oTRIs Software AG

otris software AG

Dortmund

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2023 bis zum 31.12.2023

Gewinn- und Verlustrechnung für die Zeit vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

Bilanz zum 31. Dezember 2023

Aktiva

Passiva

Anhang für das Geschäftsjahr 2023

I. ALLGEMEINE ANGABEN

Die otris software AG, Dortmund, wird im Handelsregister B des Amtsgerichtes Dortmund unter der Nummer HRB 15040 geführt.

Die Gesellschaft ist zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2023 eine mittelgroße Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 2 HGB.

Der Jahresabschluss wird nach den Rechnungslegungsvorschriften für Kapitalgesellschaften des Handelsgesetzbuches (HGB) unter Berücksichtigung des Aktiengesetzes aufgestellt.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nach dem Gesamtkostenverfahren gem. § 275 Abs. 2 HGB aufgestellt. Für die Überleitung des Jahresergebnisses auf den Bilanzgewinn wird das Wahlrecht gem. § 158 Abs. 1 Satz 2 AktG in Anspruch genommen und die Angaben entsprechend im Anhang gemacht.

Die Gesellschaft nimmt die größenabhängigen Erleichterungen des § 288 Abs. 2 HGB in Anspruch.

Die Davon-Vermerke zu Restlaufzeiten oder Zugehörigkeit zu anderen Posten, die wahlweise in der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung oder im Anhang anzugeben sind, sind im Anhang aufgeführt.

Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

II. Angaben zu den Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

Für die Erstellung des Jahresabschlusses waren die nachfolgenden, gegenüber dem Vorjahr unveränderten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden maßgebend.

Das Aktivierungswahlrecht für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens gemäß § 248 Abs. 2 HGB wird von der Gesellschaft nicht in Anspruch genommen. Entgeltlich von Dritten erworbene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden zu Anschaffungskosten aktiviert und ihrer voraussichtlichen Nutzungsdauer entsprechend linear, im Zugangsjahr zeitanteilig, abgeschrieben. Dabei werden entgeltlich erworbene EDV-Programme über eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei bzw. fünf Jahren abgeschrieben.

Die Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens werden zu Anschaffungs- und Herstellungskosten bewertet und nach Maßgabe der voraussichtlichen Nutzungsdauer linear abgeschrieben. Zugänge des Geschäftsjahres werden pro-rata-temporis abgeschrieben. Bereits vollständig abgeschriebene Anlagegüter werden mit einem Anhaltewert von jeweils € 1,00 zum Bilanzstichtag ausgewiesen.

Soweit notwendig, erfolgen außerplanmäßige Abschreibungen bei voraussichtlich dauernder Wertminderung, wenn der beizulegende Wert einzelner Gegenstände des Anlagevermögens ihren Buchwert unterschreiten.

Geringwertige Anlagegüter im Einzelwert bis zu € 800,00 werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben und im Berichtsjahr als Abgang gezeigt.

Die Finanzanlagen sind mit den Anschaffungskosten aktiviert. Bei voraussichtlich dauernder Wertminderung werden außerplanmäßige Abschreibungen auf den niedrigeren beizulegenden Wert vorgenommen. Wenn die Gründe für einen niedrigeren Wertansatz nicht mehr bestehen, wird auf den Wert der Anschaffungskosten zugeschrieben.

Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände werden mit dem Nennwert bzw. mit dem am Bilanzstichtag beizulegenden niedrigeren Wert angesetzt.

Bei Forderungen, deren Einbringlichkeit mit erkennbaren Risiken behaftet ist, werden angemessene Wertabschläge vorgenommen; uneinbringliche Forderungen werden abgeschrieben.

Zur Abdeckung des allgemeinen Kreditrisikos wird eine Pauschalwertberichtigung von 0,5 % auf die nicht einzelwertberichtigten Nettoforderungen gebildet. Forderungen gegen verbundene Unternehmen wurden dabei nicht berücksichtigt.

Die flüssigen Mittel sind zum Nennwert angesetzt und beinhalten im Wesentlichen Guthaben bei Kreditinstituten.

Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind Auszahlungen vor dem Abschlussstichtag angesetzt, soweit sie Aufwand für einen bestimmten Zeitraum nach diesem Zeitpunkt darstellen.

Das Grundkapital wird zum Nennwert bilanziert.

Die Rückstellungen wurden in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages angesetzt.

Verbindlichkeiten sind zu ihrem Erfüllungsbetrag angesetzt.

Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten sind für Einzahlungen vor dem Abschlussstichtag angesetzt, soweit sie Ertrag für einen bestimmten Zeitraum nach diesem Zeitpunkt darstellen.

III. Angaben zur Bilanz und GuV

1. Anlagevermögen

Die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist in einer gesonderten Übersicht als Anlage zum Anhang dargestellt.

