wird durch die jeweilige Bereichsleitung in Verbindung mit den zentralen Controlling-Instanzen permanent überprüft. Zentrale Erarbeitung und Prüfung der Kennzahlen, Analyse von Abweichungen, Definition von Korrekturmaßnahmen sind mittlerweile feste Bestandteile des etablierten Controlling-Systems.

Regelmäßiges Berichtswesen an den Aufsichtsrat und regelmäßige Aufsichtratssitzungen mit einer festen Agenda sind fester Bestandteil des Risikomanagements.

Darüber hinaus bedient sich das Unternehmen bei besonderen Themenstellungen auch weiterhin sowohl eigener als auch externer Experten, um auf der Basis entsprechender Erkenntnisse Risiken herausragender Themenstellungen umfassend zu begegnen.

Bilanz zum 31. Dezember 2023

(Fassung für Zwecke der Offenlegung gemäß §§ 325 ff. HGB)

AKTIVA

PASSIVA

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

(Fassung für Zwecke der Offenlegung gemäß §§ 325 ff. HGB)

ANHANG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

eDoc solutions AG, Weilerswist

I. Allgemeine Angaben

Die eDoc solutions AG hat ihren Sitz in Weilerswist und ist eingetragen in das Handelsregister beim Amtsgericht Bonn, HRB 12623.

Der Jahresabschluss der eDoc solutions AG für das Geschäftsjahr 2023 wurde nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (§§ 242 ff. und 264 ff. HGB) in der Fassung des Bilanzrichtlinien - Umsetzungsgesetzes und den ergänzenden Vorschriften des Aktiengesetzes sowie der Satzung aufgestellt.

Für die Gewinn- und Verlustrechnung wurde das Gesamtkostenverfahren gewählt.

Nach den in § 267 HGB angegebenen Größenklassen ist die Gesellschaft eine "mittelgroße Kapitalgesellschaft".

II. Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden stellen sich - unverändert zum Vorjahr - wie folgt dar:

Die immateriellen Vermögensgegenstände und das Sachanlagevermögen werden mit den Anschaffungskosten, zuzüglich Anschaffungsnebenkosten, abzüglich Skonti aktiviert und - soweit abnutzbar - planmäßig abgeschrieben.

Planmäßige Abschreibungen werden linear unter Zugrundelegung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer vorgenommen.

Die erworbenen Geschäfts- oder Firmenwerte werden linear abgeschrieben. Der im Jahr 2020 erworbene Firmenwert wird über fünf Jahre abgeschrieben.

Geringwertige bewegliche Anlagegüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 250,00 € bis zu 800,00 € werden nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung sofort abgeschrieben.

Die Finanzanlagen werden mit den Anschaffungskosten inklusive Anschaffungsnebenkosten aktiviert. Soweit erforderlich werden Abschreibungen auf den niedrigeren beizulegenden Wert vorgenommen.

Die Vorräte werden mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet, soweit nicht ein niedrigerer Wert zum Abschlussstichtag beizulegen war.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände werden zum Nominalwert angesetzt. Erkennbare Risiken werden durch Einzelwertberichtigungen berücksichtigt.

Die liquiden Mittel werden zum Nominalwert angesetzt.

Der Rechnungsabgrenzungsposten beinhaltet Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Das Grundkapital ist zum Nennbetrag angesetzt. Eigene Aktien werden vom Grundkapital offen abgesetzt.

Die Steuerrückstellungen und die sonstigen Rückstellungen decken alle bis zur Bilanzaufstellung bekannt gewordenen ungewissen Schulden, Verluste und Risiken, die das abgelaufene Geschäftsjahr betreffen, angemessen und ausreichend ab. Sie sind in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages angesetzt. Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr werden mit dem ihrer Restlaufzeit entsprechenden Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre abgezinst.

