xplace GmbH

xplace GmbH

Göttingen

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020

Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020

I. Grundlagen der Gesellschaft

Die xplace GmbH bietet Handel und Industrie effektive Instrumente, um die Konsumenten am POS optimal zu beraten und bei der Kaufentscheidung zu unterstützen. Aktuell umfasst das Portfolio im Wesentlichen elektronische Preisschilder (ESLs), Kiosk-Systeme, Digital Signage Lösungen sowie sonstige POS-Technologie/-Software und technische Dienstleistungen. Als Full-Service-Provider bildet xplace die gesamte Wertschöpfungskette bezogen auf das relevante Produktportfolio ab und ist bestrebt die Kunden kontinuierlich mit neuen Lösungen zu versorgen. Derzeit werden über 100.000 Systeme in mehr als 4.500 Standorten betrieben und laufend betreut. Die Installationen verteilen sich dabei auf über 50 Länder.

II. Wirtschaftsbericht

1. Wirtschaftliche Rahmenbedingungen

Das Geschäftsjahr 2020 startete für die xplace GmbH im Januar 2020 mit dem nicht vorhersehbaren Verlust eines Großkunden, was die bis dato unterstellten Planungsannahmen obsolet werden ließ. Zudem kamen zeitnah weitere Projektverzögerungen bei der Muttergesellschaft dazu, so dass die Gesellschaft sich gezwungen sah Planung, Strategie und Kostenmanagement für das Geschäftsjahr 2020 neu aufzusetzen und einen tiefgreifenden Restrukturierungsprozess einzuleiten, um zumindest eine erneute Verlustsituation vermeiden zu können. Um diesen Prozess möglichst schnell voranzutreiben, entschieden sich die Gesellschafter für externe Unterstützung.

Noch während sich dieser Prozess in der Umsetzungsplanung befand, kam es aufgrund der ausgerufenen Pandemie zu dem ersten politisch verordneten Lockdown, so dass man sich erneut einem völlig neuen und vollumfänglich von exogenen Einflussfaktoren getriebenen Szenario gegenüber sah. Die Gesellschaft reagierte umgehend und ermöglichte dem Großteil der Mitarbeiter die Arbeit aus dem Homeoffice und setzte das Instrument der Kurzarbeit ein.

Die aus dieser wirtschaftlichen Gesamtsituation erwachsende Unsicherheit versuchte die xplace GmbH zusammen mit den Kunden durch Innovationen im Bereich der Zugangskontrolle zu begegnen. xplace entwickelte sehr zeitnah aus einer bereits vorhandenen Teillösung den sog. Smart Entrance Manager (SEM), um Kundenströme basierend auf den immer wieder wechselnden Anforderungen der Politik steuerbar und transparent zu machen. Diese Lösung kam bei den Kunden sehr gut an, wurde gleichwohl durch einen erneuten Lockdown und sich ständig ändernde ,Öffnungsmodelle' auf Landes- und Bundesebene konterkariert.

Nach der Entscheidung für eine erneute Schließung des Nicht-Lebensmittelhandels passt der Handelsverband Deutschland (HDE) seine Prognosen für das Gesamtjahr 2020 und das Weihnachtsgeschäft entsprechend an. Demnach verliert der vom Lockdown betroffene Handel im Vergleich zum Vorjahr rund 20 Prozent seines Jahresumsatzes. Gleichzeitig erzielt der Online-Handel ein deutliches Plus.

Der Lockdown hatte im Einzelhandel extrem unterschiedliche Auswirkungen. Während Online-Handel und Händler aus dem Lebensmittelbereich gute Geschäfte machten, musste der von den Schließungen betroffene Handel ein Fünftel seiner Umsätze abgeben. Für den stationären Handel insgesamt bedeutet das für 2020 ein Minus von 2,7 Prozent. Das entspricht rund 13 Milliarden Euro. Hierzu führte der HDE aus:

"Der Lockdown-Handel verzeichnet in diesem Jahr voraussichtlich Umsatzeinbußen in Höhe von 36 Milliarden Euro. Das kann die Branche ohne passgenaue Hilfen nicht mehr überstehen. Insbesondere im Modehandel stehen viele Betriebe kurz vor der Insolvenz", so HDE-Hauptgeschäftsführer Stefan Genth. Der HDE setzte sich deshalb bei der Bundesregierung für eine Gleichbehandlung mit der Gastronomie beim Umsatzausgleich für den Dezember 2020 ein. Bei den Überbrückungshilfen ab dem Jahr 2021 machte der HDE deutlich, dass diese bisher an vielen Stellen nicht passgenau für den Handel sind. "Die bisher vorgesehenen Hilfen der Bundesregierung sind wichtig, müssen aber noch in vielen Details an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden sowie dann unbürokratisch und schnell ausgezahlt werden", so Genth weiter. Ansonsten gebe es womöglich für bis zu 50.000 Geschäfte mit 250.000 Beschäftigten keine Zukunftsperspektive mehr.