Es wurden außerplanmäßige Abschreibungen auf Wertpapiere im Berichtsjahr von € 106.750,47 (i. VJ. € 384.681,15) vorgenommen.

2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Unter den Forderungen sind Forderungen gegen verbundene Unternehmen enthalten. € 37.812,25 (i. VJ. € 40.008,18) betreffen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände haben wie im Vorjahr eine Restlaufzeit von bis zu einem Jahr.

3. Eigenkapital

Das im Handelsregister eingetragene und voll eingezahlte Grundkapital beträgt € 1.600.000,00. Das Grundkapital ist in 400.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien aufgeteilt.

Die Gesellschaft hält eigene Aktien in Höhe von 5% des Grundkapitals. Dies entspricht 20.000 Aktien und einem Betrag von € 80.000,00.

Die Kapitalrücklage nach § 272 Abs. 2 Nr. 1 HGB und die gesetzliche Rücklage entsprechen € 23.500,00 und € 136.500,00 und somit dem zehnten Teil des Grundkapitals der Gesellschaft.

Aus dem Bilanzgewinn des Vorjahres in Höhe von € 2.909.246,09 wurden € 2.660.000,00 an die Aktionäre ausgeschüttet und € 200.000,00 in die anderen Gewinnrücklagen eingestellt. Der Rest von € 49.246,09 wurde auf neue Rechnung vorgetragen.

Entwicklung des Bilanzgewinns:

4. Sonstige Rückstellungen

Die wesentlichsten sonstigen Rückstellungen betreffen die Rückstellungen für Boni sowie die Urlaubsrückstellung.

5. Verbindlichkeiten

Die Verbindlichkeiten sind - wie im Vorjahr - innerhalb eines Jahres fällig. Sie setzten sich zusammen aus Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen sowie sonstigen Verbindlichkeiten aus Steuern und Abgaben zur sozialen Sicherheit.

6. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens

Unter dem Posten werden Erträge aus der Verzinsung der im Anlagevermögen ausgewiesenen Wertpapiere und aus der Verzinsung von Mitarbeiterdarlehen ausgewiesen.

7. Sonstige betriebliche Erträge

Es wurden im Berichtsjahr Zuschreibungen in Höhe von T€ 76 (i. VJ. T€ 22) auf Wertpapiere des Anlagevermögens vorgenommen).

8. Nachtragsbericht

Ereignisse nach dem Bilanzstichtag haben sich nicht ereignet oder sind in dem vorliegenden Jahresabschluss bereits vollständig berücksichtigt.

IV. Sonstige Angaben

1. Sonstige Finanzielle Verpflichtungen

Die sonstigen finanziellen Verpflichtungen setzten sich wie folgt zusammen:

2. Mitarbeiter

Im Berichtsjahr waren durchschnittlich 90 Mitarbeiter (sämtlich Angestellte) beschäftigt, davon 16 weibliche Mitarbeiterinnen und 74 männliche Mitarbeiter.

3. Aufsichtsrat

Als Mitglieder des Aufsichtsrates waren im Berichtsjahr die folgenden Herren bestellt:

Norbert Niemann, Dipl.-Betriebswirt, Essen

- Vorsitzender bis zum 14.06.2023 -

Hans-Peter Gier, Verwaltungsratsvorsitzender trustwise.io AG, Champfer, (Schweiz)

- zunächst Mitglied, ab dem 14.06.2023 Vorsitzender -

Volker Hofmann, Rechtsanwalt, Bochum

- Stellvertretender Vorsitzender bis zum 30.09.2023 -

Andreas Nowottka, Geschäftsführer, Mülheim an der Ruhr

- Stellvertretender Vorsitzender ab dem 08.11.2023 -

Benedikt Niemann, Wirtschaftsinformatiker, Essen

- Mitglied ab dem 14.06.2023 -

4. Vorstand

Zu den Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft waren im Berichtsjahr die folgenden Herren bestellt:

Dr. Frank Hofmann; Dipl.-Ing., Bochum

Dr. Christoph Niemann; Dipl.-Ing., Essen

Bezüglich der Angaben zu den Gesamtbezügen des Aufsichtsrates und des Vorstandes macht die Gesellschaft von den Erleichterungen des § 286 Abs. 4 HGB Gebrauch.

5. Angaben über den Anteilsbesitz

Die otris Software AG ist an den folgenden Unternehmen beteiligt:

6. Gewinnverwendungsvorschlag

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, den Bilanzgewinn in Höhe von € 3.797.376,53 wie folgt zu verwenden:

Entwicklung des Anlagevermögens im Geschäftsjahr 2023

Lagebericht 2023

der otris software AG

1. Grundlagen

1.1 Geschäftsmodell

Die otris software AG ist im Jahre 2000 aus der 1998 gegründeten otris GmbH & Co. KG hervorgegangen. Das Unternehmen ist eine 53,22 %-ige Tochtergesellschaft der otrisVENTURE GmbH, Essen. Außerdem hält die otris software AG 5,0 % eigene Anteile.