Rückstellungen für Jubiläumsverpflichtungen wurden versicherungsmathematisch bewertet. Bei der Berechnung wurde die projizierte Einmalbeitragsmethode ("PUC-Methode") angewendet. Als handelsrechtlicher Rechnungszins wurde der von der Deutschen Bundesbank für September 2023 festgestellte Marktzinssatz in Höhe von 1,66% (Vj.: 1,40%) angesetzt. Als biometrische Rechnungsgrundlagen (Sterblichkeit und Invalidisierungswahrscheinlichkeit) wurden die Richttafeln 2018 G von Dr. Klaus Heubeck zugrunde gelegt. Die durchschnittliche Fluktuation wurde wie bisher in Höhe von 6% (Vj.: 6%) (bis zum Alter 50 Jahre) angesetzt. Sie basiert auf unternehmensindividuellen Erfahrungswerten. Der Zinsaufwand aus der Aufzinsung beträgt 5.290,00 € (Vj.: 8.564,00 €).

Rückstellungen für Altersteilzeitverpflichtungen wurden ebenfalls versicherungsmathematisch bewertet. Als handelsrechtlicher Rechnungszins wurde ein Rechnungszins von 0,93% für die Verpflichtung angesetzt, wobei die Restlaufzeit individuell ermittelt und interpoliert wurde. Als biometrische Rechnungsgrundlagen wurden die Richttafeln 2018 G von Dr. Klaus Heubeck zugrunde gelegt. Als sonstige Parameter wurden die Beitragssätze für die jeweiligen Sozialversicherungen zugrunde gelegt.

Die Verbindlichkeiten sind mit ihren jeweiligen Erfüllungsbeträgen passiviert.

III. Angaben zur Bilanz

Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens sowie die Abschreibungen des Geschäftsjahres ergeben sich aus dem Anlagenspiegel.

Der entgeltlich erworbene Firmenwert der d.3ecm (Bereich PSAG) wird über die geschätzte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 5 Jahren abgeschrieben. Die geschätzte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer orientiert sich an der Laufzeit der übernommenen Kundenverträge.

Beteiligungsbesitzliste

Die Genossenschaftsanteile beinhalten Anteile an der Volksbank Köln-Bonn eG in Höhe von 5.000,00 € und Eifel DLG eG in Höhe von 250,00 € (Vorjahr: 0,00 €). Im Vorjahr wurden die Genossenschaftsanteile der Volksbank Köln-Bonn eG unter der Bilanzposition ,Beteiligungen' ausgewiesen.

Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände enthalten Forderungen in Höhe von 90.711,97 € (Vorjahr: 92.890,67 €) mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr.

Das Grundkapital von 66.800,00 € ist eingeteilt in 66.800 Stammaktien zum Nennwert von je 1,00 €. Im Geschäftsjahr wurden keine eigenen Aktien erworben und keine Veräußerungen von eigenen Aktien vollzogen. Zum 31.12.2023 waren 6.070 eigene Aktien mit einem Anteil am Grundkapital von 6.070,00 € bzw. 9,09% im Bestand. Die Aktien sind Stückaktien und lauten auf den Namen. Die Übertragung von Aktien ist an die Zustimmung der Gesellschaft gebunden (vinkulierte Namensaktien).

Die FLW Holding GmbH, Weilerswist, hat der eDoc solutions AG, Weilerswist, mitgeteilt, dass sie eine Beteiligung im Sinne von § 20 Abs. 1 AktG hält.

Die Kapitalrücklagen betragen unverändert zum Vorjahr 267.864,20 €. Sie resultieren aus den Beträgen, die bei der Ausgabe von Aktien über den rechnerischen Wert der Aktien hinaus erzielt wurden.

Die Gewinnrücklagen betragen unverändert zum Vorjahr 405.870,88 €.

Der ausgewiesene Bilanzgewinn entwickelte sich wie folgt:

Verbindlichkeiten in Höhe von 3.326.240,75 € (Vorj.: 2.850.645,69 €) sind innerhalb eines Jahres fällig und Verbindlichkeiten in Höhe von 0,00 € (Vorj.: 2.860,00 €) haben eine Restlaufzeit von mehr als 5 Jahren.