Die Einzelhändler traf der erneute Lockdown mitten im Weihnachtsgeschäft, der wichtigsten Zeit des Jahres. "Die sonst so umsatzstarke Phase zum Jahresende wird für viele Händler zum Fiasko", so Genth. Der HDE rechnet für November und Dezember 2020 nun mit einem Umsatzminus von sieben Prozent im Vergleich zum Vorjahr 2019. Dabei kann der Online-Handel in dieser Zeit seine Umsätze um fast ein Drittel auf knapp 20 Milliarden Euro steigern, während der stationäre Handel ein Minus von 14 Prozent hinnehmen muss. Die stationären Geschäfte, einschließlich des gesamten Lebensmittelhandels, setzen damit im Weihnachtsgeschäft 2020 rund 79 Milliarden Euro um.

Die durch die flächendeckende Unsicherheit hervorgerufenen Nebenwirkungen schlugen sich bei der xplace GmbH u.a. in diversen Projektverschiebungen und in einem Fall sogar in der Kündigung eines Großprojektes durch den Kunden TUI nieder. Im Ergebnis gab es für das Geschäftsjahr 2020 quasi keine Planungssicherheit.

Digitalisierung und die Rolle von xplace im Markt

Die Covid-19 Pandemie brachte eine Wende in der Gesellschaft im Hinblick auf Kaufverhalten und Point of sale. Das Bedürfnis der Menschen, jederzeit im Einzelhandel einkaufen zu gehen, wurde nicht mehr gedeckt. Dadurch erreichte der Online-Handel den entscheidenden 'Big Step'. Einkaufen verlagerte sich ins Internet.

Mit dieser rasanten Entwicklung trennt sich nun im Einzelhandel die Spreu vom Weizen: Angeschlagene Unternehmen gehen unter den Schutzschirm. Unternehmen, die ihr Online-Business schnell ausbauen konnten, profitieren von den Einnahmen aus dem Online-Shop. Pure Player boomen und sind umso stärker aufgestellt, um den eigenen stationären Handel auszubauen. Inzwischen besteht breite Einigkeit in den folgenden Punkten:

Die Branche versteht das Online-Business als Einstieg in den Kaufprozess. Bestimmte Produktsegmente werden verstärkt online gekauft werden.

Für den großen Anteil der Waren bleibt aber der Kaufabschluss im Laden, getragen von persönlichem Erlebnis mit dem Produkt sowie von professioneller Beratung durch die Mitarbeiter im Store. Denn der stationäre Einzelhandel hat ein Alleinstellungsmerkmal. Er kann Emotion, Haptik und Beratung im persönlichen Gespräch bieten und dies führt zur Kundenbindung. Eine breitere Warenpräsentation und direkte Verkaufsmöglichkeit auf kleinerer Fläche gelingen nur durch Digitalisierung am Point of Sale (POS).

Die xplace GmbH ist internationaler Lösungsanbieter und Systemintegrator für die Digitalisierung der Customer Journey am Point of Sale. Damit sieht sich xplace trotz der Pandemie gut aufgestellt, um Händler und Hersteller bei ihrer Digitalisierungsaufgabe in den kommenden Jahren zu unterstützen und neue innovative Geschäftsfelder für das eigene Unternehmen aufzubauen.

xplace ist als international markterfahrener Integrator im Bereich Digital Signage bekannt. In den vergangenen Jahren hat sich das Unternehmen weiterentwickelt und den technologischen Grundstein für die Datengewinnung und -nutzung am POS gelegt. Herzstück des technologischen Knowhows sind Technologien im Bereich der Sensortechnik und Kl und die eigene dafür entwickelte offene Plattform "biscuit". Damit stellt xplace Handel und Herstellern Instrumente zur Verfügung, die den stationären Handel in voller Ausprägung ähnlich transparent machen können wie es bereits im eCommerce der Fall ist. Vertriebs- und Marketingmaßnahmen aus dem eCommerce können auch stationär eingesetzt werden und bieten einen starken Hebel für Umsatzsteigerungen und Prozessoptimierungen sowie für Beratungsqualität und Kundenbindung auf der Fläche.

xplace hat sich zum Ziel gesetzt, Handel und Hersteller in den kommenden Jahren technologisch zu durchdringen und langfristig an sich zu binden. Digitalisierung auf Basis von Daten öffnet xplace den Weg in die wichtigsten Kernbereiche der Unternehmen. Diesen Schritt konnte das Unternehmen mit der bisherigen Angebotspalette nicht gehen. Digitalisierungsprojekte wurden kundenseitig im Schnitt nur bis zu fünf Jahren an einen Anbieter gebunden. Mit dem Einstieg in das Datenbusiness kann nun auch eine langfristige Bindung gelingen. Zudem öffnet sich der Weg in neue Zielgruppen und Zielsegmente.

Mit dem Wachstum des eCommerce kommen für xplace neue frische Unternehmen in den Markt, die als Pure Player den Weg vermehrt in den stationären Handel finden und eigene Stores eröffnen. Sie arbeiten bereits mit den Instrumenten des eCommerce und haben ein naheliegendes Interesse daran, diese Hebel auch am POS einzusetzen. Zudem haben sie auch Bedarf an klassischen Digital Signage Elementen. Einige Unternehmen wie z.B. Coolblue oder Decathlon konnte xplace bereits als Kunden gewinnen. Die Entwicklung der vergangenen Jahre zeigt, dass immer mehr "Onliner" den Weg in den stationären Handel finden werden.