Im Jahresdurchschnitt 2023 wurden 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Das operative Leitungsorgan wird durch den Vorstand gebildet, der aus zwei Mitgliedern besteht.

Zur otris Software AG gehören weiterhin die Unternehmen bytemine GmbH (Oldenburg), otrisPROJECTS GmbH (Ulm) sowie amicaldo GmbH (Dortmund). An den letzten Beiden hält die otris Software AG jeweils einen Anteil in Höhe von 51,0 %. Der Anteil an der bytemine GmbH beträgt 98,12 %.

Die otris software AG entwickelt Software-Produkte für den eigenen Vertrieb bzw. den Vertrieb durch Partner auf eigene Rechnung. Den Partnern werden Dienstleistungen z. B. im Bereich Kundensupport angeboten. Im Gegenzug ergänzen die Partner die otris-Produkte um eigene Dienstleistungen oder Erweiterungen und schaffen damit einen Mehrwert für die Kunden. Die otris software AG berät die eigenen Kunden und die Kunden der Partner beim Einsatz der Produkte und führt Schulungen durch. Kleine bis mittlere Projekte im Umfang bis ca. drei Mitarbeiterjahren runden das Dienstleistungsangebot ab.

Die otris software AG vertreibt direkt oder indirekt folgende Produkte:

1.2 Forschung und Entwicklung

Die Gesellschaft betreibt keine Forschungsaktivitäten. Insgesamt sind ca. 42 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Neu- und Weiterentwicklung von Softwareprodukten betraut.

2023 wurde die DOCUMENTS-Plattform als documentsOS freigegeben. Diese neue Plattform wird in den nächsten Jahren Documents Version 5 ablösen und stellt die Grundlage für zukünftige Software der otris da.

Ebenfalls fertiggestellt wurde 2023 die otris legal suite. Dies vereinigt die bisherigen Produkte otris contract und otris corporate und vereinfacht den parallelen Betrieb verschiedener Lösungen. In 2024 wird die legal suite auf die neue Plattform documentsOS portiert.

2023 wurde ebenfalls intensiv am otris cloud control entwickelt. Diese ebenfalls auf der DOCUMENTS-Plattform basierende Software dient zur Verwaltung und Steuerung der Cloud-Systeme. 2023 wurde die Plattform erweitert, so dass nun auch otris privacy vom cloud control verwaltet werden kann. Außerdem wurde die Cloud-Plattform generell um Protokollierungsmöglichkeiten erweitert, so dass flexibler auf sicherheitsrelevante Vorfälle reagiert werden kann.

Ein weiterer Entwicklungsschwerpunkt waren Themen rund um Künstliche Intelligenz (KI). Ein erstes KI-Projekt (Klassifizierung von Verträgen) wurde mit otris contract umgesetzt.

2. Wirtschaftsbericht

2.1 Gesamtwirtschaftliche Rahmenbedingungen/Marktumfeld

Der Krieg in der Ukraine, der zu einem Ausfall der russischen Energielieferungen führte, hat die Wirtschaftstätigkeit und die Kaufkraft in Europa auch 2023 weiterhin beeinträchtigt. Die hohen Energiepreise, die gestörten Lieferketten und die allgemeine Unsicherheit haben sowohl den privaten Konsum als auch die Investitionen der Unternehmen gedämpft. Zudem hat sich die Fachkräfteknappheit in vielen Branchen weiter verschärft und die Produktivität und die Innovationsfähigkeit eingeschränkt. Der Arbeitsmarkt blieb jedoch stabil, da Unternehmen versuchten, ihre Beschäftigten zu halten.

Das preisbereinigte deutsche Bruttoinlandsprodukt ist im Jahr 2023 um 0,3 Prozent gesunken. Dies stellt den erst dritten jährlichen Rückgang im aktuellen Jahrhundert dar - neben den Jahren 2009 und 2020, als die globale Finanzkrise und die Covid-19-Pandemie die deutsche Wirtschaft jeweils in eine tiefe Rezession stürzten.

Grundsätzlich war die hohe Inflation einer der größten Einflussfaktoren im Jahr 2023. Auch die Verbraucherpreise sind im Jahresdurchschnitt um 5,9 Prozent gestiegen. Die Hauptursachen für diese hohe Inflation waren die gestiegenen Energie- und Rohstoffpreise, die sich auch auf die Preise anderer Güter und Dienstleistungen auswirkten. Die Lohnentwicklung konnte mit der Preisentwicklung nicht Schritt halten, was zu einem Rückgang der real verfügbaren Einkommen und damit auch des privaten Konsums führte.

Die ITK-Branche wuchs im Jahr 2023 um - relativ gesehen - geringe 2 Prozent auf 215 Milliarden Euro. Zum Vergleich: In den Jahren 2021 und 2022 lag das Branchenwachstum bei 6,6 bzw. 6,8 Prozent.