Die Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten sind durch Bankguthaben und Depots besichert.

Es bestehen für die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen branchenübliche Eigentumsvorbehalte.

Die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen betreffen ausschließlich sonstige Verbindlichkeiten.

IV. Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung

1. Angabe zu außergewöhnlichen Aufwendungen und Erträgen

In den sonstigen betrieblichen Erträgen sind Erträge aus Forschungszulagen für die Jahre 2020 bis 2022 in Höhe von 152.386,00 € (Vj.: 0,00 €) enthalten.

V. Sonstige Angaben

1. Sonstige finanzielle Verpflichtungen

2. Arbeitnehmerzahl

Die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer nach § 267 Abs. 5 HGB im Jahr 2023 betrug 117 (Vorjahr: 111).

3. Gewährte Vorschüsse und Kredite an Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats

Die Gesellschaft hat einem Mitglied des Aufsichtsrats ein Darlehen gewährt, welches sich im Geschäftsjahr 2023 wie folgt entwickelte:

Im Rahmen der Darlehensgewährung ist die Gesellschaft keine Haftungsverhältnisse eingegangen.

4. Ergebnisverwendung

Der Vorstand schlägt vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2023 von 789.169,39 € wie folgt zu verwenden:

5. Namen der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats

Während des abgelaufenen Geschäftsjahrs gehörten die folgenden Personen dem Vorstand an:

Dem Aufsichtsrat gehörten folgende Personen an:

Aufsichtsratsvorsitzender ist Herr Guido Kautz, Herr Franz-Peter Kolvenbach ist sein Stellvertreter.

Gemäß § 286 Abs. 4 HGB wird auf die Angaben zur Vorstands- und Aufsichtsratsvergütung verzichtet.

ANLAGENSPIEGEL zum 31. Dezember 2023

eDoc solutions AG

Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

die edoc solutions ag ("Gesellschaft") blickt auf ein bewegtes Geschäftsjahr zurück, das durch personelle Wechsel, u.a. auf Ebene des Vorstands und der Führungsebene unterhalb des Vorstands, sowie interne Restrukturierungen und damit einhergehende Kosten gekennzeichnet war. Zwar wurden die Lösungen und Services der Gesellschaft weiterhin zunehmend nachgefragt, die Gesellschaft konnte im Geschäftsjahr 2023 ihren Umsatz von EUR 17,9 Mio. auf EUR 18,6 Mio. erhöhen, jedoch haben die eingangserwähnten Umstrukturierungen neben der nach wie vor hohen Inflation und den u.a. damit verbunden gestiegenen Einkaufs- und Personalkosten dazu geführt, dass ein Jahresfehlbetrag im unteren fünfstelligen Bereich angefallen ist.

Tätigkeit des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023

Auch im Geschäftsjahr 2023 hat der Aufsichtsrat die Geschäftsführung des Vorstands sorgfältig überprüft und überwacht und den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens beratend begleitet. Maßstab für die Überwachung waren insbesondere die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung des Vorstandes sowie die Leistungsfähigkeit des Risikomanagements und der Unternehmensorganisation.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat sich im Geschäftsjahr 2023 zudem mit der Lage und Entwicklung der Gesellschaft befasst. Er hat die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben und Befugnisse zur Beratung und Überwachung des Vorstands in vollem Umfang und mit größter Sorgfalt wahrgenommen. Für weitergehende Prüfungshandlungen, insbesondere eine Einsichtnahme in Bücher und Schriften der Gesellschaft, bestand im Geschäftsjahr 2023 kein Anlass.