Die jährlich erscheinende Marktstudie Digital Signage von Markets & Markets sieht seit Jahren ein nachhaltiges Branchenwachstum voraus. Bei der vorliegenden Studie für das Jahr 2019 beliefen sich die Erwartungen auf ein durchschnittliches Wachstum bis 2024 von 7,3% auf USD 29,63 Mrd. weltweit und 5,6% auf USD 6,32 Mrd. für den europäischen Raum. Deutschland wird innerhalb Europas ein überdurchschnittliches Wachstum von 8,7% zugeschrieben. Software-Innovationen treiben den Markt weiterhin an. Der Markt für Digital Signage Software wird mit einem Wachstum von 10,5% auf USD 6,79 Mrd. im Jahr 2024 prognostiziert. Dahinter bleibt die Hardware als nach wie vor größter Teilbereich mit geringstem Wachstum von 6,1% zurück. Bis zum Jahr 2024 sieht die Studie ein Wachstumspotenzial des Software-Marktes jährlich um 12,4%. Inhaltlich stehen für Unternehmen dabei besonders die Themen Interaktivität und Kundenbindung im Fokus, als Mittel zur Umsatzsteigerung und POS-Optimierung.

In sämtlichen Zielbereichen sieht xplace vor dem Hintergrund der Krise ein wachsendes Interesse an Digitalisierung. Auch wenn sich xplace von der Zielgruppe der Großfilialisten teilweise löst, öffnen sich durch die anderen Zielgruppen weitere Chancen. So wächst die Gruppe der Pure Player kontinuierlich. Bei den Herstellern trifft das Unternehmen auf eine Zielgruppe mit eigenen Bedürfnissen und dem Bedarf nach neuen Lösungsansätzen, auch in neuen Zielbranchen.

Es bestehen Unternehmen, die Lösungen anbieten sowie eine nennenswerte Zahl an Startups, die sich ebenfalls in Einzelbereichen spezialisieren und in der Zukunft zu beobachten sind. Hierzu zählen u.a. Navori, Sensalytics, Crosscan, Ipsos oder auch Dilax. Fast alle dieser Unternehmen haben sich allerdings in Teilbereichen spezialisiert und sehen sich nicht als Generalunternehmen bzw. Full-Service-Partner für den Kunden. Damit ergibt sich für xplace ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal.

2. Geschäftsverlauf

Die Entwicklung der xplace GmbH im Geschäftsjahr 2020 war signifikant durch das Pandemie-Szenario und die dadurch volatilen Marktverhältnisse gekennzeichnet. Eine noch Ende 2019 geplante Umsatzerwartung wurde durch den Wegfall des Kunden Porsche und starke Projektverschiebungen deutlich nach unten angepasst.

Wesentliche Einflussfaktoren waren neben der pandemischen Lage und den damit verbundenen Lockdowns das Einfrieren sämtlicher Projekt-Budgets bei potentiellen Neukunden sowie die Kündigung eines Großprojektes durch den Kunden TUI. Das prognostizierte Ergebnis konnte folglich nicht gehalten werden und das Management ergriff frühzeitig Maßnahmen zur Kostensenkung. Darüber hinaus wurde im 2. Halbjahr, nachdem keine Verbesserung der gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen abzusehen war, eine Anpassung der Personalstrukturen beschlossen und im zweiten Halbjahr umgesetzt.

Erschwerend kam hinzu, dass eine bereits längere Zeit laufende Betriebsprüfung durch das Finanzamt Göttingen abgeschlossen wurde und die Gesellschaft einer Nachforderung von EUR 1,4 Mio. gegenüber stand. Diesbezüglich lief mit Unterstützung der Muttergesellschaft die entsprechende Abarbeitung der Sachverhalte. Der finale Bescheid erging im Juli 2021 und führte im Ergebnis zu Nachzahlungen für den Zeitraum 2012-2016 in Höhe von insgesamt EUR 0,8 Mio.

Bei einem Umsatz von EUR 12,8 Mio (Vorjahr 16,5 Mio) erwirtschaftete die xplace GmbH ein Jahresergebnis von 347 TEUR (Vorjahr -977 TEUR). Damit wurde eine Ergebnissteigerung zum Vorjahr um EUR 1,3 Mio. erwirtschaftet, die aus der Restrukturierung und der damit verbundenen Senkung der Kosten resultiert.

3. Vermögens-, Finanz- und Ertragslage

a. Ertragslage

Im Geschäftsjahr 2020 erwirtschaftete die xplace GmbH einen Umsatz von EUR 12,8 Mio. (Vorjahr EUR 16,5 Mio.).

Die in 2020 vorgenommene Reorganisation des Unternehmens, einhergehend mit dem Strategiewechsel, und der Einfluss von Covid 19 ließen wesentliche Umsatzverluste in Bezug zur Planung entstehen.

Das Hauptaugenmerk lag im Berichtsjahr auf der Restrukturierung der Gesellschaft und der damit verbundenen Anpassung an die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Der Personalaufwand betrug im Jahr 2020 rund 5,9 Mio. EUR (2019: 7,6 Mio. EUR). Der Rückgang ist aus der Restrukturierung begründet.