Noch weiter verschärft sich auch der Bedarf bzw. Mangel an Fachkräften (nicht nur, aber in besonderem Maße) in der ITK-Branche. Ist der Zuwachs von 2,1 Prozent neuer Arbeitsplätze in der Branche (insgesamt circa 1,3 Millionen) noch ein positiv zu bewertender Trend, so stehen dieser Zahl ganze 149.000 unbesetzte Stellen für IT-Expertinnen und -Experten im Dezember 2023 gegenüber - nochmals 12.000 mehr als im Vorjahr. Laut Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst bestünde der Mangel an IT-Fachkräften in Deutschland unabhängig von Konjunkturzyklen und sei ein systemisches Problem der deutschen Wirtschaft, begründet in zu wenigen verfügbaren Fachkräften (auch zurückzuführen auf den demografischen Wandel) sowie zu viel Regulierung. Im Schnitt bleiben IT-Stellen 7,7 Monate vakant. Jedes zweite Unternehmen hofft auf Effizienzgewinne durch KI-Technologien zur Linderung des Fachkräftemangels.

Für die Steuerung der otris software AG im Gesamtkontext und die Analyse ihres Geschäftsverlaufs sind diese Faktoren von geringer Bedeutung. Wir gehen auch weiterhin nicht davon aus, dass es zu wesentlichen negativen Einflüssen auf die weitere Geschäftsentwicklung kommt.

2.2 Geschäftsverlauf

Die finanziellen Leistungsindikatoren, nach denen wir unser Unternehmen steuern, sind die Umsatzerlöse und das Ergebnis vor Steuern.

Im Jahr 2023 stiegen die Umsätze um 19,6 % auf TEUR 17.162 an. Das Lizenzgeschäft (Kauflizenzen) stieg gegenüber dem Vorjahr um 12,5 % auf TEUR 3.662. Das ist im Wesentlichen auf die höheren Umsätze mit EASY seit Einführung der Pauschalvereinbarung im September 2022 zurückzuführen. Im Direktgeschäft hielt der Trend zu SaaS-Lizenzen (Software as a Service) an, d.h. der Umsatz verlagert sich von Lizenzgeschäft mit anschließender Software-Pflege hin zu SaaS. Es kam daher zu einem Rückgang um 0,4 % bei den Kauflizenzen; entsprechend stieg der Umsatz mit Miet- bzw. SaaS-Lizenzen um 83,7 % auf TEUR 1.979.

Die Software-Pflege und der -Support konnten ebenfalls wieder eine Steigerung verbuchen: Der Umsatz stieg um 10,8 % auf TEUR 7.440. Der Anteil am Gesamtumsatz liegt nun bei 43,4 % nach 46,8% im Vorjahr.

Da die Softwarepflege zum größten Teil bereits im Januar jeden Geschäftsjahres fakturiert wird, sind hohe Umsatzerlöse über das Geschäftsjahr in diesem Bereich ein Garant für die gute Liquidität der otris software AG.

Im Dienstleistungsbereich stieg der Umsatz deutlich auf TEUR 4.012 (+ 24,1 %) und ist damit deutlich stärker gestiegen als in den Vorjahren. Überproportional gewachsen ist das Hostinggeschäft, das um 37,3 % zulegte.

Ein detaillierterer Blick auf die Lizenzumsätze inklusive Miete/SaaS zeigt folgendes Bild:

Das Geschäft mit DOCUMENTS und DOCUMENTS-Lösungen im Partnervertrieb (im Wesentlichen über EASY SOFTWARE AG) stieg im Vergleich zum Vorjahr wieder: Der Umsatz erhöhte sich von TEUR 1.932 um 22,4 % auf TEUR 2.365. Der Anteil von EASY am Partnervertrieb (Lizenzen) erhöhte sich leicht und liegt nun bei 75,1 % nach 68,9 % im Vorjahr.

Im Direktvertrieb wurde ein deutlicher Umsatzanstieg um 38,2 % erreicht: Der Umsatz stieg von TEUR 2.330 auf TEUR 3.219. Auf contract und corporate entfielen dabei TEUR 1.810 (i. Vj. TEUR 1.412), auf compliance einschließlich Hinweisgebersystem TEUR 864 (i. Vj. TEUR 368) und mit privacy wurden TEUR 545 (i. Vj. TEUR 550) umgesetzt. TEUR 1.746 dieses Umsatzes (54,3 %) wurden im Rahmen wiederkehrender Miet- bzw. SaaS-Erlöse erzielt.

Die Umsatzerlöse entwickelten sich insgesamt jedoch deutlich über den für das Geschäftsjahr geplanten Umsätzen in Höhe von TEUR 15.667. Positiv hat hier sicherlich die Neuaufstellung des Vertriebs im Jahr 2022 mit Hilfe eines externen Beraters gewirkt.