Grundlage der Tätigkeit des Aufsichtsrates waren die in schriftlicher und mündlicher Form zeitnah und umfassend erstatteten regelmäßigen Berichte des Vorstandes über die Geschäftsentwicklung und die Geschäfts- und Finanzlage, die Umsatz- und Ertragssituation, die strategische Weiterentwicklung und die Unternehmensplanung (namentlich Investitions- , Personal- und Finanzplanung) sowie die Risikolage, das Risikomanagement und einzelne bedeutende Geschäftsvorfälle. Der Vorstand ging dabei auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen ein und erläuterte die Abweichungen.

Auch außerhalb von Aufsichtsratssitzungen ließ sich der Aufsichtsrat regelmäßig über wichtige Geschäftsvorfälle und Geschäftsentwicklungen schriftlich und mündlich vom Vorstand unterrichten. Anhand der Berichte des Vorstandes wurden insbesondere die für das Unternehmen bedeutenden Geschäftsvorgänge im Aufsichtsrat geprüft und eingehend erörtert; dies gilt namentlich für Maßnahmen, die der Zustimmung des Aufsichtsrates bedurften und die für die Rentabilität und Liquidität bedeutsamen Geschäfte. Die vorgelegten Berichte hat der Aufsichtsrat auf ihre Plausibilität sorgfältig überprüft und mit dem Vorstand, soweit notwendig, eingehend erörtert. Darüber hinaus ließ sich der Aufsichtsrat vom Vorstand ergänzende Informationen erteilen. Insbesondere stand der Vorstand in den Aufsichtsratssitzungen zur Erörterung und Beantwortung der Fragen des Aufsichtsrates zur Verfügung.

Sitzungen des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023

Die Aufsichtsratssitzungen fanden im Geschäftsjahr 2023 quartalsweise, d.h. am 8. Februar, 31. Mai (Bilanzsitzung), 14. August und 13. November 2023, statt. Die Sitzungen fanden als Präsenzsitzungen im Beisein des Vorstands statt. Das Aufsichtsratsmitglied Torsten Malchow nahm an den Aufsichtsratssitzungen per Videokonferenz teil.

Die erste Sitzung des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023 fand am 8. Februar 2023 statt. Zu Beginn der Sitzung berichtete der Vorstand über die vorläufigen Zahlen und die Entwicklung der Gesellschaft im Geschäftsjahr 2022 und stellte die Planungen für 2023 vor. Nach eingehender Beratung mit dem Vorstand stimmte der Aufsichtsrat der Jahresplanung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 zu.

Am 31. Mai 2023 fand die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats statt. Nachdem die Abschlussprüfer von dhpg Dr. Harzem & Partner mbB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft die wesentlichen Ergebnisse und die Schwerpunkte ihrer Prüfungen des Jahresabschlusses vorgestellt hatten, diskutierten Vorstand und Aufsichtsrat im Beisein der Abschlussprüfer den Jahresabschluss und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022 eingehend. Im Anschluss wurde der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022 vom Aufsichtsrat gebilligt, und er stimmte dem Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands zu. Zudem verabschiedete der Aufsichtsrat seinen Bericht sowie seine Beschlussvorschläge an die am 14. August 2023 stattfindende Hauptversammlung.

In der Sitzung am 14. August 2023 stellte der Vorstand die bisherige geschäftliche Entwicklung der Gesellschaft im Geschäftsjahr 2023 im Abgleich mit den Planungen dar und diskutierte sie eingehend mit dem Aufsichtsrat. Weiteres Thema der Sitzung war die Personalentwicklung.

Am 13. November 2023 fand die letzte Sitzung des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2023 statt. Der Aufsichtsrat erteilte u.a. seine Zustimmung zum Widerruf der an Frau Böker erteilten Prokura und der gleichzeitigen Erteilung von Einzelprokura an Frau Frauenkorn.

Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat am 17. Februar 2023 Beschlussfassungen außerhalb einer Sitzung betreffend das Ausscheiden von Herrn Manfred Wollersheim als Vorstand der Gesellschaft und der Aufhebung seines Vorstandsdienstvertrages durchgeführt.