Im Zuge der Restrukturierungsmaßnahmen wurden weitere Kostenpositionen analysiert und angepasst. In diesem Zusammenhang sind neben der Reduzierung der Mietfläche in Göttingen eine deutliche Verkleinerung des Fuhrparks zu nennen und die Entscheidung zur Schließung der Tochtergesellschaft in Russland (Umsetzung in 2021). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind bedingt durch das strikte Kostenmanagement und die aufgesetzten Maßnahmen der Restrukturierung auf EUR 2,6 Mio. (Vorjahr EUR 4,1 Mio.) zurückgegangen.

b. Vermögens- und Finanzlage

Der Abbau von Vorräten, durch die aktive Zuführung in laufende Projekte und geänderte Beschaffungsprozesse, die hiermit verbundene Reduzierung der Verbindlichkeiten, sowie die Rückführung des Gesellschafterdarlehens, schlägt sich auch in einer gegenüber dem Vorjahreswert um EUR 4,7 Mio. Bilanzsumme auf EUR 3,6 Mio. gesunkenen nieder.

Das Anlagevermögen hat sich von EUR 1,04 Mio. um TEUR 248 im Wesentlichen um die laufende Abschreibung auf TEUR 792 verringert.

Das Umlaufvermögen hat sich unter anderem aufgrund des stark gesunkenen Forderungsbestandes und der Vorräte um EUR 2,7 Mio. auf EUR 2,8 Mio. gemindert.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie die Forderungen gegen verbundene Unternehmen haben sich um 542 TEUR auf 1.045 TEUR verringert

Die Eigenkapitalquote beträgt zum Ende des Berichtsjahres 5,8 %. Das gezeichnete Kapital wurde um TEUR 108 aufgestockt. Die Kapitalrücklage wurde um TEUR 1.392 erhöht.

Die sonstigen Rückstellungen betrugen zum Jahresende TEUR 547 und haben sich um TEUR 125 zum Vorjahr vermindert. Die Rückstellungen aus Steuerrisiken haben sich um TEUR 50 zum Vorjahr erhöht. Die Nachzahlung für die Betriebsprüfung für die Jahre 2012 bis 2016 ist im Geschäftsjahr 2021 erfolgt.

Die im Vorjahr erhaltenen Anzahlungen In Höhe von EUR 1,0 Mio. konnten im Geschäftsjahr verumsatzt und auf TEUR 32 abgebaut werden. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind von TEUR 3.351 TEUR auf TEUR 345 zurückgegangen, was auf den Abbau der Verbindlichkeit aus einem Leasinggeschäft zurückzuführen ist.

Der operative Cashflow betrug im Geschäftsjahr 2020 TEUR -1.980. Das Gesellschafterdarlehen konnte während des Geschäftsjahres 2020 in Höhe von TEUR 835 zurückzahlt werden, sodass das Darlehen einen Stand zum 31. Dezember von TEUR 750 ausweist. Gegenläufig wirkte sich im Cashflow für Finanzierung die Einzahlung aus der Kapitalerhöhung mit TEUR 1.500 aus. Der Cashflow aus Finanzierung war mit TEUR -2 nahezu ausgeglichen.

Neben dem Gesellschafterdarlehen besteht zur Finanzierung mit Datum vom 16. November 2021 eine Patronatserklärung der Media Saturn Holding GmbH mit einer Laufzeit bis zum 30. September 2022.

Der Geschäftsverlauf wird insgesamt als herausfordernd aber positiv beurteilt. Durch die Corona-Pandemie war das Jahr von Kurzarbeit geprägt, dennoch hat das Unternehmen das Wirtschaftsjahr mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen.

III. Risikomanagement und Unternehmenssteuerung

Marktseitig beobachten wir laufend Entwicklungen und sich abzeichnende Trends, um zeitnah mit Dienstleistungen und Produkten reagieren zu können. Darüber hinaus stehen wir mit unseren Kunden im regelmäßigen Austausch, um entsprechende Bedürfnisse und Probleme im Rahmen unserer Produktpalette zu befriedigen bzw. zu lösen. Das Geschäftsjahr 2020 zeichnete sich allerdings durch nicht vorhersehbare und exogene Einflussfaktoren aus. Gleichwohl ist es dem Unternehmen gelungen auf die neuen Herausforderungen zeitnah zu reagieren (SEM).

Im Rahmen der Unternehmens- und Geschäftsplanung (GuV, Bilanz- und Cash-Flow-Planung) wird nach wie vor eine 3-Jahresplanung auf Monatsebene erstellt, diese war aufgrund der unplanbaren pandemischen Rahmenbedingungen für das Geschäftsjahr 2020 nur bedingt aussagekräftig und unterlag im Jahresverlauf kontinuierlicher Anpassung, da Kundenprojekte teilweise auf unbestimmte Zeit verschoben wurden.