Das Ergebnis vor Steuern im Jahr 2023 beträgt TEUR 5.527 und liegt damit ebenfalls deutlich über dem geplanten Vorsteuerergebnis in Höhe von TEUR 4.680. Die Kosten haben sich hier nicht analog zu den gesteigerten Umsätzen erhöht.

2.3 Lage

2.3.1 Ertragslage

Die größten Umsatzanteile entfielen mit 43,4 % (im Vorjahr 46,8 %) auf die Erlöse aus der Software-Pflege. Die Erlöse aus dem Lizenzgeschäft (Einmalzahlungen plus Miete/SaaS) erreichten einen Anteil von 32,9 % (30,3 % im Vorjahr) am Umsatz. Der Rest verteilt sich auf Dienstleistungen (23,4 %) und sonstige Erlöse (0,4%).

Die Aufwendungen für die Betriebsleistung (Material-, Personalaufwand, Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen) sind von TEUR 10.239 um 19,7 % auf TEUR 12.257 gestiegen. Der Anstieg betrifft im Wesentlichen den erhöhten Personalaufwand (+TEUR 1.656) im Zusammenhang mit Gehaltsveränderungen, zusätzlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und gestiegenen Boni.

Die Erträge aus Beteiligungen sind 2023 von TEUR 177 auf TEUR 251 gestiegen, da die Tochtergesellschaften bytemine und otrisPROJECTS ihre Ausschüttungen wiederum deutlich erhöhen konnten.

Obwohl es in 2023 zu einer deutlichen Erholung der Aktienmärkte kam und eine Zuschreibung von TEUR 76 (im Vorjahr TEUR 22) erfolgen konnte, waren noch Abschreibungen auf die Wertpapiere in Höhe von TEUR 107 erforderlich (nach TEUR 385 in 2022).

Die Steuern vom Einkommen und vom Ertrag sind gegenüber dem Vorjahr von TEUR 1.334 um TEUR 445 auf TEUR 1.779 gestiegen, was das deutlich gestiegene Ergebnis widerspiegelt: Im Jahre 2023 steigerte sich der Jahresüberschuss um 29,4 % auf TEUR 3.748 (gegenüber ca. TEUR 2.896 in 2022).

2.3.2 Vermögenslage

Die Bilanzsumme ist um TEUR 2.098 auf TEUR 9.758 (i. Vj. TEUR 7.660) gestiegen.

Das Anlagevermögen ist gegenüber dem Vorjahr von TEUR 3.448 um TEUR 1.350 auf TEUR 4.798 gestiegen. Wesentlicher Grund ist der Erwerb von Bundesanleihen im Nennwert von TEUR 1.300 in 2023.

Der Bestand an liquiden Mitteln hat sich 2023 um TEUR 230 leicht auf TEUR 1.996 verringert.

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gegen Kunden (einschließlich Forderungen gegen verbundene Unternehmen) haben sich im Vergleich zum letzten Bilanzstichtag nochmals um TEUR 981 auf TEUR 2.756 erhöht. Um dem entgegenzuwirken, wird in 2024 das Forderungsmanagement verbessert.

Auf der Passivseite steigt das Eigenkapital im Wesentlichen aufgrund des höheren Bilanzgewinns deutlich. Darüber hinaus erfolgte eine Einstellung in die anderen Gewinnrücklagen um TEUR 200. Die Rückstellungen erhöhten sich ebenfalls, und zwar um TEUR 700, während die Verbindlichkeiten um TEUR 40 abnahmen. Die passiven Rechnungsabgrenzungs-posten stiegen deutlich um TEUR 351. Diese werden durch Wartungs- und SaaS-Erlöse gebildet, die bereits für Erträge im Folgejahren als Einzahlungen vereinnahmt wurden.

2.3.3 Finanzlage

Im Jahr 2023 wurden wiederum keine Fremdmittel in Anspruch genommen. Es bestanden Kreditlinien im Rahmen der Kontokorrentkonten, die aber zum Stichtag nicht in Anspruch genommen worden sind. Zum Jahresende standen der Gesellschaft liquide Mittel in Höhe von TEUR 1.996 zur Verfügung, was einer Verringerung um 10,3 % gegenüber dem gleichen Zeitpunkt des Vorjahres entspricht. Die Gesellschaft konnte ihren Zahlungsverpflichtungen jederzeit fristgerecht nachkommen.

Bei einem Eigenkapital von TEUR 6.477 vor Ergebnisverwendung ergibt sich eine Eigenkapitalquote von 66,4 % nach 70,4 % im Vorjahr.

Aufgrund eines hohen Volumens von Zahlungen aus Softwarewartungsverträgen und SaaS-Verträgen, die zum Jahresbeginn vorschüssig vereinnahmt werden, ist eine ausreichende Finanzierung aus eigenen liquiden Mitteln ohne die Aufnahme von Bankdarlehen aus Sicht des Vorstandes gesichert.