Personelle Veränderungen, Ausschüsse

Mitglieder des Vorstands waren im Geschäftsjahr 2023 die Herren André Grüneboom (Vorsitzender) und Christian Baur. Herr Manfred Wollersheim legte sein Amt als Vorstand der Gesellschaft zum [31. März 2023] nieder.

Mitglieder des Aufsichtsrats waren im Geschäftsjahr 2023 unverändert die Herren Guido Kautz (Vorsitzender), Franz-Peter Kolvenbach (Stellvertretender Vorsitzender) und Torsten Malchow.

Ausschüsse des Aufsichtsrats wurden angesichts der Größe des Aufsichtsrats im Berichtszeitraum nicht gebildet.

Prüfung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023

Die Hauptversammlung der Gesellschaft hat am 14. August 2023 die dhpg Dr. Harzem & Partner mbB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Bonn, Zweigniederlassung Euskirchen, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 gewählt. Auf der Grundlage dieses Beschlusses hat der Aufsichtsrat den Prüfungsauftrag für den Jahresabschluss 2023 erteilt. Der Abschlussprüfer hat eine Unabhängigkeitserklärung abgegeben. Nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung des vom Vorstand nach den Vorschriften des HGB aufgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts waren keine Einwendungen des Abschlussprüfers zu erheben. Der Jahresabschluss wurde vom Abschlussprüfer mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen.

Der geprüfte Jahresabschluss, einschließlich des Vorschlags des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns, und der Lagebericht 2023 wurden den Mitgliedern des Aufsichtsrats rechtzeitig vor der Bilanzsitzung am 27. Mai 2024 gem. § 170 AktG zur Prüfung vorgelegt, so dass die Mitglieder des Aufsichtsrats ausreichend Zeit für die Prüfung der Vorlagen hatten. Der Jahresabschluss, der Lagebericht und der Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 wurden vom Aufsichtsrat umfassend geprüft und im Beisein von Vorstand und Abschlussprüfer in der Bilanzsitzung eingehend erörtert. Der Abschlussprüfer berichtete dabei ausführlich über seine Prüfungsschwerpunkte und das Ergebnis seiner Prüfungen. Er informierte ferner über seine Feststellungen zum internen Kontroll- und Risikomanagement bezogen auf den Rechnungslegungsprozess. Alle Fragen des Aufsichtsrats zu den Rechnungslegungsunterlagen wurden vom Vorstand und vom Abschlussprüfer umfassend beantwortet.

Der Aufsichtsrat stellte nach seiner abschließenden Prüfung von Jahresabschluss und Lagebericht der Gesellschaft fest, dass keine Einwendungen hiergegen zu erheben sind. In seiner Sitzung am 27. Mai 2024 billigte der Aufsichtsrat den Jahresabschluss und den Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 und schloss sich dem Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands für dieses Geschäftsjahr an. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt, § 172 Satz 1 AktG. Der Aufsichtsrat verabschiedete in der Sitzung am 27. Mai 2024 zudem diesen Bericht des Aufsichtsrats.

Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand für die konstruktive Zusammenarbeit sowie Vorstand und allen Mitarbeitern der Gesellschaft für ihr außerordentliches Engagement in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten und ihre herausragenden Leistungen im Geschäftsjahr 2023.

Bei dem vorstehenden Jahresabschluss handelt es sich um die nach § 327 HGB für Offenlegungszwecke verkürzte Fassung. Zu dem vollständigen Jahresabschluss und dem Lagebericht wurde folgender Bestätigungsvermerk erteilt:

BESTÄTIGUNGSVERMERK DES UNABHÄNGIGEN ABSCHLUSSPRÜFERS

An die eDoc solutions AG, Weilerswist

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der eDoc solutions AG, Weilerswist, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der eDoc solutions AG, Weilerswist, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses der Gesellschaft zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung.

Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

Der Jahresabschluss zum 31.12.2023 wurde in der Aufsichtsratssitzung am 27.05.2024 festgestellt bzw. bewilligt.