Die kurzfristigen Planungen werden monatlich aktualisiert, bei absehbar deutlichen Abweichungen ebenso die Langfristplanung. Auf der operativen Steuerungsebene stehen jeweils spezielle Auswertungen in unterschiedlicher Tiefe zur Verfügung. Sie werden periodisch erzeugt und ausgewertet. Alle Instrumente zusammen sollen eine umfassende Unternehmensplanung und -steuerung sowie ein effektives und zeitnahes Risikomanagement ermöglichen.

IV. Prognose-, Chancen- und Risikobericht

Das Geschäftsjahr 2020 stand für die xplace GmbH im Zeichen einer umfassenden Restrukturierung. Hiervon waren insbesondere die folgenden Bereiche betroffen:

Risiken ergeben sich (nach Bedeutung) wie folgt: Generell ist das Unternehmen durch den Wettbewerb und mögliche neue Marktteilnehmer Absatzrisiken ausgesetzt. Dieses Risiko wird durch projektbezogenen Einkauf und die entsprechende Fertigung minimiert.

Ein Kundenrisiko besteht für das Unternehmen durch den wesentlichen Anteil des Umsatzes mit den Konzernunternehmen der Muttergesellschaft und die damit verbundene Abhängigkeit.

Möglichen Preisrisiken ist das Unternehmen durch den Einkauf in Asien und den damit verbundenen Lieferketten sowie möglichen Ersatzbeschaffungen bei Lieferverzögerungen ausgesetzt. Aufgrund der Einkaufsvolumina (Stückzahlen) ist eine vertraglich abgesicherte Abnahmeverpflichtung kaum möglich.

Mit Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 kam der für die xplace im Wesentlichen relevante Absatzmarkt faktisch völlig zum Erliegen. Als eine erste Reaktion musste der geplante Reorganisationsprozess neu aufgesetzt werden, um die deutlich veränderten Rahmenbedingungen zu adaptieren.

Im Verlauf des Jahres 2020 und 2021 waren die wesentlichen Kunden des Unternehmens unmittelbar durch die sog. Lockdowns betroffen und durften die Einzelhandelsflächen entweder gar nicht oder nur mit zahlreichen Limitierungen öffnen. Dies führte in direkter Folge zu deutlichen Umsatzeinbrüchen im stationären Handel und damit auch zu einem völligen Investitionsstopp, so dass sich für das Jahr 2020 geplante Projekte auf unbestimmte Zeit verschoben haben. Als Reaktion darauf nahm das Unternehmen umgehend die Möglichkeit der Kurzarbeit an und setzte diese kurzfristig für mehr als 60% der Belegschaft um. Zusätzlich trat xplace bei seinen Kunden im Wege der Entwicklung einer sog. Smart-Entrance Lösung als Partner und Lösungsanbieter für Pandemie-bedingte Zugangsregelungen im stationären Handel auf. In diesem Bereich konnte sich das Unternehmen schnell etablieren, die stetig wechselnden regulativen Vorgaben seitens des Gesetzgebers machten eine konsequente Marktbearbeitung mit eigenen Produktentwicklungen gleichwohl kaum möglich.

Am 13. Mai 2020 wurde eine umfangreiche Betriebsprüfung durch das Finanzamt Göttingen vorerst beendet. Aus dieser seit 2018 laufenden Betriebsprüfung resultierte eine Änderung diverser Bemessungsgrundlagen der Gesellschaft für den Prüfungszeitraum 2012 bis 2016. Es besteht das Risiko, dass sich für Folgejahre ab 2017 weitere Belastungen aus vergleichbaren Änderungen ergeben. Zum Zeitpunkt der Aufstellung erkennbare Risiken wurden im Jahresabschluss berücksichtigt. Weitere steuerliche Risiken können mit Blick auf ausländische Betriebsstätten bestehen.

Neben einer konsequenten Restrukturierung der laufenden Kosten wurde in der zweiten Hälfte des Jahres 2020 eine umfangreiche Personalmaßnahme angestoßen, um die Personaldecke der außergewöhnlichen Situation anzupassen. Im Zuge dieser Maßnahme wurden 33 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgebaut.

Für 2021 wird ausweislich der Planung wieder ein leicht positives Ergebnis erzielt werden. Die Umsatzerlöse werden für das Jahr 2021 leicht unter 2020 erwartet.

Die xplace GmbH geht für das Geschäftsjahr 2021 davon aus, dass die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen wieder durch die Covid-19-Pandemie geprägt werden. Dies hat essentielle Bedeutung für die zukünftige Investitionsbereitschaft in die Fläche und die Lösungen von xplace. Vor dem Hintergrund der erfolgten Restrukturierung sieht sich das Unternehmen gleichwohl gut aufgestellt, um sich neuen Herausforderungen zu stellen, vorausgesetzt der Kunde kehrt an den POS zurück und der Onlinehandel diffundiert im Nachgang in die Fläche.

Neben einer aktiven Personalpolitik, welche das Halten der verbliebenen Mitarbeiter zum Ziel hat, hat sich die Geschäftsleitung weiterhin ein laufendes und striktes Kostenmanagement zum Ziel gesetzt, um auf weitere mögliche Einschränkungen durch die Politik zeitnah reagieren zu können.