Das Fremdkapital hat sich gegenüber dem Vorjahr von TEUR 1.913 um TEUR 659 auf TEUR 2.572 erhöht. Das Fremdkapital teilt sich in kurzfristige Rückstellungen (TEUR 1.898) und Verbindlichkeiten (TEUR 674) auf. Die Rückstellungen haben sich gegenüber dem Vorjahr deutlich erhöht, was sich sowohl durch die höheren Steuerrückstellungen als auch durch die gestiegenen Rückstellungen für Boni erklären lässt. Die Verbindlichkeiten sind etwas geringer als im Vorjahr.

Die Investitionsmittel konnten vollständig aus der Innenfinanzierung bereitgestellt werden.

An die Aktionäre wurde im Jahr 2023 aus dem Bilanzgewinn 2022 eine Dividende in Höhe von TEUR 2.660 (im Vorjahr TEUR 2.584) ausgeschüttet, TEUR 200 in die anderen Gewinnrücklagen eingestellt und EUR 49.246,09 auf neue Rechnung vorgetragen.

Insgesamt beurteilen wir das Geschäftsjahr sowie die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der otris software AG auch 2023 als sehr gut.

3. Chancen- und Risikobericht

Mit den bestehenden Produkten können in den nächsten Jahren weiter steigende Erlöse erwartet werden, was die kontinuierlich steigende Wartungsbasis und die zunehmende Zahl an SaaS-Kunden zeigt. Der Betrieb der Lösungen in der Cloud (Hosting oder SaaS) bietet für die nähere Zukunft noch weiteres Wachstumspotential.

Durch die Einführung der otris legal suite mit den drei Komponenten contract management, matter management und corporate housekeeping ergeben sich Chancen im Bestandskundengeschäft, da die Einzelprodukte sich ohne zusätzlichen Aufwand kombinieren lassen. Weitere Impulse erwarten wir durch die Einführung erster KI-Module für unsere Produkte. In 2024 wird das bisherige Modul otris ISMS erstmals unabhängig von otris privacy in den Vertrieb gehen. Auch hiervon erwarten wir neue Verkaufschancen.

Der erwartete Erfolg ist gefährdet, wenn eines oder mehrere der folgenden Risiken eintreten. Die Risiken sind absteigend in der Reihenfolge ihrer Bedeutung genannt:

4. Prognosebericht

In den Jahren 2020 bis 2023 blieb der Geschäftsverlauf der otris durch die Coronavirus-Pandemie und den Ukraine-Krieg weitgehend unbeeinflusst. Wir gehen derzeit davon aus, dass dies auch in 2024 so bleiben wird.

Für 2024 wird aus heutiger Sicht ein um ca. 7,9 % höherer Umsatz als 2023 erwartet. Bei einem prognostizierten Umsatz von TEUR 18.526 im Jahr 2024 liegt das geplante Ergebnis vor Steuern mit ca. TEUR 5.831 um etwa 5,5 % über dem des Jahres 2023. Insbesondere im Bereich Software-Miete/SaaS wird wieder ein deutliches Umsatzwachstum erwartet.

Im Direktvertrieb der vier otris-Lösungen rechnen wir 2024 mit einem Umsatz von ca. TEUR 4.079, was einer Steigerung von 26,8% gegenüber 2023 entspräche. Ein weiter zunehmender Anteil der Lizenzerlöse wird nicht mehr in Form von Einmalzahlungen, sondern als jährliche oder quartalsweise Zahlungen anfallen (SaaS-Modell bzw. teilweise Software-Miete).

Ein deutlich verringertes Wachstum erwarten wir im Bereich der Software-Pflege (von TEUR 7.440 auf ca. TEUR 7.778). Ein Großteil dieser Erlöse kann wie bisher bereits im Januar 2024 fakturiert werden. Daher ist davon auszugehen, dass die sehr gute Liquiditätslage der otris software AG auch in Zukunft erhalten bleibt. Weiteres Umsatzwachstum erwarten wir im Bereich Dienstleistung (+ 7,0 % auf ca. TEUR 4.290). Wachstumsträger ist hier wiederum der Bereich Hosting, für den wir einen Jahresumsatz von TEUR 820 nach TEUR 751 im Jahr 2023 erwarten.

In unsere Prognose fließen dabei sowohl vergangenheitsorientierte Indikatoren (unternehmensspezifische, historische Wachstumsraten) als auch zukunftsorientierte Größen aus der Absatzplanung ein.

5. Sonstige Angaben

Bezüglich der Angaben zu den eigenen Aktien gem. § 160 Abs. 1 Nr. 2 AktG verweisen wir auf die Angaben im Anhang unter "III. Angaben zur Bilanz und GuV 3. Eigenkapital".

6. Bericht über die Beziehungen zu verbundenen Unternehmen

Aufgrund der 53,22 %-igen Beteiligung der otrisVENTURE GmbH an der otris software AG hat der Vorstand der otris software AG einen Abhängigkeitsbericht gemäß § 312 AktG erstellt, in dem die folgende Schlusserklärung abgegeben wurde:

"Unsere Gesellschaft hat bei den in diesem Bericht über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen aufgeführten Rechtsgeschäften nach den Umständen, die uns zu dem Zeitpunkt bekannt waren, in dem die Rechtsgeschäfte vorgenommen wurden, bei jedem Rechtsgeschäft eine angemessene Gegenleistung erhalten."

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers

An die otris software AG, Dortmund

Prüfungsurteile

Wir haben den Jahresabschluss der otris Software AG, Dortmund, - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2023 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht der otris Software AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.

Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats für den Jahresabschluss und den Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d. h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses der Gesellschaft zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen oder Irrtümern ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus dolosen Handlungen oder Irrtümern resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger bedeutsamer Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

Bericht des Aufsichtsrates der otris software AG für die Hauptversammlung am 29. Mai 2024 über das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2023

Der Aufsichtsrat hat im Berichtsjahr die ihm nach dem Aktiengesetz und der Satzung der otris software AG übertragenen Aufgaben wahrgenommen. Regelmäßig und ausführlich hat uns der Vorstand über die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft und die wesentlichen Geschäftsvorgänge mündlich und schriftlich unterrichtet. Dabei bilden die Aufsichtsratssitzungen, an denen auch der Vorstand teilnimmt, einen besonderen Schwerpunkt.

Die otris Software AG entwickelt Produkte für den eigenen Vertrieb bzw. den Vertrieb durch Partner. Das Angebot ist in dem Geschäftsmodell um das Dokumenten-Management- und Workflow-System DOCUMENTS und darauf basierende Lösungen gebündelt. Diese Produktpalette wird ständig weiterentwickelt.

Die Erlös-, Kosten- und Risikosituation wird gesteuert durch den monatlichen Plan/Ist Vergleich und in Vierteljahresberichten schriftlich dargestellt und erläutert. Im Geschäftsjahr 2023 konnte der Umsatz mit 17,2 Mio. Euro gegenüber dem Vorjahr um 19,6 % gesteigert werden.

Der Aufsichtsrat hat im Geschäftsjahr 2023 sechs Sitzungen abgehalten. Ausschüsse des Aufsichtsrates sind auch im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht gebildet worden. Herr Norbert Niemann war bis zur Hauptversammlung 2023 Mitglied des Aufsichtsrats. Am 14.06. wurde Benedikt Niemann neu in den Aufsichtsrat gewählt. Volker Hofmann ist zum 30.09.2023 ausgeschieden. Für ihn wurde Andreas Nowottka durch die otrisVENTURE GmbH entsandt. Das bisher entsandte Mitglied Hans-Peter Gier wurde auf der außerordentlichen Hauptversammlung am 08.11.2023 in den Aufsichtsrat gewählt.

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 wurde dem Aufsichtsrat im Einzelnen erläutert. Der Jahresabschluss einschließlich der Buchführung sowie der Lagebericht der Gesellschaft sind von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft worden. Der Bericht des Abschlussprüfers liegt uns vor. Mitarbeiter der KPMG haben das Prüfungsergebnis in einer Sitzung des Aufsichtsrates erläutert und entsprechende Fragen beantwortet. Die WP-Gesellschaft hat in ihrer Eigenschaft als Abschlussprüfer den uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss, den Lagebericht des Vorstandes und seinen Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns geprüft. Aufgrund der eigenen Prüfung erheben wir keine Einwendungen und treten dem Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2023 durch den Abschlussprüfer bei.

Der Aufsichtsrat billigt den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss. Dieser ist damit festgestellt.

Aus dem Bilanzgewinn in Höhe von 3.797.376,53 Euro soll auf Vorschlag des Vorstandes in die Gewinnrücklage ein Betrag in Höhe von 600.000,00 eingestellt werden. Ferner schlägt der Vorstand vor, eine Dividende In Höhe von 3.192.000,00 Euro auszuschütten. Der verbleibende Betrag von 5.376,53 Euro wird der Position Gewinnvortag zugeführt. Der Aufsichtsrat schließt sich diesem Votum an. Der ordentlichen Hauptversammlung wird ein entsprechender Vorschlag unterbreitet.

Da die otris software AG eine Tochtergesellschaft der otrisVENTURE GmbH ist, muss otris gemäß §312 Abs. 1 AktG einen Abhängigkeitsbericht aufstellen. Dieser Bericht wurde ebenfalls von der KPMG geprüft und führte zu keinen Feststellungen.

Der Aufsichtsrat dankt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie dem Vorstand für die geleistete gute Arbeit in diesem Geschäftsjahr.