Gleichwohl ist die Gesellschaft ausweislich ihrer Planung im Prognosezeitraum bis Ende 2022 nicht in der Lage, ihre operative Geschäftstätigkeit aus eigenen finanziellen Mitteln zu bestreiten. Es besteht zudem seit März 2020 eine Darlehenszusage durch die Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, die eine Laufzeit von 1 Jahr hat und sich automatisch um ein weiteres Jahr verlängert, wenn sie nicht 6 Monate vorher gekündigt wird. Die Fortführung der Unternehmenstätigkeit ist davon abhängig, dass die in der Planungsrechnung getroffenen Annahmen eintreffen und dass das Darlehen der Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, nicht gekündigt wird. Zudem müssen entstehende Liquiditätslücken aufgrund von Planabweichungen durch die Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, geschlossen werden. Diese Ereignisse und Gegebenheiten deuten auf das Bestehen einer wesentlichen Unsicherheit hin, die bedeutsame Zweifel an der Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen kann und ein bestandsgefährdendes Risiko darstellt.

Bilanz zum 31. Dezember 2020

Aktiva

Passiva

Der Jahresabschluss der xplace GmbH zum 31.12.2020 wurde am 15.03.2022 festgestellt.

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2020

Anhang für das Geschäftsjahr 2020

Allgemeine Hinweise

Die xplace GmbH, Göttingen, wird beim Amtsgericht Göttingen unter der Registernummer HRB 3649 geführt.

Der vorliegende Jahresabschluss wurde gemäß §§ 242 ff. und §§ 264 ff. HGB sowie nach den einschlägigen Vorschriften des GmbHG aufgestellt. Es gelten die Vorschriften für mittelgroße Kapitalgesellschaften.

Von den Erleichterungsvorschriften für mittelgroße Kapitalgesellschaften wird im Folgenden teilweise Gebrauch gemacht.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wurde nach dem Gesamtkostenverfahren erstellt.

Die Aufstellung des Jahresabschlusses erfolgt nach den Grundsätzen der Fortführung der Unternehmenstätigkeit i. S. d. § 252 Abs. 1 Nr. 2 HGB. Hinsichtlich der Ereignisse und Gegebenheiten, die auf das Bestehen einer wesentlichen Unsicherheit hindeuten, die bedeutsame Zweifel an der Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen kann, verweisen wir auf den Abschnitt IV. "Prognose-, Chancen- und Risikobericht" des Lageberichts.

Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Für die Aufstellung des Jahresabschlusses waren unverändert die nachfolgenden Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden maßgebend.

Erworbene immaterielle Vermögensgegenstände sind zu Anschaffungskosten bilanziert und werden, sofern sie der Abnutzung unterliegen, entsprechend ihrer Nutzungsdauer um planmäßige Abschreibungen vermindert.

Das Sachanlagevermögen ist zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten angesetzt und wird, soweit abnutzbar, um planmäßige Abschreibungen vermindert, orientiert an den steuerlichen Abschreibungstabellen.

Geringwertige Anlagegüter bis zu einem Netto-Einzelwert von EUR 800,00 werden im Jahr des Zugangs voll abgeschrieben bzw. sind als Aufwand erfasst worden; ihr sofortiger Abgang wurde unterstellt. Seit 2013 werden Wirtschaftsgüter bzw. Vermögensgegenstände mit einem Netto-Einzelwert von mehr als EUR 800,00 aktiviert.

Bei den Finanzanlagen werden die Anteilsrechte zu Anschaffungskosten bzw. - falls erforderlich - zu niedrigeren beizulegenden Werten und die Ausleihungen grundsätzlich zum Nennwert angesetzt.

Die Vorräte sind nach den folgenden Grundsätzen aktiviert worden:

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und Waren wurden mit den Anschaffungskosten bzw. unter Beachtung des Niederstwertprinzips mit dem niedrigeren am Abschlussstichtag beizulegenden Wert angesetzt.

Alle erkennbaren Risiken im Vorratsvermögen, die sich aus überdurchschnittlicher Lagerdauer, geminderter Verwertbarkeit und niedrigeren Wiederbeschaffungskosten ergeben, werden durch angemessene Abwertungen berücksichtigt.

Die unfertigen und fertigen Erzeugnisse sind zu Herstellungskosten bzw. zum niedrigeren am Abschlussstichtag beizulegenden Wert angesetzt. Die Herstellungskosten setzen sich aus den Einzelkosten sowie Material- und Fertigungsgemeinkosten und Kosten der allgemeinen Verwaltung zusammen. Fremdkapitalzinsen sind nicht berücksichtigt.

In allen Fällen wurde verlustfrei bewertet, d. h. es wurden von den voraussichtlichen Verkaufspreisen Abschläge für noch anfallende Kosten vorgenommen.

Abgesehen von handelsüblichen Eigentumsvorbehalten sind die Vorräte frei von Rechten Dritter.

Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände wurden grundsätzlich zum Nominalwert angesetzt. Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind eventuelle Einzelrisiken durch Einzelwertberichtigungen sowie das allgemeine Kreditrisiko durch eine Pauschalwertberichtigung berücksichtigt.

Der Kassenbestand und die Guthaben bei Kreditinstituten sind zum Nennwert angesetzt.