Bericht des Vorstands über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen im Geschäftsjahr 2023 nach § 312 AktG

1. Rechtsverhältnisse zu verbundenen Unternehmen

Die Gesellschaft ist am Stichtag 31. Dezember 2023 eine unmittelbar von der otrisVENTURE GmbH, Essen, abhängige Gesellschaft i. S. d. § 17 AktG. Die Beteiligung der otrisVENTURE GmbH an der Gesellschaft beträgt 53,22 %.

Da ein Beherrschungsvertrag gemäß § 291 AktG zur otrisVENTURE GmbH, Essen, nicht besteht, erstatten wir gemäß § 312 AktG den folgenden Bericht über die Beziehungen unserer Gesellschaft zur otrisVENTURE GmbH sowie zu den Tochtergesellschaften amicaldo GmbH, bytemine GmbH und der otrisPROJECTS GmbH.

Zum 31. Dezember 2023 ist die otrisVENTURE GmbH mittelbar über die otris software AG an den folgenden Unternehmen beteiligt:

2. Berichtspflichtige Rechtsgeschäfte der Gesellschaft mit dem herrschenden Unternehmen

Berichtspflichtiges Rechtsgeschäft im Geschäftsjahr 2023 war die Buchhaltungstätigkeit der otris software AG für die otrisVENTURE GmbH. Für diese Leistung des Jahres 2023 wurde im Jahr 2024 ein Betrag in Höhe vom € 714,00 berechnet. Diese Leistung an die otrisVENTURE GmbH erfolgte zu angemessenen Konditionen.

Die otrisVENTURE GmbH erhielt von der Gesellschaft im Jahr 2023 gem. Beschluss der Hauptversammlung vom 14.06.2023 eine Dividendenzahlung für den Zeitraum 01.01.2022 bis 31.12.2022 in Höhe von € 1.490.020,00 vor Abzug der Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag.

3. Berichtspflichtige Rechtsgeschäfte der Gesellschaft mit einem mit dem herrschenden Unternehmen verbundenen Unternehmen

Berichtspflichtiges Rechtsgeschäft im Geschäftsjahr 2023 war auch hier die Buchhaltungstätigkeit der otris Software AG für die Tochtergesellschaften.

Darüber hinaus besteht zwischen der Gesellschaft und der amicaldo GmbH ein Untermietvertrag für Räumlichkeiten und Stellplätze in Dortmund. Außerdem erhielt die amicaldo GmbH von der Gesellschaft im Jahr 2023 ein verzinsliches Darlehen in Höhe von € 40.000,00, der Vertrag wurde zu angemessen Konditionen geschlossen.

An die otrisPROJECTS GmbH wurden zur Projektunterstützung Leistungen von Mitarbeitern der Gesellschaft berechnet. Alle Leistungen erfolgten zu angemessenen Konditionen.

Berichtspflichtiges Rechtsgeschäft der amicaldo GmbH an die Gesellschaft war im Geschäftsjahr die Pflege der Website und Softwarewartung.

Rechtsgeschäfte der bytemine GmbH im Jahr 2023 an die Gesellschaft waren die Erbringung von Dienstleistungen für Software-As-A-Service und Lieferung von Hardware.

Die otrisPROJECTS GmbH erbrachte Leistungen im Jahr 2023 in Form der Gestellung von Mitarbeitern an die Gesellschaft zur Unterstützung von Projektarbeiten für Kunden.

Darüber hinaus erhielt die Gesellschaft im Geschäftsjahr 2023 auf Grund des Gesellschafterbeschlusses zur Feststellung des Jahresabschlusses und der Ergebnisverwendung der bytemine GmbH eine Dividendenzahlung in Höhe von € 98.120,00 vor Abzug von Steuern.

Von der otrisPROJECTS GmbH erhielt die Gesellschaft im Geschäftsjahr 2023 auf Grund des Gesellschafterbeschlusses zur Feststellung des Jahresabschlusses und der Ergebnisverwendung eine Dividendenzahlung in Höhe von € 153.000,00 vor Abzug von Steuern.

Auch hier erfolgten alle Leistungen zu angemessenen Konditionen.

4. Wesentliche Maßnahmen des Vorstandes

Es wurden keine berichtspflichtigen Maßnahmen durchgeführt oder veranlasst.

5. Schlusserklärung

Die otris software AG, Dortmund hat als abhängiges Unternehmen der Muttergesellschaft otrisVENTURE GmbH, Essen diesen Abhängigkeitsbericht nach § 312 AktG erstellt. Unsere Gesellschaft hat bei den in diesem Bericht über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen aufgeführten Rechtsgeschäften nach den Umständen, die uns in dem Zeitpunkt bekannt waren, in dem die Rechtsgeschäfte vorgenommen wurden, bei jedem Rechtsgeschäft eine angemessene Gegenleistung erhalten.