Unter den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten werden Ausgaben vor dem Abschlussstichtag ausgewiesen, sofern sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Die Eigenkapitalpositionen sind mit dem Nennbetrag angesetzt.

Die Rückstellungen beinhalten sämtliche nach vorsichtiger kaufmännischer Beurteilung erkennbaren Risiken. Sie sind in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags (d. h. sofern erforderlich einschließlich zukünftiger Kosten- und Preissteigerungen) angesetzt.

Die Verbindlichkeiten sind mit ihrem Erfüllungsbetrag passiviert.

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten wird mit dem Einzahlungsbetrag angesetzt und über die Laufzeit der zugrunde liegenden Verträge ergebniswirksam vereinnahmt.

Grundlagen der Währungsumrechnung

Auf fremde Währung lautende Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten wurden grundsätzlich mit dem Stichtagskurs zum Abschlussstichtag umgerechnet. Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr wurde dabei das Realisationsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 Halbsatz 2 HGB) und das Anschaffungskostenprinzip (§ 253 Abs. 1 Satz 1 HGB) beachtet.

Erläuterungen zur Bilanz

Anlagevermögen

Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist im in der Anlage zum Anhang dargestellten Anlagenspiegel zu entnehmen. Die Abschreibungen des laufenden Geschäftsjahres ergeben sich aus dem Anlagenspiegel (§ 284 Abs. 3 Satz 3 HGB). Hinsichtlich der selbstgeschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände von TEUR 32 (i. Vj. TEUR 44) besteht gem. § 268 Abs. 8 HGB eine Ausschüttungssperre.

Angaben zum Anteilsbesitz

xplace Italy SRL, Bologna/Italien, wurde zum 30.11.2020 liquidiert.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Sämtliche Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände haben wie im Vorjahr eine Restlaufzeit von unter einem Jahr.

Die Forderungen gegen verbundene Unternehmen resultieren aus dem Liefer- und Leistungsverkehr und enthalten Forderungen gegen Gesellschafter in Höhe von EUR 489.906,26 (i. Vj. EUR 321.010,88).

Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten

Der Kassen- und Bankbestand beläuft sich auf EUR 722.133,12. Darin enthalten sind USD in Höhe von umgerechnet EUR 35.204,60.

Rückstellungen

Die sonstigen Rückstellungen betreffen im Wesentlichen Verpflichtungen für ausstehende Rechnungen und Arbeitnehmeransprüche sowie Jahresabschluss- und Prüfungskosten.

Verbindlichkeiten

Pfandrechte oder ähnliche Rechte bestehen nicht.

Die Restlaufzeiten der Verbindlichkeiten gliedern sich insgesamt wie folgt:

Die Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen resultieren wie im Vorjahr aus Lieferungen und Leistungen.

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beinhalten u.a. die restlichen Verbindlichkeiten aus dem Sale-and-lease-Back gegenüber der CHG-Leasinggesellschaft in Höhe von TEUR 153. Im Jahr 2018 wurden die MSH Märkte in Russland geschlossen, so dass die Leasingerträge vorzeitig realisiert wurden, dem gegenüber wurde die Verbindlichkeit für noch bestehende Verpflichtungen gegenüber CHG eingebucht. Zum 31.12.2018 lag ein schwebendes Geschäft vor (Drohverlustrückstellung), da die Kündigung des Vertrags mit der CHG erst im Jahr 2019 erfolgte. Die restliche Drohverlustrückstellung wurde in die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen umgegliedert.

Passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Der passive Rechnungsabgrenzungsposten enthält zu Vertragsbeginn geleistete Kundenzahlungen für zukünftige Leistungen wie Wartung oder Aktualisierung bereitgestellter Informationen.

Erläuterung zur Gewinn- und Verlustrechnung

Materialaufwand

Im Materialaufwand sind TEUR 133 Inventurdifferenzen sowie Aufwand in Höhe von TEUR 152 aus der Neubewertung des Vorratsvermögens enthalten.

Personalaufwand

Die Aufwendungen für Altersversorgung resultieren aus Direktversicherungen sowie Zuführungen zu Pensionskassen.

Im Personalaufwand sind aufgrund der Covid-19-Pandemie Erstattungsbeträge im Zusammenhang mit Kurzarbeit in Höhe von EUR 557.060,53 enthalten.

Personalstand

Im Geschäftsjahr waren durchschnittlich 150 (Vorjahr:199) Mitarbeiter beschäftigt (davon 95 Vollzeit, 55 Teilzeit). Am 31.12.2020 waren bei der xplace GmbH 115 (Vorjahr: 179) Mitarbeiter beschäftigt (davon 81 Vollzeit, 34 Teilzeit).

Periodenfremdes Ergebnis

Der periodenfremde Aufwand (EUR 5.424,38) resultiert in den sonstigen betrieblichen Aufwendungen im Wesentlichen aus einer verspätet ausgestellten Rechnung für einen Lagerplatz.

Die periodenfremden Erträge (EUR 41.856,16) zum 31.12.2020 bestehen in den sonstigen betrieblichen Erträgen im Wesentlichen aus Gutschriften für Rechnungen des Vorjahres sowie einem Bonus des Lieferanten Wieneke AVT GmbH für das Wirtschaftsjahr 2019.

Währungsumrechnung

Erträge aus der Währungsumrechnung ergeben sich in Höhe von TEUR 14 (Vorjahr: TEUR 9). Aufwendungen aus der Währungsumrechnung ergeben sich in Höhe von TEUR 20 (Vorjahr: TEUR 8). Die Veränderungen kommen aus Lieferungen und Leistungen in USD.

Sonstige Angaben

Sonstige finanzielle Verpflichtungen

Zum Bilanzstichtag bestehen finanzielle Verpflichtungen in Höhe von TEUR 1.856 (Vorjahr: TEUR 2.220). Diese Werte setzen sich im Wesentlichen aus TEUR 502 (Vorjahr: 569 TEUR) für die gemieteten Geschäftsräume und Lagerflächen im Tuchmacherweg in Göttingen und in Pulheim, deren Mietverträge im Jahr 2016 verlängert wurden, sowie TEUR 225 (Vorjahr: TEUR 310) für geleaste Firmenfahrzeuge zusammen. Es bestehen weiterhin finanzielle Verpflichtungen aus Sale-and-lease-Back-Geschäften in Höhe von TEUR 415 (Vorjahr: TEUR 414) gegenüber der CHG.

Konzernabschluss

Die Gesellschaft wird in den Konzernabschluss der Ceconomy AG, Düsseldorf, einbezogen, der im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht wird.

Geschäftsführung

Die Geschäftsführung setzt sich wie folgt zusammen:

Marco Wassermann, Dipl.-Inf. (FH), Göttingen (Austritt 10.05.2021)

Dirk Schneeloch (Austritt 18.03.2020)

Frank Hagemann (Eintritt 10.05.2021)

Stephan Lange (Eintritt 10.05.2021)

Gesamtbezüge der Geschäftsführung

Die Gesamtbezüge der Geschäftsführung betrugen im Geschäftsjahr TEUR 296.

Nachtragsbericht

Die xplace GmbH geht für das Geschäftsjahr 2021 davon aus, dass die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen wieder durch die Covid-19-Pandemie geprägt werden. Dies hat essentielle Bedeutung für die zukünftige Investitionsbereitschaft in die Fläche und die Lösungen von xplace.

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

An die xplace GmbH, Göttingen

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der xplace GmbH, Göttingen, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2020 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2020 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der xplace GmbH für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2020 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Wesentliche Unsicherheit im Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit

Wir verweisen auf die Angabe im Abschnitt "Allgemeine Hinweise" im Anhang sowie die Angaben in Abschnitt IV. "Prognose- Chancen- und Risikobericht" des Lageberichts, in denen die gesetzlichen Vertreter beschreiben, dass mit Beginn der Coronapandemie im März 2020 der für die xplace im Wesentlichen relevante Absatzmarkt faktisch völlig zum Erliegen kam. Als eine erste Reaktion musste der für das Jahr 2020 geplante Reorganisationsprozess neu aufgesetzt werden, um die deutlich veränderten Rahmenbedingungen zu adaptieren. Neben einer konsequenten Restrukturierung der laufenden Kosten wurde in der zweiten Hälfte des Jahres 2020 eine umfangreiche Personalmaßnahme angestoßen, um die Personaldecke der außergewöhnlichen Situation anzupassen.

Vor diesem Hintergrund erwartet xplace für das Geschäftsjahr 2021 wieder ein geringes positives Ergebnis leicht unter Vorjahresniveau.

Gleichwohl ist die Gesellschaft ausweislich ihrer Planung im Prognosezeitraum bis Ende 2022 nicht in der Lage, ihre operative Geschäftstätigkeit aus eigenen finanziellen Mitteln zu bestreiten. Es besteht zudem seit März 2020 eine Darlehenszusage durch die Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, die eine Laufzeit von einem Jahr hat und sich automatisch um ein weiteres Jahr verlängert, wenn sie nicht sechs Monate vorher gekündigt wird. Die Fortführung der Unternehmenstätigkeit ist davon abhängig, dass die in der Planungsrechnung getroffenen Annahmen eintreffen und dass das Darlehen der Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, nicht gekündigt wird. Zudem müssen entstehende Liquiditätslücken aufgrund von Planabweichungen durch die Media Saturn Holding GmbH, Ingolstadt, geschlossen werden.

Wie im Abschnitt "Allgemeine Hinweise" im Anhang sowie die Angaben in Abschnitt IV.

"Prognose- Chancen- und Risikobericht" des Lageberichts dargelegt, deuten diese Ereignisse und Gegebenheiten auf das Bestehen einer wesentlichen Unsicherheit hin, die bedeutsame Zweifel an der Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen kann und die ein bestandsgefährdendes Risiko im Sinne des § 322 Abs. 2 Satz 3 HGB darstellt. Unsere Prüfungsurteile sind bezüglich dieses Sachverhalts nicht modifiziert.

Verantwortung der Geschäftsführung für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner ist die Geschäftsführung verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt hat, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist die Geschäftsführung dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren hat sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus ist sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem ist die Geschäftsführung verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner ist die Geschäftsführung verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet hat, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus Verstößen oder Unrichtigkeiten resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.